业务研究│企业项目档案管理问题的系统性修复及互联网＋下新举措

摘 要:企业项目档案管理工作应引入系统论的管理方法，实现文件全生命周期管理，建立文件标准化管理体系；要加大档案大数据信息的研究，通过创建档案数据基础云等措施，解决数据的归档和利用问题。

关键词：档案；管理；系统；修复；互联网+

企业项目档案是企业项目合法建设以及后续生产经营的凭据，在企业发展的道路上扮演着越来越重要的角色。中国石化集团作为大型央企，项目档案管理的系统性不断完善，信息化、互联网技术在项目档案管理中的应用不断深化。本文结合中国石化近年来工程项目档案管理的经验，总结工程项目档案管理中存在问题，提出项目档案工作的发展思路。

一、服务的便捷性需求与档案保密围墙之间的矛盾，对项目档案的利用价值产生较大影响

中国石化一个所属二级单位在为基层减负的调研中，收到这样一条反馈信息：档案系统数据利用需要层层审批，给车间工作带来不便。还有一个企业的4位职工代表联名提交了一个议案：装置的原始设计资料、技改技措资料查找困难，不符合一流企业的要求。这些问题的提出，应引起档案管理人员的反思，在档案保密与方便利用、被动服务与主动推送之间找契合点，在档案原文和档案目录数据库的基础上，建立档案分析数据库，对档案数据、利用习惯、利用者专业等方面数据开展个性化分析，解决以下疑问：那些数据需要审批？那个层级来审批最恰当？对于不需要审批的数据如何结合利用者的习惯、最近的利用需求等信息开展档案信息的主动推送服务？通过简化利用手续，分析和筛选档案信息数据，以最便捷的方式、最贴心的服务提供给利用者。

如何通过分析数据实现档案信息的主动推送服务尤其重要。2009年,在甲型H1N1流感爆发的前几周,谷歌公司的工程师在《自然》杂志上发表了一篇引人注目的论文。文中解释了谷歌为什么能够预测冬季流感的传播：不仅是全美范围的传播，而且可以具体到特定的地区和州。谷歌通过什么来做到的呢？通过观察人们在网上的搜索记录来完成这个预测，把5000万条美国人最频繁检索的词条和美国疾控中心在2003年至2008年间季节性流感传播时期的数据进行比较，得出结论。分析使用的不是数据本身，而是使用频率。可见数据的作用无所不在，就看是否发挥作用。

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