一文讲清企业做好物料编码的底层逻辑

你有没有遇到过这种情况：

• 去仓库找个“连接器”，结果发现A仓有叫“铜头接线端子”、B仓有叫“黄铜头”、C仓的叫“电工接头”，但其实这三样是同一个东西；
• 有一次采购下了5单“黑色塑料壳”，结果一看——每个供应商给的都不太一样，有的带螺丝孔，有的不带，有的大一圈，有的小一圈；
• 财务对账时看到好几个“电机”，结果编号、名称、价格都不同，问技术，技术说这几个其实是一个型号，只是叫法不同。

这背后其实就是一个核心问题——没有统一的物料编码。今天我们就来聊一聊物料编码这件事。

注：本文示例所用方案模板：简道云仓库管理系统，给大家示例的是一些通用的功能和模块，都是支持自定义修改的，你可以根据自己的需求修改里面的功能。

一、什么是物料编码？

物料编码，就是给每种物料分配一个唯一的编号，像身份证一样。

只要这个编号确定了，不管你在哪个系统、哪个表单、哪个部门——说的都是同一个东西。

打个比方，你去超市买瓶可乐。对你来说就是“可乐”，但对超市的系统来说，它有一个唯一的条形码编号，比如“54321”。 只要一扫码，收银系统就知道你买的是哪种、多少钱、有没有库存。

企业里的“物料编码”，其实就是这个条形码的逻辑。

每个物料，都有一个唯一编号，系统就靠这个编号识别它是谁。

为什么要用编码，而不是直接写物料名称？因为：

• 一个物料，可能有好几种叫法；
• 不同的物料，名字可能很像（比如“M5×20”和“M5×25”的螺丝）；
• 没有编码，系统识别不了，流程也跑不通。

二、物料编码的原则

我们拆成五个最基本的原则：

① 唯一性：一个物料，只能有一个编码

这是最底线。

不能今天叫这个编码，明天又建了个差不多的物料，起了另一个编码。 一物多码、一码多物，是企业里最常见、最致命的数据混乱源头。

② 稳定性：编码一旦建好，不能轻易改

物料编码是系统之间、单据之间的关联锚点。 你一改编码，所有历史订单、库存记录、财务账目都跟着出问题。

所以要记住：能改名称，别改编码；能改属性，别动主键。

③ 简洁性：编码要短、清晰、结构统一

不要贪多。编码只是“编号”，不是介绍物料。

很多企业喜欢把分类、颜色、尺寸、品牌都塞进编码里，结果一个编码十几二十位，还容易出错、系统也处理慢。

正确做法是：编码只做唯一识别，其他信息写在属性字段里。

④ 易维护：操作简单，不靠记忆，不靠经验

好的编码系统，应该让普通员工也能快速录入和识别，不需要靠“老员工经验”来查。

最好是系统自动生成、规则统一、权限分明。 谁能建档、谁能审核、谁能改，都在流程里定义清楚。

⑤ 可扩展：后期加品类、加属性，不影响原编码

编码体系要考虑企业发展： 将来品类变多、产品升级、新增字段……不能一变就打乱现有编码。

最好的方式是：主编码简洁固定，属性信息独立维护，编码结构不随分类变化。

三、在ERP系统里，物料编码到底怎么用？

1. 物料编码的生成方式：系统自动生成才靠谱

为什么不能手动编？

• 人手动起名，容易重复、写错、记不住；
• 随便加的分类和属性，后期一改就全乱；
• 没有规则，谁建的都不一样，系统没法识别。

正确做法：系统自动编号 + 统一编码规则

在ERP系统里，一般有两种字段：

编码规则建议

• 编码结构：类别 + 关键属性 + 流水号，如 RM-SS304-5MM-00123
• 示例解释： RM = 原材料； SS304 = 不锈钢材质； 5MM = 规格； 00123 = 流水号，确保唯一

系统自动编号配置方式（以ERP系统为例）：

• 进入物料档案设置 → 启用“自动编号规则”
• 设置前缀字段（如RM、SF、FG）
• 设置流水号起始值（从001或10000开始）
• 限定编码长度（如总长12位，防止过短或过长）
• 启用唯一性校验机制，防止重码提交

2. 物料属性字段：信息要拆开写，别塞编码里

很多人一上来就想把“材质、颜色、长度、型号”塞进编码里，看起来是想省事，实际上是自找麻烦。

因为——编码是机器识别用的，属性字段才是系统分析和人查用的。

建议配置字段（可按表单字段方式配置）：

为什么这么配？

• 系统可以通过这些字段来做分类统计、库存分析、成本核算；
• 搜索时支持“模糊+多条件过滤”，不用再翻一大堆编码；
• 属性字段独立维护，更新不会影响编码结构。

3. 全流程打通：编码在哪些模块里用上了？

物料编码一旦建好，它就不是躺在物料表里不动了，它要贯穿ERP的所有核心流程：

BOM管理

• BOM节点绑定编码，系统才能识别“结构里用了谁”
• 产品换料、版本管理、BOM对比都靠编码进行追踪

MRP计划运算

• 编码作为唯一字段，匹配BOM中用量、库存现状、采购在途
• MRP运算结果中的“计划采购单”“缺料清单”全部按编码输出

采购管理

• 采购订单引用编码 → 系统自动带出物料名称、单位、价格；
• 供应商报价绑定编码，防止“同名不同货”；
• 编码字段参与到采购分析、供应商绩效等数据看板

库存管理

• 出入库单、盘点单、库存调拨都以编码为主字段；
• 扫码识别物料编码，减少人工录入错误；
• 呆滞库存分析、库存周转率等指标，按编码进行维度分析

生产领料/报工

• 工单中的原材料和产出绑定编码，确保实际用料与计划一致；
• 系统报工、入库过程自动记录物料去向，便于追溯

财务成本核算

• 成本中心、科目归集都是按物料编码归类；
• 不同类别物料走不同科目，不同成本分类自动汇总；
• 编码还能支撑多级核算模型：标准成本 / 实际成本 / ABC分析等

供应链协同

• 编码一旦规范，供应商、仓库、工厂三方沟通清晰；
• 可将编码表通过API或Excel模板共享给上下游，减少认知偏差

4. 系统操作优化建议

①开启扫码识别，走编码字段

• 所有出入库、领料、盘点都走扫码流程
• 一码一物，减少误操作

②设置权限：谁建档、谁审核、谁能改

• 物料档案权限最小化：谁都能查，少数人能改
• 编码字段设为只读，确保系统生成后不可变动
• 启用变更日志，确保每一次调整有记录

③加一套“定期清理机制”

• 超12个月无动作物料 → 标记为“停用”
• 启用状态控制物料是否可被引用
• 替代关系字段，建立“新→旧”的升级链条，避免误用老料

四、结语

物料编码，看起来只是个编号， 但它串起的是企业最关键的那几条线：采购、库存、生产、财务、协同。 只要你公司里有“物”，编码就是打基础的第一步。

它不该被忽视，也不值得复杂化。

做好物料编码，不是让系统更花哨，而是让流程更清晰、数据更可信、管理更可控。