电子发票报销需要存XML文件吗？有些电子发票没有怎么办？

有网友反映：部分的税务管理部门要求相关单位在打印电子发票报销时，必须对相应电子发票的XML原件进行收集存档，是这样的吗？有些电子发票没有XML文件怎么办？

关于电子发票报销原件存档的相关规定

根据《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）和《关于联合开展电子凭证会计数据标准深化试点工作的通知》（财会〔2023〕7号）等文件要求：

单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。

符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。除法律、行政法规另有规定外，电子会计档案可不再另以纸质形式保存。

根据财政部会计司公布的《电子凭证会计数据标准》的通知：

第一，接收方可以根据《通知》第三条、第五条的规定，仅使用数电票含有数字签名的XML文件进行报销入账归档，可不再另以纸质形式保存。

第二，接收方如果需要以数电票的PDF、OFD格式文件的纸质打印件作为报销入账归档依据的，应当根据《通知》第四条的规定，同时保存数电票含有数字签名的XML格式电子文件。

因此：

要求电子发票必须保留XML格式文件是不准确的！正确的是：

数电发票报销需要保留XML格式文件存档

数电票开票之后，开票系统一般会提供三种格式：PDF、OFD和XML格式，其中PDF和OFD格式文件主要用来下载打印报销，而如果需要原件存档的话，按照《电子凭证会计数据标准》要求，则是必须要下载XML格式文件。

何为数电发票？

除此之外，增值税电子普通发票和增值电子专用发票没有提供XML格式的原件，但是按照《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》也需要存储原件的。

宜盟报销查重工具支持批量上传电子发票原件（XML、OFD、PDF），自动识别支持财务查重验真并生成电子发票原件档案台账进行管理。

增值税电子普通发票和增值电子专用发票分为OFD和PDF两种。

增值税电子发票的原件有OFD和PDF两种格式，但是：一张电子发票原件只会存在PDF或者OFD格式中的一种。具体的区分如下：

需要取得OFD作为原件的：

一般需要取得OFD格式作为原件存储的发票，在下载页面都会提供OFD版式文件和【PDF预览版下载】。这两个文件只有OFD格式才能作为原件存储。

除了下载之外，还有两个比较显著的特点，如果满足就可以确定该电子发票是需要OFD才能存档：

1、右下角没有销售方的发票专用章。

2、发票正文第一列的标题为“项目名称”。

除此之外的电子发票的原件一般都是PDF格式，单位需要按照文件要求存储。

当然，不是所有的PDF都能是原件：比如将打印件扫描、拍照等生成PDF的，就不能当作原件存储。