电子发票保存原件如何选择文件格式？

电子发票需要保存原件，依据是《电子凭证会计数据标准（试行版）》和《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》财会〔2020〕6号。

目前各开票系统在发票开具完成后提供下载的文件格式主要有三大类：XML、PDF和OFD格式。

宜盟报销查重工具可以通过上传电子发票原件，自动识别发票的票面信息，进行查重、验真等操作，并形成企业完整的电子发票报销台账。

但不是随便下载一种就可以当成原件存档的，如何选择需要存档的原件格式呢？宜盟报销查重工具一文带你搞清楚。

数电发票

数电发票开具之后，一般会提供三种格式文件供下载，包括XML、PDF和OFD格式，其中XML格式是属于需要存档的原件，在报销时需要将其提供给财务进行存档。因为XML格式的文件不利于阅读，PDF和OFD格式的文件主要是用来方便预览和打印，以便满足绝大多数单位打印报销的要求。

增值税电子专用发票

增值税电子专用发票开具完成后会提供两种格式文件的下载：OFD和PDF，其中OFD时含有电子签名的电子发票原件，打印报销的话时需要单独提交存储的，提供的PDF格式文件是用来预览和打印，主要时因为早期OFD格式需要专门的阅读器才能打开，用来打印报销不是很方便，因此提供和版面与OFD格式完全一致的PDF预览文件，可以打印报销，但是没有OFD文件专属的电子签名，因此不能当作原件存储。

增值税电子普通发票

增值税电子普通发票分为两种，一种是需要存储OFD格式文件，一种是需要存储PDF文件，最显著的区别就是看票面：

如果发票右下角没有发票专用章、发票第一列标题为【项目名称】的，则应该保存电子发票原件的格式为OFD格式。

如果发票右下角有发票专用章，发票第一列的标题为【货物或应税劳务、服务名称】的，则发票原件是PDF格式。

其他电子发票

除了以上几种电子发票外，还有通用机打（电子）发票、区块链发票、财政电子票据等电子发票，这些电子发票的原件格式一般都是PDF，只需要是从官方下载的PDF格式都可以存储。

宜盟报销查重工具专业解决电子发票查重、验真和原件归档难题。

还有一种情况：所有的电子发票原件都应是具有完整电子元信息的规范原件，将拍照、截图等操作生成的图片后期转成“原件”格式的文件不能当作原件存储。