“媒体管家-媒体邀约”如何高效的管理活动文件

我们遇到很多这种现象，一场会议活动下来很多人的办公桌上堆满了废纸，电脑桌面排满了图标，用时花费几分钟甚至十几分钟找文件、找资料，又浪费时间又消耗耐性，活动筹备中很多人内心本来就很急躁，越是这样越容易引起连锁反应。因此，文件管理也成为了我们活动策划执行工作中一个不起眼的重点。

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如何管理各类文件呢？

文件管理的核心在于保存和快速提取，是为了帮助我们提升工作效率而不是变为负担，我们可以通过以下几种方式管理文件。

1.能在30秒内找到要找的文件

整理文件要有目的性，唯一的目的就是在最短的时间里快速精提取，无论用什么办法。

2.合理归类文件

归类文件其实很好做，电脑文件用文件夹区分，打印文件用颜色区分。

文件夹的设置原则：不遗漏、不重复、命名精准、文件不易过多。

（1）不遗漏任何有价值的文件和资料。

（2）文件夹、文件、资料起名不能重复。

（3）精准命名总文件夹、精准区分个文件夹内容。

（4）每一个文件夹中不宜过多保存内容，以避免无法区分。

3.处理没有用的文件

并非所有的文件都是没有用的，在筛选过程中就得发现，哪些文件是有价值的，哪些是没有价值的，将没有价值的文件和资料剔除出来，单独保存文件夹，以防使用。

4.各个版本的文件管理

活动筹备过程中会有多个版本的资料，每一个版本都有一定的使用和参考价值，分类管理各个版本的文件、资料，便于二次使用，也便于后期的学习。

5.文件的备份

备份文件是很重要的，我们不知道电脑什么时候坏，打印的文件会不会丢失，所以保障文件完整性的唯一办法就是备份，无论是用硬盘、U盘、云盘，只要在需要的时候能够找到就行。

6.打印文件的管理

打印文件的管理方式实则与电脑文件一样，只不过是分为实体化和数字化，打印文件在分类时可以采用装订区分、标记区分、命名区分的方式。

（1）装订区分是指，将不同类别的文件通过归类装订的方式区分。

（2）标记区分是指，将文件通过颜色、文字、大小、标签等方式区分。

（3）命名区分是指，将整套文件命名，统一管理，对附属文件采用标题命名的方式区分。

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