信息系统项目管理师:论文参考--项目沟通管理

2023年1月，我担任项目经理，负责某某公司中国大区的基于SOA的 BPM业务流程管理系统的建设，该项目投资金额800万人民币，建设工期为一年，项目组织结构为扁平化管理的项目型组织，包含七位团队成员，其中包括项目经理一名，软件架构师一名，软件测试工程师一名，软件设计师一名，软件开发工程师三名。通过该项目的建设，实现了某某公司中国大区的合同以及协议模块，内部领用模块，固定资产变动模块，报废模块，改票核销模块以及冰柜模块的业务流程管理的信息化。该项目于2024年1月，通过了验收，并赢得了用户的好评。本文以作者的项目管理经验，理论结合实际，以基于SOA的BPM业务流程管理系统项目为例，以项目中的沟通管理为主线展开论述，主要包括以下主要过程：规划沟通管理计划，管理沟通，监督沟通。

正文

在整个软件项目管理中时间投入最多的就是项目沟通问题，并且项目启动之初最先做的就是沟通，可见沟通管理对于软件项目管理的重要性。沟通管理是软件项目管理的核心工作，沟通管理也是整个项目实施过程中的神经中枢，有效的沟通是软件项目成功的先决条件。然而我国项目管理起步较晚，沟通管理理论及实践水平都有待提高。在软件项目实施过程中，像沟而不通、沟通不畅、沟通无结果、沟通表达不清晰等类似的问题比比皆是，严重阻碍软件项目顺利开展，响软件产业的高效发展".

2023年1月，我担任项目经理，负责某某中国大区的基于S0A的 BPM业务流程管理系统的建设，该项目投资金额600万人民币，建设工期为一年，通过该项目的建设。某某是全球最大的日用消费品公司之一，公司业务遍布全球。因为业务需求，该公司需要在中国大区开发一套BPM业务流程管理系统，该公司对BPM业务流管理系统有以下几点要求；第一，BPM业务流管理系统必须通过SOA 和HRM资源管理系统，ERP企业资源计划管理系统，以及Coupa支出管理平台进行对接。第二，必须完成以下模块的业务流程管理模块的开发，其中包括Etree（合同）业务流程模块，EBMI（内部领用）业务流程模块，WO（报废）业务流程模块，FAMP（固定资产变动）业务流程模块，CSF（改票/取消改票/AR核销）业务流程模块以及IC（冰柜报废盘盈申请）业务流程模块。第三，要求BPM业务流程管理系统需要灵活，可扩展，低耦合，能够快速根据业务需求量身制定业务流程管理系统。该系统是基于SOA的BPM业务流程管理系统，采用.net技术，SQLServer数据，K2 Workflow工作流引擎，WebService技术以及电子印章等技术。

在建设BPM业务流程管理系统中，我们理论结合实际，以项目沟通管理为主要线索，进行了以下活动。

第一，规划沟通管理计划。“好的开始是成功的一半”，项目沟通计划项目启动之初对项目在各阶段的沟通内容、沟通形式等各方面做出的计划，对沟通做规划就是识别项目干系人对信息的需求，并制定相应沟通方法的管理过程。

在项目启动之初，我根据项目管理计划，并查看干系人登记，确定了项目中的干系人包括IT部高级经理Jennifer，法务部律师Nancy，财务部经理 Apple，税务部 BPJoanne 以及HR David，IC业务部门Jane，负责HRM，ERP，Coupa系统相关工程师，以及所有的项目团队人员。考虑到绝大部分干系人都在相邻的办公大楼LK1，U66以及LK3三栋大楼分散办公，并考虑企业内部沟通文化和沟通习惯，并根据我多年的沟通管理经验，我初步确定以下沟通方式：首先，在日常通邮中以邮件沟通，Skype即时沟通软件为主。其次，需求调研，测试以及其他里程碑事项，必须先告知会议主题，提前三天进行预约，并以 Skype视频会议和现场会议为主，并且会后必须以邮件形式发送会议纪要给所有会议相关干系人，让干系人确认沟通无误或者进行必要的补充。最后，对于特别紧急的事情，则以电话，现场沟通为主。

此外，我还考虑到干系人对项目的关注程度，以及对项目进行管理和监控的必要性，和干系人沟通后初步计划，制定了以下例会沟通计划：第一，与各部沟通制定了月例会计划，用于沟通项目进度，成本，风险，范围等相关问题以及确认。第二，就项目团队内部，实行周例会制度，用于管理，汇报，监控项目工作，记录相关绩效，解决项目中遇到的问题，处理冲突，风险和纠正项目偏差等问题。最后，我把沟通相关的计划的内容以书面形式，整理成项目沟通管理计划。用于管理和指导项目工作。

第二，管理沟通。沟通管理计划制定后，在项目的执行阶段中，没有特殊的情况下，应该严格按照计划执行。进行沟通管理的最终目标，就是保障干系人之间有效地沟通，在项目进行的全过程中，我进行了有效的沟通管理。首先，在项目初期，我们一般选用会议讨论的方式，各干系人参与的讨论的方式，获取更加全面的需求信息以及各干系人的期望，并在会后形成会议纪要，并通过邮件的形式发送给各干系人，例如在项目初期，我们就关于Etree合同业务流程模块，我们就和IT部高级经理Jennifer，法务部律师Nancy以及各业务部门主要干系人通过邮件预约，Skype视频会议，收集了各方的需求并确定了Etree合同业务流程模块的范围，最后把会议讨论书写为会议纪要和需求文档，通过邮件发送给各干系人确认。其次，在项目需求确认后，我们通过每月的周例会管理和指导项目团队成员的进度，并解决项目遇到的问题，通过周会，能够很好地把握当前项目进度是否符合计划，比如说在周例会中，我们发现与HRM资源管理系统开发 SOA模块，进行接口开发进度延误，通过沟通了解是负责HRM的工程师没有很好地进行配合开发，导致开发进度延后，我将该问题反映给IT部高级经理Jennifer，让 Jennifer 和 HRM的工程师进行沟通，HRM工程师在沟通后，开始重视并配合SOA 模块开发，通过后期的纠偏，SOA模块如期完成。最后，我们在每月的例会中，给各干系人进行沟通和汇报，保证干系人之间对项目进度等各方面有更好的了解，进一步促进项目的正常推进。

第三，监督沟通。在项目执行的过程中，需要对沟通进行适当的监控和控制，确保沟通过程中的目的能够实现。在进行沟通控制的过程中，有可能需要重新调整，更新或者重新制定沟通管理计划，也有可能需要重新调整，更新沟通过程的管理计划。

经过我们团队的不懈努力，历时一年，本项目于2023年一月我们终于通过了用户验收测试。终于实现了某某公司中国大区的BPM业务流程管理系统的信息化，大大的提高了企业业务流程管理的效率。本项目得益于我成功的资源管理以及成本管理。当然在本项目中，还有一些不足之处，比如在项目实施的过程中，由于 HRM系统的工程师不太重视，导致在与HRM 人力资源关系系统对接时进度稍微延后，但是经过我的沟通管理和后期的纠偏，并没有对项目产生什么不良影响。在后续的学习和工作中，我将不断的努力学习，和同行进行交流，不断提升自己的业务和管理水平，力争为我国信息。