与其让 AI 帮你做会议纪要，还不如尽可能少开会

你好，我是曹犟，欢迎关注我的公众号。

前几天嗓子痛得不行，完全说不出话来。

但我发现，这对工作几乎没有任何影响，毕竟我现在大部分时间都在跟 AI 沟通，一边思考，一边敲键盘，该推进的事情照样在推进，该有的产出一点都没少。但如果放在两年前，每天的日历上排满了各种会，嗓子说不出话基本等于“停工”。

这件事让我忍不住想：我们每天花那么多时间开会，到底有多少是真正必要的？

01 AI 帮你开会？方向可能搞反了

最近跟不少朋友聊天，也偶尔观察到很多同事的工作状态，发现大家依然有开不完的会：拉齐进度、讨论技术方案、项目复盘、跨部门对齐等等。一天下来，真正留给“做事”的时间少得可怜。

有一个朋友的情况让我印象深刻，他的会议实在太多，经常出现会议冲突，于是开始用 AI 帮他参加其中一个会，自动做好会议记录，会后他再花几分钟看摘要。

这看起来是一个非常聪明的 AI 应用场景。事实上，国内外的各种视频会议软件，从飞书、钉钉到 Zoom，也都在推 AI 会议纪要的功能，并且效果上确实做得越来越好。

但我总觉得，这个方向可能搞反了。

如果一个会议不重要到可以让 AI 替你参加，那它真的需要开吗？如果一个会议的价值只剩下“生成一份纪要”，那这份纪要本身又有多大价值？

换句话说，AI 帮你高效地做了一件可能根本不需要做的事情，这不叫提效，这叫精致的浪费。

02 那些“必须开”的会，真的必须吗？

我们不妨把常见的会议类型拉出来，逐个看看。

第一类：拉齐进度的会。

这可能是最常见的会议类型。每天或每周，把团队拉到一起，每个人轮流说一下自己做了什么、遇到了什么问题、接下来打算做什么。

但现在，这件事完全可以用 AI Agent 来替代。让 Agent 自动汇总每个人的任务进展，更新看板和表格，识别出哪些任务延期了，然后自动去群里 @ 相关同事提醒跟进。整个过程不需要任何人坐在会议室里浪费半小时。

进度同步的本质是信息流转，而信息流转恰恰是 AI 最擅长的事情。

第二类：讨论技术方案的会。

很多技术方案的讨论会，开过的人都知道真实情况：一个人在讲，三四个人在认真听，十几个人在看电脑或者看手机，偶尔有一两个人提几个真问题，最后决策还是技术负责人拍板。这是非常典型的追求程序正义而非结果最优的方式。

说实话，这种会议的“讨论质量”，大多数时候不如直接跟 Claude Opus 深度对话。AI 不会走神，不会玩手机，不会因为不好意思而不敢提反对意见。你抛出一个方案，它能从性能、可维护性、扩展性、成本等多个维度给你非常详尽的分析，甚至帮你想到你自己没想到的边界情况。

当然，我不是说所有技术讨论都不需要人参与。涉及到跨团队协作、业务理解、历史包袱等复杂背景的决策，人与人之间的讨论依然不可替代。但那些“一群人讨论 OpenAPI 怎么设计”的会，真的可以省了。

第三类：项目复盘会。

复盘会的初衷是好的，从过去的经验中学习。但实际操作中，很多复盘会变成了走过场：大家客客气气地说几句，记录一堆“下次要注意”的动作，然后这些动作再也没人看过。

当然，有些复盘会由于办公室政治的目的，开着开着就变成了整人和相互攻击，这就更没有价值了。

AI 显然可以做得更好。它能客观地分析项目过程中的数据：代码提交频率、Bug 分布、需求变更记录、交付时间线等等，给出基于事实而非记忆的复盘分析，找出真正的问题和改进点。它不会碍于面子避重就轻，更重要的是，如果你需要，它真的会在下一个项目中逐项检查这些改进点是否落地。

第四类：跨部门对齐会。

这类会议通常是因为信息孤岛导致的。A 部门不知道 B 部门在做什么，于是需要一个会来“对齐”。

但如果我们能建立更好的信息共享机制，比如用 AI 自动汇总各部门的周报、项目动态，生成跨部门的信息简报等，很多对齐会根本不需要开。会议不应该是信息流转的主要方式，它应该是信息流转失败时的兜底手段。

03 会议太多，本质是组织的问题

写到这里，我觉得有一个更深层的问题值得思考：为什么依然有这么多团队会开这么多会？

表面上看，是因为“事情多、需要协调”。但往深了想，会议过多往往暴露了组织层面的问题：

第一，人太多，组织太臃肿。

当一个团队膨胀到一定规模，沟通成本会指数级上升。10 个人的团队可能有 45 条沟通路径，而 20 个人就变成了 190 条。会议，就成了管理这种复杂度的“简单粗暴”的方式，把所有人拉到一起，一次性把信息广播出去。

但 AI 时代，更合理的做法可能是：用更少的人、更高效的方式来完成工作，从根本上减少沟通的需求。 一个人加上 AI，能做到过去三五个人的产出，那原来需要频繁开会来协调的工作，自然就不需要了。

第二，职责不清，边界模糊。

如果每个人的职责足够清晰，需要开会“对齐”的场景就会大幅减少。很多会议的本质是：因为不知道这件事该谁做、该怎么做，所以拉个会讨论一下。

但换个角度想，在 AI 时代，岗位之间的边界本来就应该是模糊的。当一个人借助 AI 可以同时承担产品、开发、测试的部分工作时，硬去划清楚“这事归你、那事归他”反而是刻舟求剑。真正的解法不是把职责切得更细，而是让团队足够精简。人少了，边界自然就少了，需要“对齐”的会也就没了。

第三，管理者对会议有“路径依赖”。

这一点我觉得值得说得直接一些。有些管理者通过开会来获得“充实感”和“掌控感”，在会议室里指点方遒、激扬文字，一天排满六七个会，就觉得自己的工作非常忙碌、非常有价值。

但忙碌不等于高效，开会不等于管理。真正好的管理者，应该是让团队不需要那么多会就能高效运转的人。管理者的价值不在于“主持了多少个会”，而在于能不能搭建好机制，让信息自动流转、让任务自动追踪、让问题在萌芽阶段就被发现和处理。把自己从会议中解放出来，去思考真正需要人来判断的战略问题，这才是管理者该做的事。

04 AI 时代，我们应该怎么做？

当然，我反对的，不是所有讨论和决策本身，而是那些本可以异步完成、却被习惯性包装成会议的日常协同。真正值得开的，往往只是少数涉及方向判断、资源分配和责任共担的关键会议。

有些会议依然是必要的，比如：

• 与客户的会议：建立信任、理解需求、提供情绪价值，这些是 AI 目前还无法替代的。
• 关键决策会议：涉及重大方向选择、资源分配、风险评估，以及需要明确责任共担的讨论，需要多个决策者当面碰撞，并且不论碰撞多少次都不为过。
• 团队建设类的交流：凝聚团队、激励士气、联络感情，这些是人与人之间的事情。

但除此之外，我们需要做的，不是用 AI 提升会议效率，而是用 AI 减少会议数量。 具体来说：

首先，审视你日历上的每一个会议。 问自己三个问题：这个会不开会怎样？这个会的目标能不能用异步方式达成？这个会的参与者是不是都必须到场？如果一个会议不开也不影响什么，那就果断取消。

其次，把信息同步类的工作交给 AI。 进度汇报、状态更新、数据通报，这些都可以用 AI Agent 自动化。让信息以文字的形式流转，而不是以会议的形式传播。每个人可以在自己方便的时候阅读和回复，不需要被同步到一个时间段里。

第三，重新思考你的组织结构。 如果 AI 能够大幅提升个人产出，那团队是不是可以更精简？更精简的团队意味着更少的沟通成本，更少的会议需求。这可能是 AI 带来的最大的组织变革——不是让每个人更忙，而是让组织更精干。

最后，改变对“管理”的认知。 管理不是开会，管理是确保目标清晰、资源到位、障碍被及时清除。如果你能通过一条消息、一个 Agent、一份自动生成的报告来达成这些目标，那为什么还要开会？

写在最后

回到我开头说的那个经历，嗓子完全说不出话，但工作照常推进。这让我意识到，很多我们习以为常的工作方式，可能只是历史惯性的产物。

我们开会，不是因为开会是最好的方式，而是因为在没有更好的工具之前，开会是唯一的方式。

现在，我们有了更好的工具。

与其费尽心思让 AI 帮你做一份漂亮的会议纪要，不如退一步想想：这个会，是不是根本就不需要开？

当然，这只是一家之言。每个团队的情况不同，会议的价值也因场景而异。但我依然觉得，在 AI 时代，重新审视我们的会议文化，是每个管理者都值得做的事情。

少开会，多做事，让 AI 帮你做真正重要的事。