产品、技术：如何编写有效的流程文档？

流程文档是指一系列的、连续的、有规律的活动过程，而这些活动以特定的方式进行，并导致特定结果（创造价值）的产生。流程梳理是指围绕企业的内部要素与外部要素，对整个企业的业务特点和现状进行深入细致的分析、整理、提炼和明确。

流程梳理能够将企业内尚未固化的隐形流程显性化，或对描述不完整、不清晰、与实际运作不符而影响规范化管理的现有流程进行分析、清理与确认，并建立流程管理的方法与规则。那么到底如何编写流程文档呢？跟着小编一起看看吧！

如何编写流程文档？

定义您的目标

在开始使用流程文档之前，必须首先确定要通过此项目实现的目标。例如，是为了减少员工在搜索信息以完成工作上花费的时间吗？是否通过消除在执行日常任务时进行猜测的需要来提高员工的工作效率？是否通过明确定义角色来加强部门之间的沟通？您的流程文档可能有几个目标。明确您的目标，这将帮助您决定首先要记录哪些流程。

召集您的文档团队

流程文档是一项团队运动。没有一个人可以独自将整个组织的文档放在一起 - 这将是压倒性的，不可能实现。召集一个由文档支持者组成的团队，他们可以领导开发团队的流程文档。您需要作家和编辑的组合，他们可以制作最高标准的文档。理想情况下，您的公司应该聘请具有准备文档经验的专业技术作家。有时，记录流程的最佳人选是每天使用它的人，因此在决定参与哪些利益相关者时请考虑这一点。

工具和要求研究

如果您没有合适的工具，就不可能启动流程文档策略。市面上有一系列文档工具，像 Baklib 这样的 SaaS 解决方案可以立即实施。确保进行研究并确定适合您公司及其独特需求的工具。使用 Baklib，您可以决定希望有权访问该软件的用户数，并定义控制用户与文档交互方式的角色。它可以帮助您形成创建流程文档的流程，并确保每个用户都知道他们在生产线中的位置。

设计模板

创建文档时，重要的是要提出一个可用于指导创建所有未来文档的模板。这意味着无论谁负责创建技术文档，您都将拥有统一的标准，并且您将强制执行一致性。模板应简单易懂，包括应添加到文档中的所有基本信息。

编写文档

第一步：确定并命名流程 – 确定流程的目的，流程将如何使公司受益，并简要描述流程。第二步：概述流程范围 - 简要描述流程中包含的内容和不包含的内容。第三步：详细说明流程边界 - 流程从哪里开始和结束？是什么导致它开始，它已经完成的迹象是什么？第四步：捕获流程输出 – 流程完成后的最终结果是什么？第五步：捕获流程输入 – 完成流程需要哪些资源？第六步：收集流程步骤 – 记程中的每个步骤，要么从触发流程的内容开始，要么从最终结果开始并反向工作。第七步：包括所有相关人员 – 使用其职位描述参与流程的每个人。

添加视觉对象

一张图片胜过千言万语。编写流程文档后，请确保使用流程图等图像对其进行说明，这可以真正使您的文档栩栩如生。当一个过程以视觉方式呈现时，员工会发现更容易理解它，并且您可以清楚地记录每个步骤。

同行审查

在您的文档发布之前，请确保它经过同行评审流程，从公司中的其他人那里收集反馈。重要的是要了解员工是否发现您的文档有用，以及流程是否易于遵循。您的某些步骤可能会令人困惑，或者员工可能不确定谁负责特定任务。同行评审可以使您的文档更加清晰，并确保它达到目标。

发布文档

完成文档后，就可以将其提供给组织的其他成员了。您选择的文档工具应允许您发布仅供公司员工使用的私人文档，从而确保您的文档安全并防止不受欢迎的访问者。

审核性能

发布文档时，文档工具应允许您跟踪内容的性能。确定哪些文章获得的浏览次数最多，并确保它们在您的系统中易于找到。收集员工的反馈，了解他们是否认为文档有用，并使用它来进行适当的更改。某些文档可能对您的员工比其他文档更有用。

总结

每个企业都由一系列流程组成，为了使公司运作，必须重复这些流程。如果员工每次需要执行流程时都在猜测，这是没有意义的，这就是强大的流程文档的用武之地。如果您想提高效率并为员工创造积极的工作环境，记录您的流程至关重要。流程文档不仅不会限制您的员工并扼杀创造力，反而为他们提供了有效完成工作所需的工具。它为员工腾出时间专注于更有意义的工作，并确保您可以更好地运营公司。