初入职场必备的办公利器——记录篇

进入公司,小伙伴们的兴奋和新鲜劲儿还没过,紧张的工作就扑面而来,这时候你一定需要几款趁手的办公利器,帮助你在众多新人中脱颖而出,让你的主管另眼相看。

在我看来,几乎所有的办公利器都是一个目标:时间管理,即在有限的时间内完成价值最高的事项。我认为时间管理可以简单地分为三块:收集、整理、处理。收集包括任何你需要跟踪、记录或做的事情。我们今天就重点谈谈记录。

好记性不如烂笔头。诚哉斯言。即使是记忆力再好的人,你可以记住昨天发生的事,但是你能记得一周前发生的事吗?一年前发生的事吗?显然更不可能,然而只要你当时动一动笔,哪怕记录下只言片语,也能帮助你回想起大部分事实。另外,我们人类大脑的长处是思考而不是记忆。我们当然应该把记忆这项工作外包出去,用最合适的工具去完成它,就像我们在工作中一样,找到最合适的人做最合适的事,这样才能让组织效率最优化。

当今互联网已进入云时代,所以我首先介绍一款我正在使用的产品——有道云笔记。

先说说我选择笔记的因素:界面简洁、功能稳定、跨平台使用、能进行微信收藏,最好有分享功能。

最早我使用的是麦库笔记,盛大的产品,起初几年用得不错,也存储了不少笔记内容。但是某个版本开始后同步有问题,经常同步不上。手机上记录的内容显示已经同步,但是到了电脑上却找不到。加之后来我增添了一台Mac Air,Mac版本上的输入经常出现问题,不能输入中文,这么来来回回几次后,我失去了耐心,转向有道云笔记的怀抱。用到目前也有两年多的时间,作为云笔记的轻度用户来说,感觉非常顺手,各项功能也非常稳定,尤其是在Mac系统上表现很好,没有任何水土不服的症状。此外还有比较重要的一点,有道云笔记提供收费版本,一般而言我比较倾向于有收费版本的产品,产品有了清晰的盈利模式,比号称终身免费的产品更可靠。经历过一次笔记迁移,我非常清楚它的工作量,从内心深处来说不想再更换云笔记产品。目前我用的是有道云笔记的免费版本,对我来说功能已经足够,如果将来有需要,随时可以转为收费用户。

其它可选的云笔记产品也很多,我试用下来发现一些问题,没有成为我的最终选择。

印象笔记。相当优秀的一款产品,功能强大。但是免费账号客户端数量只能2个,而且没有网络的时候不能离线浏览。

为知笔记。在网页收集方面做得比较出色,但是2017年开始服务规则调整,收费账号才可以进行云端同步。没有同步功能的云笔记就不能称为“云”了。

微云笔记。腾讯基本没有推广这个功能,所以知道的人很少,用得人就更少了。功能很简单,称为备忘录可能更合适些。

在我的电脑上,笔记的主打产品并不是各种云笔记,而是使用了近十年的mybase。虽然它的官方网站基本是英文,但它的的确确是一款国人开发的产品。我一直在想是不是因为国外用户的版权意识强,所以作者认认真真做个英文网站能卖出一些软件许可证。英文版的价格比较贵,近80美刀。不过作者有针对国内用户的优惠,在X宝上也可以搜到。我个人建议,对于自己常用的优秀软件,还是以购买正版为宜,倒不是怕破解版本有病毒,而是我们应该以这种方式对作者的劳动和价值进行肯定,而作者也会更有动力和实力让产品变得更好。我为什么要选择mybase呢?因为它的笔记就是一个本地的数据库,数据的存储、复制都很方便。至于功能而言,除了没有移动端应用和不能云端同步外,那可比云笔记强大太多了,凡是与笔记相关的你能想到的功能都可以实现。我相信还有很多你想不到的功能也能被你发掘出来。在交换数据方面,mybase提供了丰富的导入和导出功能。我特别要重点提一提导出功能,我一直在使用的有道云笔记,即使收费版本,也只能导出为有道的格式或是PDF格式。其它云笔记也是大同小异。这意识着你辛辛苦苦保存下来的笔记,并不是真正属于你自己的,一旦网站停止提供服务,这些笔记就只能看不能用了。所以从本质上来,这些云笔记都是不可靠的。至于云同步功能,mybase也可以变通的方式实现,使用云盘让数据库进行云同步即可。

目前我的使用方法:mybase为主,手机上用有道云笔记记录碎片,用电脑的时候就转移到mybase上。

最后,特别想和应届生说,简单的就是最可靠的,任何时候,传统的纸和笔都是不可替代的工具,不需要充电,系统也不会宕机,会议的时候拿个移动设备也不符合职场规范。作为工具控,我有必要给同学们安利一下那种线圈本,比活页夹更好用,不管在哪一面书写,都能保证你的手腕处于平整状态。记录之后,我们可以使用输入神器——讯飞语音输入法转换为文本。因为文本便于搜索,也便于复制分享,还是回到那句话,让合适的人做合适的事,让工具帮你做事。

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