matinal：SAP项目中有哪些重要的文档

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前言：文档是SAP项目中的重要交付物，根据项目大小、项目方法论的不同，项目中使用的文档也会不同。文档也有不同的形式，有传统的word、excel，也有使用Azure DevOps等工具来实现的文档。我们可以根据实际需要来选择合适的文档来支持SAP项目的运行。 🦙（工作遇到傻逼，千万要远离。道路千万条，远离傻逼第一条）

文档是SAP项目中的重要交付物，根据项目大小、项目方法论的不同，项目中使用的文档也会不同。文档也有不同的形式，有传统的word、excel，也有使用Azure DevOps等工具来实现的文档。我们可以根据实际需要来选择合适的文档来支持SAP项目的运行。

• 项目计划(Project Plan)

内容：涵盖整个项目周期的计划，包含项目阶段、项目中的主要活动，计划层级可以按不同项目的情况而不同。

功能：项目执行的依据，项目组沟通的核心。

• 项目预算计划和控制表(Budget Plan and Control)

内容：项目中所有成本的计划和实际开支，包含人工、SAP许可、硬件、差旅等。

功能：定时监控项目的预算使用情况，项目范围的变更或者人员的变更需要及时更新此表。

• 能力计划表(Capacity Plan)

内容：所有SAP顾问的按月计划能力分配表，按月按百分比做计划，比如 4月份80%。

功能：主要针对项目顾问很多然后又不是100%分配到本项目的情况。

• 变更请求控制表(Change Request Control)

内容：所有项目中的变更要求，包括变更描述、影响范围、预算、审批状态等。

功能：主要用在传统的项目方法论中，控制项目范围和成本的必要手段，要让每个人都意识到需求变更是有成本的，需要审批。

• 说明/规范文档(Concept)

内容：解释、说明、规范流程、数据迁移策略等，包含业务流程定义、范围、字段对应规则等内容。

功能：让所有人明白这是什么流程或者迁移哪些数据，不需要参杂太多技术内容。

• 项目决定书(Project Decision Book)

内容：涵盖了所有项目中的重要决定，包含提出者、描述、责任部门/人、决定日期等

功能：因为决定会影响项目的范围和预算，决定之间需要保持一致，决定需要通知到每个相关的同事，所以需要这么一个文档。

• 上线计划(Cutover Plan)

内容：包括为了上线做的所有步骤，技术性的和非技术性的步骤。有步骤的描述、步骤类别、负责人、状态、开始和结束时间、前后继关联关系等。

功能：保证上线时候的每个步骤都清晰明了，步骤落实到人，确保先后顺序。

• 里程碑列表(Milestone List)

内容：里程碑管理，包含里程碑的定义、达到的要求、负责人、日期等信息

功能：更好的管理项目的阶段性成果，监控项目运行。

• 会议纪要(Minutes of Meeting)

内容：正式的会议纪要可以包含很多内容，比如会议名称、起止日期、地点、会议目的、与会者名单、抄送人员名单、日程、还有会议结论、下一步的任务等

功能：对重要会议的记录，确保开会的效果以及会后任务的落实。

• 流程范围清单(Process and scope list)

内容：所有实施流程的清单，以及流程相应的说明文档链接等。

功能：确保项目组每个人对项目实施的范围都有一个清晰的认识。

• 项目术语表(Project Glossary)

内容：项目中各种专业术语的解释。

功能：考虑到不是所有人对SAP专业术语很数据，作为项目初始阶段非常重要的支持文件。

• 项目手册(Project Manual)

内容：项目所有规则、文档的说明文档，比如项目的阶段划分、每个阶段的任务、项目组的沟通方案、项目报告格式等

功能：让每个参与项目的成员快速进入角色，了解项目的方方面面。

• 问题清单(Punch List)

内容：每次测试的问题列表，包括问题解释、解决方案、负责人、状态、截止日期等。

功能：追踪问题。

• 项目准许开始证书(Ready for Project Start Certificate)

内容：项目筹备期的检查列表，包含组织机构变更管理、数据准备、IT系统蓝图、项目准备清单、项目基础设施等几大块，小到打印机，大到推荐所有项目组成员，都包含在这个证书里面。

功能：项目顺利开始是项目成功的基石，考虑到项目准备要考虑的内容很多，必须要有个明确的列表来表示，另外一方面也是给业务部门一个明确的信号，项目准备工作就绪可以开始，所以也叫证书。

• 风险清单(Risk Inventory)

内容：项目风险列表，包含风险定义、影响范围、风险类别、优先级、对策、负责人等。

功能：管控和追踪项目风险。

• 职责矩阵(Responsibility Matrix – RACI Matrix)

内容：由项目每个阶段的不同职责和项目成员角色组成的矩阵，比如谁负责写培训文档、谁负责支持等等。

功能：清晰的定义每个项目角色所承担的责任，特别是对于那些需要合作完成的任务，需要明确定义谁主导、谁负责、谁咨询、谁被通知。

• 状态报告(Status Report)

内容：最清晰的状态包含4部分就好：最近做了什么、下一步做什么、主要的问题和风险、需要的支持

功能：报告团队或者整体项目状态，提示风险，寻求帮助。

• 任务清单(Task List)

内容：这个我相信大家最熟悉，就是待处理清单，包含标题、截止日期、负责人等。

功能：追踪任务范围和完成情况。

• 团队出勤和假期清单(Team Presence And Holiday List)

内容：每个团队成员的计划在岗日期和休假日期。

功能：根据项目计划，每个成员需要合理安排假期，另外对于一些远程项目，也可以有效的了解每个成员的在岗情况。

• 工作任务量计划(Work Package Plan)

内容：根据每个阶段的职责，预估每个项目组成员的工作负荷。

功能：根据项目计划评估每个项目组成员的工作负荷，合理安排每个成员的工作。

• 测试脚本(Test Script)

内容：根据流程定义的测试步骤文档，包含步骤说明、事务代码、系统、负责部门、负责人、是否测试通过等等。

功能：详细记录测试步骤和结果，也可以作为培训文档之一。

• 技术规格说明书(Technical Specification)

内容：对于某一需求的程序逻辑描述、表结构、屏幕、配置、权限等所有技术要求的集合。

功能：作为技术说明给开发人员的需求文档。

• 用户权限矩阵(User Role Matrix)

内容：所有SAP用户和权限的矩阵，根据用户职责分配权限。

作用：作为最终在SAP中分配权限的依据。

• 项目组织结构图(Project Organization Chart)

内容：包含项目各个团队的结构图。

作用：展示项目组织结构以及项目成员基本职责。

• 集成日程表(Integrative Agenda)

内容：安排重要阶段的项目活动（比如集成测试、培训等）的日程表，包含所有该阶段活动的跨团队日程以及团队内的日程。

作用：合理安排活动进程、确保团队和成员时间不会冲突。

• User Manual(用户手册)

内容：SAP的操作步骤说明，屏幕截图和解释。

作用：培训文档。

• 用户故事(User Story)

内容：敏捷方法论中的需求说明，有固定说明格式。

作用：收集需求，作为实施阶段的范围和清单。

• SAP工作量(RICEFW)

内容：敏捷方法论中的SAP技术工作量，SAP Reports, Interface, Conversion, Enhancements, Forms, and Workflows的总称，一般根据用户故事创建，包含要实施的技术内容以及工作量评估。

作用：作为实施阶段的产品列表清单。

• 验收文档(Sign-Off Document)

内容：包含要验收的范围和内容、验收条件、验收人以及验收日期，比如验收用户测试结果。

作用：验收每个阶段的产出，确保顺利进入下一阶段。

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