为什么越来越多的企业选择部署会议预约系统？

会议室仍然是企业规划、集思广益、管理危机和有效沟通的重要场所。

在现代办公室中听到的最常见的挑战和抱怨之一是在您需要会议室时无法使用，可用的要么太小，要么缺乏必要的设备。即使你找到了一个，可能也会由于和其他召开会议的人没有沟通而导致会议冲突等问题，这时候，一套智能化、人性化的会议预约系统就能很好的解决这些问题了。

在公司办公室工作，以下是人们遇到的与会议室使用相关问题的四种常见场景。让我们看看软联会议预约系统是如何解决的吧！

不清楚会议室的预定信息

你是否经常遇到需要使用会议室的时候，因为不清楚会议室的预定信息，从而导致安排的会议时间开始后没有会议室可用的情况发生？

软联智能会议预约系统能够在预约后台和会议室的显示终端上实时显示预订信息和预约列表，已经预定的会议时段和会议室不会出现在可预约列表里面，达到合理安排会议时间和会议场地的目的，避免会议冲突，提高工作效率。

会议室被预定却无人使用

会议室被人预定，可是会议被临时取消，无人在该会议室进行会议，而又有部门急需会议室进行会议，这就造成了空间的浪费，降低了工作效率的同时也会影响到公司的发展。

软联智能会议预约系统可以实现无签到自动取消。当会议开始后却无人签到时，会自动帮您将未使用的会议室调整为可预约状态，避免了宝贵的空间资源的浪费。

会议室人满为患

有的时候只能容纳几人的小会议室，有几十人在里面开会；而另外一间可容纳几十人的会议室，却又只有几人在开会。这就是无法精确管理会议室资源而造成的。

软联智能会议预约系统可以给会议室设置管理员、预约审核人员和会议室服务人员，还能设置会议室的最大容纳人数、会议室的设备配置情况和会议室的开放时间等信息。方便预约者根据参会人员的数量和对会议设备的使用需求预订不同的会议室，使会议室资源的利用率最大化。

对参会人员的通知不便

传统的会议组织方式下，通知参会人员是一项费时费力的工作。部门内部的会议尚可通过微信群等方式进行通知，但是一旦遇到跨部门的会议，就需要多方协调。有时对不同级别的参会者进行通知，会给组织者带来一定挑战与困扰，给会议组织工作带来了较多不便。

使用软联会议预约系统，预定人预约会议选择参会人后参会信息即可自动通知每个参会人，并具有微信、短信、邮件多种方式通知，标准预约中还可以对需要邀请的外部人员进行登记，并在预约后自动通知对方，方便而快捷。

参会人员的签到情况统计不便

每次我们遇到参与人数较多的会议时，特别是参会人员中大部分是不认识的外部人员的时候，参会人员的签到情况对于统计人员来说是一个很大的挑战。

在软联会议预约系统邀请了参会人员并成功预定了会议室后，在会议签到时间开始时，对应会议室门口的显示终端上会显示会议信息、已签到人数、未签到人数、正在签到中等信息，此时可参会人员可选择扫码签到或人脸签到，签到成功后显示终端上的已签到人数和未签到人数会实时显示更新。

在软联会议预约系统的管理后台，在预约签到功能板块，能够查看会议的签到人员信息，并且能够直接导出成表格，方便对参会人员进行查询统计与管理。

软联科技是一家集研发、生产、销售和服务于一体的综合性高科技企业，主营多媒体信息发布系统、会议预约管理系统、校园电子班牌系统、智慧门牌、广告机等系统应用解决方案与其配套的商业显示屏、触控一体机等软硬件产品。

公司秉承创新科技、智慧生活的先进理念，结合当前急速发展的互联网+经营思维，力争成为行业标杆，树立软联品牌，为国家信息化发展做出贡献。