档案管理公司怎么选？档案管理服务包含哪些？

为什么档案需要由具有资质的专业公司进行管理（托管）？

1、正规的档案管理有利于保证档案的完整性、保障合法性

一些国企事业单位如银行、铁路、建筑等行业的人员人事档案；国有企事业单位从事研发、建设、生产、经营和服务活动的，以及维护国有企业事业单位权益和职工权益的；反映基层群众性自治组织等；以及一些法律、法规规定应当归档的档案需要由具有相关资质的档案管理公司管理，这类公司具有一定规模和较好的技术服务支撑，能按要求管理特定类型的记录，并且按要求管理。

2、数字化档案管理有助于提升效率。

一些档案管理公司建立了数字化档案管理系统，支持档案管理全过程的信息化处理，档案管理全面、规范、灵活、安全、先进、易用、可扩展，能做到灵活调档，数据实时备份，跟踪记录文档位置，查询高效便捷，调阅有迹可循，增强档案原件保护的便利性和稳定性。

3、健全的档案管理机制和安全措施有助于确保档案的完整性和可追溯性

专业的档案管理机构通常设有电子门禁系统及进馆人员安检设备，能做到从源头控制；注重细节，建立健全应急机制，做到有备无患。

4、健全的档案管理流程提升档案管理的有效性。

专业的档案管理机构有着丰富的档案管理经验，能建立系统化的档案管理流程和标准，更快地找到和访问所需的文件和信息，减少时间和精力的浪费。此外，档案管理也可以减少文件丢失或损坏的风险，保护重要信息的安全性。

档案管理通常包含哪些服务？

档案寄存托管及调阅服务

提供档案“收、管、存、用”全生命周期的管理服务和专业库房租赁服务，包括人事档案、会计档案、基建档案、凭证、票据、契约、文件、胶片、图纸、样本记录等，按照实际要求，对档案进行收集；将档案进行分类、排序、编号以及入库；对档案进行编目，便于档案的检索和使用，建立档案检索体系，方便用户查找档案；能做到灵活调档，查询高效便捷，调阅有迹可循。

档案整理及数字化加工服务

提供各类档案的整理、数字化加工、人员、设备、耗材系统等一站式服务；对纸质档案进行数字化处理，把纸质档案转换成电子档案等，整体实施过程具有专业化、流程化、安全性等特点。

一体化管理信息系统

通过信息化的档案管理系统将档案收集、存储、管理、归档、查询、利用、销毁等全生命周期管理，规范档案管理工作，提高工作效率、降低人工成本。

档案统计和鉴定，提升档案利用率

对档案进行价值鉴定，确定档案的保管期限；对档案进行安全保管，确保档案的完整性和安全性；提供档案的利用服务，帮助用户更好地利用档案。

海普档案是一家专业的第三方档案托管企业，建立了专业的数字化档案管理系统，能根据客户需求情况量身定制，从整体设计的角度规划档案信息化建设工作，对基础设施、信息系统、数据资源、人才队伍建设、保障体系等进行规划设计，最终形成整体解决方案指导信息系统的设计、开发、建设和深化应用工作。