【KPaaS洞察】企业如何快速搭建个性化审批流？

审批流作为企业运营的“血脉”，其流畅性直接影响到决策效率、资源分配乃至整体运营成本。然而，面对日益复杂的业务需求，许多企业在搭建个性化审批流时面临诸多挑战：系统割裂、数据孤岛、流程僵化、开发周期长等问题层出不胜。那么，企业究竟该如何快速、高效地搭建符合自身业务特点的个性化审批流呢？

传统审批流搭建的痛点与挑战

在深入探讨解决方案之前，我们首先要理解传统审批流搭建模式中常见的痛点：

• 开发周期长，成本高昂： 从需求调研、系统设计、编码开发到测试上线，一个定制化的审批系统往往耗时数月甚至更久，且投入巨大的人力物力成本。
• 系统割裂，数据同步困难： 企业的业务系统通常不止一个，财务系统、CRM系统、HR系统等各自为政，审批单据需要在不同系统间流转时，往往需要人工干预，效率低下且容易出错。
• 流程僵化，难以适应业务变化： 传统的硬编码审批流程一旦固化，修改起来异常困难。当业务规则、组织架构或审批层级发生变化时，系统难以快速响应，导致流程堵塞。
• 用户体验不佳，操作复杂： 审批流程复杂、界面不友好，审批人需要登录多个系统进行操作，耗费精力，降低了审批意愿。
• 缺乏可视化工具，流程不透明： 流程设计和管理依赖代码，业务人员无法直观了解流程走向和审批状态，影响协作效率。

这些痛点无疑阻碍了企业向数字化、智能化转型的步伐。因此，寻找一种能够快速、灵活、高效搭建个性化审批流的方案，成为企业当务之急。

高效流程引擎解决方案

面对传统模式的诸多弊端，集成式业务流程管理平台（即BPMS）正成为越来越多企业的选择。这类平台的核心优势在于其强大的连接能力、可视化的配置能力以及灵活的扩展能力。它们能够将企业内部的各种异构系统连接起来，打破数据孤岛，实现业务流程的自动化和智能化。

以审批流为例，一个高效的BPMS能够提供以下关键能力：

• 多系统单据流程集成（BPM）： 这是核心功能，能够实现不同系统间单据的自动流转、状态同步与任务通知。无论是财务报销单、采购申请单还是合同审批单，都能在一个统一的平台上进行管理和流转。
• 可视化构建与配置： 无需编写复杂的代码，通过拖拽式界面即可快速构建审批流程。业务人员可以直接参与流程设计，所见即所得，大大缩短了开发周期。
• 灵活的流程设计器： 支持各种复杂的审批逻辑，包括串行审批、并行审批、或签、会签、条件分支、子流程等，满足企业多样化的业务需求。
• 丰富的集成接口： 提供标准API接口，能够无缝对接各种主流的企业应用系统，如ERP、CRM、OA、MES等，确保数据流的顺畅。
• 实时监控与预警： 实时跟踪审批流程的进度和状态，及时发现瓶颈并进行干预。支持自定义预警规则，确保关键任务不被延误。
• 权限管理与安全控制： 细粒度的权限控制，确保只有授权人员才能访问和操作相关数据和流程，保障企业数据安全。

如何利用BPMS快速搭建个性化审批流？

那么，具体该如何利用BPMS来快速搭建个性化审批流呢？以下是一个通用的实施路径：

需求梳理与流程设计

在技术实施之前，清晰的业务需求是成功的基石。

• 识别核心审批场景： 明确企业中最频繁、最重要的审批流程，例如：费用报销、请假申请、采购审批、合同审批、用款申请等。
• 细化审批规则： 确定每个审批流程的参与者、审批条件（例如：金额、部门、岗位）、审批层级、审批时限等。
• 绘制流程图： 使用流程图工具或纸笔，将梳理好的审批流程直观地呈现出来，明确每个环节的输入、输出和流转路径。

系统连接与数据映射

BPMS的核心价值在于连接。

• 连接业务系统： 将需要参与审批的各个业务系统（如财务系统、OA系统等）与集成平台进行连接。这通常通过API接口、数据连接器或消息队列等方式实现。
• 数据映射与同步： 定义不同系统间单据字段的映射关系。例如，财务系统的“报销金额”字段对应集成平台的“申请金额”字段。确保当单据在不同系统间流转时，数据能够准确无误地同步更新。

灵活的拖放操作界面，使得企业能够轻松在编辑器中构建集成任务，配置各种节点间的交互，如数据分组、数据合并、数据关联等。

可视化流程构建

这一步是BPMS优势最显著的体现。

• 拖拽式设计： 在集成化平台的可视化设计器中，通过简单的拖拽操作，将各个审批节点（例如：提交、部门经理审批、财务审批、CEO审批）放置在画布上。
• 配置审批逻辑： 为每个审批节点配置详细的审批逻辑，包括：

审批人： 可以是固定人员、某个部门负责人、某个角色组，或根据单据内容（如：申请人部门、金额大小）动态指定。

审批条件： 设置流程走向的条件，例如：当报销金额超过1000元时，需要总监审批；低于1000元时，只需经理审批。

审批方式： 单人审批、多人会签（所有人都同意才通过）、多人或签（一人同意即可通过）等。

审批操作： 同意、驳回、转派、加签等。

• 定义流程分支与循环： 根据业务复杂度，设置条件分支（If/Else）、并行分支，甚至简单的循环结构，以适应复杂业务场景。
• 设置任务通知： 配置审批任务到达时的通知方式，例如邮件、短信、微信、钉钉等，确保审批人及时接收并处理。

流程中心支持高度定制化流程设计，可设置多个子流程、条件分支、并行分支、定时器等，企业可以根据自身业务逻辑，轻松配置审批流程。

自动化与集成动作配置

流程不仅仅是审批，还包括与各系统的数据交互。

• 数据回写： 当审批通过或驳回时，将审批结果自动回写到相关的业务系统，例如：报销单审批通过后，自动在财务系统中生成支付凭证。
• 状态同步： 保持各系统单据状态的同步，避免信息不一致。
• 触发后续操作： 审批完成后，根据结果自动触发其他业务操作，例如：采购单审批通过后，自动触发生成采购订单或通知供应商。

流程中心任务通知自动化，提高审批响应速度

测试、优化与上线

• 全面测试： 在正式上线前，对搭建好的审批流进行全面的测试，包括正常流程、异常流程、拒绝流程等，确保每个环节都符合预期。邀请业务人员参与测试，收集反馈。
• 持续优化： 根据测试结果和实际运行中的反馈，不断优化审批流程和系统配置，提升效率和用户体验。集成化平台的可视化特性使得优化过程更加便捷。
• 逐步推广： 可以先选择一个相对简单的审批流程进行试点，成功后再逐步推广到其他更复杂的流程。

实践示例

为更直观地展示，以新一代BPM系统平台的多系统单据流程集成模块为例：

某制造企业，其采购流程涉及到多个部门和系统：采购部门在ERP中发起采购申请，需要经过财务部门的预算审批（财务系统），然后由总经理审批（OA系统），最终回写到ERP生成采购订单。传统模式下，这个过程需要多方协作，手动传递单据，效率低下且易出错。

通过平台可视化业务流程设计界面快速搭建了跨系统采购审批流：

1. 采购员在ERP中提交采购申请单。
2. 平台自动从ERP获取单据信息，并根据金额大小和物品类别，将审批任务推送到财务系统的相关审批人。
3. 财务审批通过后，平台自动将单据推送到OA系统，通知总经理进行最终审批。
4. 总经理在OA审批通过后，平台将审批结果和相关数据自动回写到ERP，生成采购订单，并同步更新库存信息。
5. 整个流程中，实时更新各系统中的单据状态，并通过钉钉、邮件等方式通知相关人员。

流程引擎消息配置

总结与展望

企业快速搭建个性化审批流，不再是一个遥不可及的梦想。通过采用高效的业务流程管理方案，企业能够摆脱传统开发模式的束缚，实现审批流程的数字化、自动化和智能化。这类平台通过可视化构建、灵活配置、多系统集成等核心能力，帮助企业：

• 大幅缩短审批流上线周期： 从数月缩短到数周甚至数天。
• 降低开发与维护成本： 减少对专业开发人员的依赖。
• 提升业务流程效率： 加速决策，优化资源分配。
• 增强业务敏捷性： 快速响应市场变化和内部需求。
• 消除数据孤岛： 实现企业数据的互联互通。