教你轻松实现项目管理和目标管理
本文作者：努力为用户解决一些实际问题 @joeyguo
腾讯文档智能表介绍
腾讯文档智能表，是一款新型的数据库电子表格，具备丰富的列类型和多维的视图展示。目前共有 20 种列类型，每一种列类型都对列的内容有严格的限制，保证了行列数据格式规整，使得能够轻易的进行数据分组、筛选、排序、统计，并且还可以转换为各种各样的视图展示，如表格视图、看板视图、画册视图、甘特视图、日历视图等等。
灵活多样的组合方式可以支撑我们轻易搭建出满足自己诉求的业务系统。以下将具体介绍我们通过智能表搭建的项目管理系统与 OKR 系统，并分享我们相关实践经验。
本文所涉及的智能表已打包为模板：玩转智能表格之联动项目管理与OKR
智能表的详细介绍请查阅文档：腾讯文档智能表格快速入门
使用智能表搭建业务系统
一、使用智能表进行项目管理
项目管理的方式有很多种，笔者也用过很多优秀的工具平台，最终为了满足各种个性诉求，选用 “表” 的方式进行管理，简单直接、一目了然。笔者期望的项目管理系统，能够对于使用者来说操作足够轻量，减少心智负担、对于管理者来说能够高效掌握整体进展、控制风险。
于是在实践过程中不断优化调整表结构，目前为以下的形态稳定运行中。下面将从需求规划到工作量评估、过程跟进与最终回顾总结进行逐步讲解。
1.1 需求规划（需求表）
我们新建一张智能表，作为需求表，用于收集我们要做的需求，每一行为一个需求，可以填写对应优先级、状态、需求 owner 等信息，并且通过多个视图分别筛选出每个月度规划的需求列表。
1.2 工作量评估（任务表）
我们新建另一张智能表，作为任务表，进行需求的任务细项拆分，每一行为一个任务，通过关联需求表上的对应需求，拆分出需求下任务，并填写每项任务的预估工作量。
1.3 评估确认与分工
按需求分组，查看每个需求拆解的任务情况
在任务表中，我们新增一个视图，并“按需求进行分组”，将同一个需求的任务聚集在一个分组中，更方便的查看需求下的任务情况。也可以结合“数据统计”功能，直观看到整体需求的总工作量、以及通过公式列计算出来的剩余工作量、排期情况等等。
按人分组，查看每个人负责的任务情况
我们增加另一个视图，并“按处理人进行分组“，从而能够直观看到每个同学手头负责的任务情况，进行协调分工，避免任务过重等情况。
1.4 需求评估总览一目了然
在工作量评估的过程中，我们将每一个任务通过“关联列”关联对应需求进行需求拆解，并且设置在另一个表显示，形成“双向关联”，这样可以在需求表中看到需求下关联的任务情况。
需求表有了关联的任务列后，通过“引用列”进行引用统计，可以计算出关联任务的总工作量、剩余总工作量、最早开始时间、最晚结束时间、所有的处理人。直观表达了对应需求的评估情况。而这一切的数据都是与任务表实时联动的，当任务表有调整时，需求表也将实时更新。
1.5 日常进展跟进
周计划，甘特图对齐任务排期
在任务表中，我们通过甘特视图的形式展示每个同学当周规划的任务情况，这样在每周计划对齐时方便对各自任务排期进行协调，每个同学也能够直接了解到彼此间正在做的事情，信息透明，有利于团队目标对齐。
日计划，任务状态更新
在对齐每周计划后，我们会在每天工作开始时，更新任务表中的任务状态，或对任务的预计时间进行调整，通过非常轻量的操作更新任务进展。
1.6 需求进展总览
进度百分比
在需求表中，我们使用“公式列”将剩余工作量和实际评估的工作量两者相除，将计算结果以进度条的形态进行展示，直观表达当前完成进度的百分比。
风险暴露
在确认排期后，我们可以通过填写需求的预计开始与结束时间、预计工作量，并结合公式列来实时计算预计时间与实际进展的差距，展示可能存在的超期风险，及时规避，调整预期。
1.7 需求回顾与总结
需求完成后，我们可以进行需求的总结复盘，不断进步。在一开始确认预期日期后，我们也将其填入对应的初始预估日期列中。在日常任务更新的过程中我们可能会调整实际日期，在需求完成后，我们可以通过公式列将实际日期与初始预估日期进行对比，查看与初始预估的差距，复盘原因，回顾总结。
小结
以上是使用智能表搭建的项目管理系统，对于使用者来说操作很轻量、对于管理者来说进展很直观高效、对于团队而言，信息透明，有益于对齐目标、共同进步。
二、使用智能表进行目标管理（OKR）
OKR（Objective & Key Results）是一个目标管理工具。
● Objectives 是目标（O），指明我们想完成什么目标
● Key Results 是一系列可衡量的关键结果（KR），衡量是否达成目标
我们使用智能表进行 OKR 的制定与对齐。
2.1 OKR 制定与对齐
团队 OKR 制定
我们使用一张智能表作为团队的 OKR，填写了团队的目标和关键结果。通过分组，可以直观看到每个目标（O）下的关键结果（KR）
成员 OKR 制定与对齐
我们使用另一张智能表作为成员的 OKR，分别填写成员的目标和关键结果，并通过“关联列”关联上团队 OKR 指定的 KR，以表示成员的 KR 与团队的 KR 的对齐关系。另外使用“引用列”通过团队 KR 展示出所在的团队 O。如此一来，成员的 KR 与 团队 KR、团队 O 一一关联。
2.2 OKR 整体情况总览
查看成员 OKR 整体情况
在成员 OKR 表中，通过对负责人进行分组，可以直观看到每个同学的 OKR。
每个同学也可以新建自己的视图，专注于自己的 OKR 上。
查看团队 OKR 整体情况
在成员 OKR 表中，通过所关联的上一级的 O 及 KR 行二级分组，可以看到上一级的 OKR 被对齐的情况，从而查看团队 OKR 被对齐整体情况。
在团队 OKR 表中，通过双向关联列，同样能够看到每个 KR 被对齐的情况，同时能够直观感知到每个 KR 下是否有被对齐，避免遗漏。
小结
以上是使用智能表搭建的 OKR 系统，将信息直观的汇集在表中，也直观表达了对齐关系。
三、联动 OKR 与项目管理
项目管理在我们的日常工作中紧密贴合，而 OKR 作为目标初心，在制定后反而容易被冷落？实际上，实现 OKR 目标的方式可以是由项目管理中的每一个需求不断落地而逐步达成。因此，OKR 可以进一步拆解到项目管理中的需求中，在日常项目管理中完成需求的同时也在持续完成背后 OKR。
3.1 OKR 由项目管理对齐承接
我们将每个 KR 通过“关联列”关联上对应的需求，KR 因此有了实实在在的需求承接，避免无人跟进，也规避了具体落地的需求与规划的 OKR 目标不一致的情况。另外通用“引用列”也将关联的需求的对应成果列直接展示到 OKR 中。
通过 “Objective -> Key Results -> Features -> Tasks” 的逐层拆解，KR 有了具体需求持续跟进落地，需求、甚至是需求下每一个具体任务背后的目标使命也了然于心。
3.2 项目管理持续反馈 OKR 进展
在日常的项目管理中，我们不断更新任务（Tasks）的完成状态，最终完成整个需求。当项目管理与 OKR 关联后，需求的完成状态最终也通过“关联列”在 OKR 上得到体现。
通过 “Tasks -> Features -> Key Results -> Objective” 的逐层同步进展，在日常工作中通过完成需求任务，OKR 也得到了持续的跟进与成果体现。
小结
OKR 与项目管理联动，由上至下将目标更进一步地拆解到日常的工作任务中，也由下至上将日常的任务进展逐层向上呈现，确保 OKR 有条不紊地在日常工作中持续落地。
结语
使用智能表，灵活多样的组合方式支撑我们量体裁衣，打造最合身的业务系统。上述的项目管理系统、OKR 系统仅仅只是万千系统之一，借此抛砖引玉，欢迎大家一起玩转智能表！
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