适用场景
1、施工项目部资料管理
2、建筑监理公司档案管理
住建局经常开展市政工程施工、监理企业工程资料专项检查,施工单位、监理单位的纸质资料原件经常被翻乱,重新整理起来很费事,甚至会遗失。
可以将电子版的工程资料做成二维码,检查人员无需翻阅原件,扫码即可查看。即便翻阅原件,资料员也可以根据档案盒上的二维码将原件快速归位,整理起来更高效。
工程资料管理二维码制作起来非常简单,可以在草料二维码平台进行制作,还有免费的模板可以一键套用。本文将对此类二维码的功能和制作方法进行详细描述,感兴趣的读者也可以来到草料二维码官方平台进行制码体验。
功能介绍
1、一物一码,可以为每份文件创建一个专属二维码,可使用模板制作,方便统一管理,扫码显示文件归档信息,可在线查看或下载电子版文件;
2、文件可整理成多级目录,比如:项目文件类型文件,每个目录自动生成汇总码,可输入文件名检索;
3、为档案盒制作二维码标识,扫码显示档案盒编号和资料目录,并能链接到电子版文件汇总码;
4、电子档文件可从后台批量导出至本地电脑
工程资料管理二维码功能详情
应用优势
纸质档案查阅比较麻烦,资料员要把文件盒都拿出来,检查人员通过档案盒标签,检索定位到需要的档案,然后抽出来检查。检查完了,资料员需要把翻乱的资料再归位整理好,不能搞错和丢失。
1、目前工程资料已有电子化的要求,但是一般是通过光盘、U盘等物理介质,或者封闭系统存储,无法满足共享传阅的需求。把现成的电子资料传到二维码中,就可以实现工程资料的归档和分享需求;
2、无需额外安装软硬件,手机扫码就能查看,外部人员调阅很方便
3、二维码中的档案信息可以随着项目进程实时更新,二维码长期有效
搭建教程
一、批量制作电子版文件二维码
为什么用批量活码模板建码?
批量建码可以提高操作效率、节省工作量:
1、每个文件二维码的编号、名称、编制日期不同,但格式都是一样的,用模板建码可以统一设置格式;
2、子码的内容会形成一张在线数据表,内容可以批量编辑、导出;
3、一批二维码可以在模板中进行统一的功能设置、标签排版打印,不需要一个个单独操作
操作步骤:
1. 设计文件二维码模版
草料二维码的模板库中有工程资料管理的模板,可以直接点击模板,选择批量生码,按照实际需求对模板中的内容进行修改即可。
工程资料管理二维码模板示意图
2、将内容数据导入到模板中,批量生成子码
在模板管理页面,点击批量生码,进入在线表格。每一行数据会生成一个子码。
在这个界面,可以直接填写文本类的可变内容数据:文件编号、文件名称、编制日期,也可以上传符合格式要求的本地Excel文件。
电子版资料属于多媒体类的可变内容,需要逐个上传至每个子码中。
3、设置子码名称的命名规则
每个子码的二维码图案是不同的,但是仅凭肉眼很难区分。
可以通过为子码设置命名规则,用于区分不同文件的二维码。由于文章篇幅原因,二维码名称设置教程无法在文中展示,可在草料二维码平台进行查看。
二、整理目录,自动生成目录汇总码
模板生成的子码,都保存在后台【二维码管理—活码】菜单中,可以进行目录管理。
每个目录会自动生成一个汇总码,链接到该目录下的每个二维码。
目录更新时,二维码中的链接也会自动更新。
三、为每个档案盒制作二维码标识
1、生成档案盒二维码
可以参考草料二维码模板库中的档案盒标识模板。
● 文字部分,是档案盒的基本信息,直接修改文字内容即可。
● 修改【查看文件】的链接,跳转到电子版文件的目录汇总码。
2、排版打印档案盒标识
可使用草料二维码提供的在线工具,快速设置标签样式和文字,下载图片源文件进行打印。
3、可以将单个项目的所有档案盒整理成1个二维码
可参考草料二维码模板库中的档案盒目录模板。
● 按实际需求直接修改模板中的文字部分。
● 修改跳转链接模块的文字和链接,跳转到各个档案盒标识二维码。
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