你能在10秒钟，找出一份3年前的电子文件吗？

有些朋友的工作会产生非常多的电子文件，此时你的电脑桌面是不是已经布满了各种文件夹，如果不幸言中，别见怪，不是针对你。

现在我们可以做个测试，假设需要找出一份3年前的电子文件，你需要花费多久？

如果费了一番精力才能找出文件的朋友，不妨看看关于电子文件归档的一些原则和技巧，或有助于节省你的时间，提高效率哦。

我们知道因为有内容才产生了文件，文件是内容的载体，而多份相关联的文件又组成文件夹。为了高效便捷地管理电子文件，其实我们可以搬出家喻户晓的“总-分-总”的逻辑：

文件夹—文件—内容，构成包含关系

文件夹之间，因为某种关系而联系

01我们先看文件夹

创建文件夹时，要注意新旧文件夹之间的关系，可以是基于时间的、项目的、地域的等等；

同时建议尽量减少文件夹的层级，最好保持在3层以内。

02接着是文件

对于关联性强的内容是建议记录在同一个文件中的（视文件实际作用而定）；

对于未启动仅仅是一念而过的计划不要生成文件，假设隔段时间再打开该文件所在的文件夹，这些文件会对我们产生一些干扰；

不要重复记录，比如有些朋友最开始想用文本处理工作，后来又觉得表格更好，此时是建议删除重复文件的。同时一些过期的、失效的、无价值的文件也可以视情况及时清理掉。

03再来看下不同内容适合的文件形式

专业的内容交给专业的软件来做，现实中其实一个需求可能都有不止一种呈现方式，以下仅包含一些通用型内容记载方式，仅供参考：

Ø思维导图：思维导图可以灵活的增减内容、调整内容之间的关系，因此比较适合做思路梳理、构建框架、呈现交叉关系、记录学习资料（书籍、教学视频等）；

Ø表格：当然是处理数据型内容的首选，同时记录一些多维度明细类的内容也是比较适合的，特别是关于时间序列的；

Ø文本：如果涉及较多的图文，文本肯定是第一选择啦。

04最后想说下关于文件夹或文件命令的习惯和技巧

1、命名时关键字的确定很关键，是不是很绕？举个例子，比如关于一个项目简称的命名，最好和其他人保持一致，这样在后期检索查找时，更容易找到。

2、命名时最好标明版本号，比如一份合同从谈判到签约可能历经多个版本，对文件的版本进行标注，有助于理清谈判的过程。

管理、归档电子文件的一些技巧和习惯，有些也适用于对纸质文件的管理，关于纸质文件的管理，后期我们再聊。

※本文仅为个人观点，不构成任何建议※