企业如何实施电子采购 企业采购有效的6个步骤

想象一下这样的场景：你的办公桌上堆满了等待处理的文书工作，还有一些文件正在处理中。您正在盯着 Excel 表格，试图在与几分钟后开始的与您最大的供应商举行重要会议之前理解这些数字。

如果这听起来很熟悉，你会同意手动采购非常繁琐和耗时。这就解释了为什么越来越多的组织正在实施电子采购战略。根据 CIPS 的 2020 年采购和供应数字化报告，多达 95% 的公司在其采购和供应实践中采用了技术。

但是，采用技术并不能保证立竿见影的效果。您需要制定一个电子采购策略来指导您的业务采购和供应流程。该策略是一项计划，旨在通过自动化工具以最具成本效益的方式获得必要的供应。在这篇文章中，我们将引导您完成在创建和实施电子采购策略时要遵循的可操作步骤。此外，我们将介绍如何找到最适合您需求的电子采购软件。制定有效的电子采购战略以推动预期的结果需要适当的规划。

第 1 步：审查您当前的采购策略

在深入研究创建新的采购策略之前，请花一些时间来分析现有策略。

通过分析您当前的采购流程，您可以更清楚地了解其优势和劣势。通过这种方式，您可以概述希望在新的电子采购策略中改进的方面。

在审查您当前的采购策略时，您应该问以下一些问题：

谁是你们的供应商？

有哪些合规性检查措施？

谁是您表现最好的供应商，谁是最差的？

耗材的平均交货时间是多少？

您有哪些系统来跟踪支出？

如果您只有手动流程，则获取其中一些信息可能会很困难。但是，花费时间和精力来追踪可用信息是值得的。

第 2 步：记录您当前策略中的差距

一旦你了解了你当前的采购流程，就概述它的一些缺点。

识别流程中的缺陷将帮助您了解它对组织产生的负面影响。更重要的是，您可以在新的电子采购策略中集思广益。

当谈到采购过程中的缺点时，您应该注意以下一些问题：

特立独行的支出（流氓支出）

总拥有成本 （TCO） 高

延迟订单交付

对传统采购软件的依赖

员工绕过采购程序

识别这些问题将向您展示您当前流程的不足之处，以及如何在电子采购策略中改进它们。

例如，您可能会发现您的列表包含一些不可靠的供应商，这会导致您当前的采购流程出现短缺。您需要查看供应商名单并找到替代品。

第 3 步：让利益相关者参与进来

一旦确定了上一个计划中的差距，下一步就是列出新采购策略可能影响的利益相关者。这是因为，如果没有必要的利益相关者参与，几乎不可能实施您的战略。

此外，利益相关者可以指出您错过的现有计划中的缺点。他们还可以提出改进新采购计划的方法，以帮助您的组织实现其业务目标。

因此，列出从财务团队到供应商和最终用户的利益相关者。我们建议您的名单包括您的新电子采购计划可能影响的任何人。

“尽可能多地花时间与整个企业的内部客户以及最重要的供应商和外部合作伙伴进行面对面的对话（面对面或虚拟）。”这些会议将帮助您了解“人们如何看待当今的采购组织，确定采购机会以在关系中增加附加值，并开始在未来建立更有效的协作模式。

第 4 步：创建电子采购计划并设置 KPI

一旦管理层批准了您的电子采购策略，就该制定计划并设定明确的 KPI 了。这样做将帮助您就如何实施新的电子采购计划制定具体计划。它还将帮助您设定正确的期望，即您和您的组织在实施策略后应该期望什么。

当您选择电子采购 KPI 时，您还应该确保它与更广泛的组织目标相关联。

假设您的组织希望削减成本以在经济衰退中维持生计。您需要选择专注于帮助公司实现这一目标的 KPI。您可能决定将重点放在 KPI 上，例如采购订单成本、采购成本规避和采购成本降低。

第 5 步：使用电子采购软件

执行和管理有效的电子采购战略涉及许多活动部分。手动或使用传统软件管理所有这些部件既费时又费力。

因此，您应该选择能够完成工作的采购软件。使用合适的工具可以帮助您将采购流程整合到一个地方。这意味着不同部门的利益相关者或员工可以轻松地进行协作，而不会遇到麻烦。

那么，您应该在采购工具中寻找什么呢？它应该：

与 ERP/会计系统集成

支持整个采购到付款周期

拥有快速、定制的审批工作流程

提供支出洞察和报告

支持费用管理

提供供应商管理功能

使用像白码采购管理系统这样的电子采购软件，您可以跟踪多个部门的支出，以查看每个部门的支出。不仅如此，您还可以为不同地点或部门的工作人员创建自定义预算。

第 6 步：实施和审查

一旦你选择了你的采购软件，就该实施它了。您应该检查是否有足够的资源来实施您的电子采购策略。另一方面，你应该注意不要给你的员工施加太大的压力。

当您决定在您的业务中实施电子采购策略时，请确保传达其对组织的影响。与人力资源团队和部门负责人合作，提供有关变更和新采购指南的重要信息。不要忘记让外部利益相关者和供应商参与进来，因为他们已经是流程的一部分。

与使用传统方法相比，制定电子采购策略提供了更有效的解决方案。如果方法正确，它可以帮助您降低成本并帮助与供应商建立更好的关系。

更重要的是，使用支出管理软件还将有助于提高公司的支出可见性，并简化整体采购流程以获得更好的结果。

总结

白码采购系统支持企业针对不同类物资采用不同的采购管控策略，支持对采购价格、采购权限、定价权限、采购模式等进行精细化管理，为企业管控和防范采购风险打下坚实基础。

同时，还可强化企业与供应商的连接，实现企业和供应商高效的协同机制和手段，减轻业务工作量、提高业务准确度、提升工作效率。并且可帮助企业建立规范、可追溯的全生命周期供应商管理体系，每个环节业务可在线进行查询、追溯，确保供应商管理部门在业务上的公开、透明。实现精细化采购管控是一个系统工程，不妨借助白码采购管理系统，可以达到事半功倍的效果!