职场人如何撰写邮件？

以下文章来源于胜哥日记 ，作者笃行者胜

写邮件算是职场人的基本功，但在胜哥周围，邮件写的出彩的同事并不算多。

甚至有些同事，因为对邮件中一些细节的处理不当（比如写错日期、数据、别人的名字等等），还为自己带来一些负面影响。

结合Google高效工作法中关于撰写邮件的主要内容，讲讲胜哥自己的理解和经验。

写邮件最关键的原则

要让收件人看完邮件后，能立刻明白你在说什么、需要他怎样配合。

这就是典型的客户思维：

通过邮件，让收件人更好地理解你的意图，他才能更好地配合，双赢。

收件人

收件人一定要和邮件内容相关。

此外，收件人不要过多，只发给需要行动的相关人员。

如果收件人一大堆，可能的2个负面影响：

1）对于真正相关的人来说，他会产生疑惑：

为什么要发给不相关的人？ 难道这些人也在参与邮件涉及到的事情？ 我是不是遗漏了什么重要信息？ 发件人是不是没把情况搞清楚？ ......

这些疑惑，可能引起不必要的麻烦。

2）对于不相关的收件人来说，他会觉得发件人耽误了他的时间：

明明和我不相关，为什么发给我？ 真是浪费我的时间，还占用我的邮件存储空间！

补充2个概念：

1）邮件收件人：邮件的直接对象。

2）邮件抄送人：邮件的知情者。

邮件标题

邮件标题怎么写？

一句话概括邮件的内容和意图，简明扼要，突出重点，诉求清晰。

让收件人看了标题，就能基本上搞清楚，这封邮件是关于什么事情，需要他做些什么。

正文

撰写正文的基本原则：

邮件篇幅不要过长，尽量精炼，因为大家的时间都是有限的。

即使有希望收件人详细查阅的信息，最好以附件形式发送。

正文内容要符合KISS原则（Keep It Simple, Stupid.）：

1）正文分成5个部分： 打招呼、邮件背景、具体情况、需要收件人做什么、结束。 2）邮件内容只陈述事实，别带上个人情绪。 否则，不恰当的表述，可能激发对方的负面情绪，邮件的效果会大打折扣。 3）如果有些内容想重点强调，只需把关键字、重要语句通过文字加粗、设定字体颜色或背景色，不要大篇幅地突出。

结尾

结尾就干一件事，说清楚你的期望。

必备动作：发送前要做检查

点发送按钮之前，要站在邮件接收者的角度，把邮件看两遍，确保附件附上了，确保收件人、抄送人无遗漏，确保该传递的内容都包含了。

给邮件打标签

Google高效学习法中，推荐大家给邮件打标签，给重要的发送者打标签。

Foxmail有相应的打标签功能，可以试试。

胜哥最多是把非常重要的邮件进行星标，以便二次查阅； 而大部分邮件基本就不需要看第二遍，所以标签功能用的少。

什么时候查收邮件？

Google高效学习法推荐的习惯：

一天中3个时间段来看邮件： 早上看半个小时，下午2点看半个小时，下午4点多看半个小时。 剩下的时间，应当专注在工作中那些重要但不紧急的事情上，避免注意力被碎片化。

这个习惯和胜哥在《胜哥：职场人该如何分配时间？》提到的时间管理原则不谋而合。

写出规范甚至出彩的邮件，是每个职场人都应当掌握的基本功，对于年轻的职场人更是如此。

以上内容，希望能给有需要的朋友带来一些价值。

2022.4.9

已日更93/365天。

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