office模板文件｜调整格式多累人啊，不如一开始就不要乱
office模板文件｜调整格式多累人啊，不如一开始就不要乱
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2023-07
模板｜调整格式多累人啊，不如一开始就不要乱
分享一个很简单但是真的很好用的东西，绝对的提效神器，但是很多人其实不知道怎么用。
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图片由海艺AI绘制
受到格式摧残的你可能不是一个人
Office格式调整可能对于很多人来说是很简单的，但是反反复复调格式还是让人很烦恼的，尤其是遇到需要收集整理不同人写得东西的时候，单纯统一一下格式就已经耗掉了打工人90%以上的元气。
格式这种东西，哪怕早就写了严格的文档要求了每一级标题的字号、行间距等等，最后上交的结果，也绝对有人搞得不一样。就不说那种完全不符合要求的摆烂猪队友了，哪怕队友们都很负责，每个人都尽力把文档的格式调整好了再汇总给你，也总会遇到各种格式不一样的问题。总有一些细节是有可能出问题的。
打工人又爱又恨的Excel表格在各种在线表格出现之后，各种收集数据时用户乱写的痛点算是解决了。但是word和ppt的格式统一问题似乎还是很难搞。这里就介绍一些方法技巧，虽然不能保证解决问题，但是能从很大程度上提高效率。
文档格式有什么讲究
绝大多数打工人应该都知道，word文档有doc格式、docx格式，但其实我们在点另存的时候，格式其实还挺多了，大家都习惯性地忽略了这些格式的文件。
这些稍微介绍一下这些格式的文件，以word为例，这些不同的格式分别是这样的：
1、Word 2007以上版本的文档（*.docx）
2、Word 2007以上版本的模板文件（*.dotx）
3、Word 2003及以下版本的文档（*.doc）
4、Word 2003及以下版本的文档（*.dot）
5、启用宏VBA的 word 文档 （*.docm）
6、启用宏VBA的 word 模板 （*.dotm）
7、PDF （*.pdf）
8、Xps 文档，类似PDF实际用得少（*.xps）
9、单个文件网页（*.mht；*.mhtml）
10、网页及筛选过的网页（*.htm；*.html）
11、RTF格式（*.rtf）
12、纯文本（*.txt）
13、xml文档，可以理解为和json文件一个性质的，便于数据传输和交互的版本（*.xml）
14、只读文本（*.odt）
15、Works 6-9 文档（*.wtf）
excel和ppt支持的格式类似，大同小异就不做逐个解释了。今天的重点在于模板文件，在word中是dotx格式或者dot格式，excel中则是xlt格式和xltx格式，ppt中是pot格式和potx格式。至于后面有没有x，其实只是office版本的区别。office 2007有一个比较大的更新，也就是我们很熟悉的doc变成了docx这个变化。模板文件也是一样，有了带x和不带x的两个版本。对于实操使用上来说没什么大的区别就是版本不一样而已。作为office 365用户，我就以带x的版本进行解释。
模板的应用
excle和ppt的模板应用场景和以word文档非常类似，所以这里就以word文档为例做一个应用的说明。
所有的技术在一个特定的需求场景下才会有意义。这里就以我早年在咨询工作工作的经历来说吧，当时我的工作场景中主要会接触两类客户，一类的政府客户，一类是企业客户。同样是word的报告，交付给这两类客户的时候却又着非常大的区别，政府客户这边需要以正式的公文写作格式进行交付（仿宋国标小三号字），企业客户这边则需要用较为商业通用的格式进行交付（微软雅黑小四号字）。但有一点共性，那就是，几乎所有的政府客户都需要用公文格式进行交付，企业客户通用商业格式就可以满足需求。这就会导致比较多的排版调整格式的工作量，尤其是公文格式，接触过的朋友都懂，格式说明就有大几千字，排版起来真的是有点闹心的。
这种时候，我就很希望能有一个一键排版工具，之后不需要每次都排版了，直接套用就好了。这个愿望，office模板可以帮我实现，一次排版，终身受用，可以通过模板的搭建极大地提高办公效率。
制作模板本身也是非常简单的：新建一个word文档，把纸张、页边距、字体、字号、段落等信息设置好，另存为模板格式（再说一遍，word中是dotx，excel中是xltx格式，ppt中是potx格式）的文件，就可以收工了。
使用的时候，稍微就有点讲究了。
模板文件会默认保存到自定义Office模板文件夹中，如果是给别人用的统一模板，把dotx格式的文件发给对方即可，对方打开是一个空白的word文档，在文档中进行编辑撰写即可，不需要其他的操作。
第二种情况就是自己用啦，在新建文档的时候可以选择模板>我的模板即可
解决统一格式这个难题的最好的办法，就是从一开始就不要把格式搞乱。如果大家都用模板文件进行编辑，后期统一格式的问题就会少很多。所以说，打工人有的时候不能太勤快，要学会把问题丢给别人而不是累自己嘛~