警惕！外贸联系函切忌如此构思！

编写开发信是外贸业务员核心技能之一，堪称开启客户合作机会的宝贵秘钥。然而，众多外贸从业者常感困惑：他们发出的开发信似乎效果不佳，往往在百封邮件中就有数十封被退回，其余的绝大多数犹如泥牛入海，杳无音信。

接下来，让我们探讨一下导致开发信件回复率不高的各种因素。

标题缺乏焦点

在客户查阅邮件时，标题是决定他们是否点击查看的关键。若标题未能瞬间吸引他们的目光，那么来自不明发件人的邮件极有可能被忽略。

因此，标题的制作至关重要，以下是一些可以参考的构造方式：

To ***公司/人名＋产品名；

Re＋产品名；

融入产品特性，如Long shelf life（这个可以不断换着用）＋产品名称；

用how，what, why带疑问的标题，比如Why we can gurantee ** long shelf life for产品名；

Free sample of +产品名。

在撰写开发信时，通过精准的主题来突出产品特性，是留给客户深刻印象的有效策略。将产品关键词融入邮件标题，即便客户目前并无需求，一旦有需要，只需通过关键词搜索，相关邮件便会立刻显现。

开发信总体篇幅过长

在撰写开发信时，销售人员常犯的一个错误是担忧客户对本公司信息掌握不足，因此总试图将所有信息一股脑儿地融入其中。例如，他们倾向于列出所有可用的联系方式，以确保客户能够触及自己；邮件内容过于冗长，几乎要把产品创意的整个构思过程都详细叙述；他们力求详尽无遗，希望将公司的每一项优势都尽数呈现。然而，这种做法往往导致邮件内容繁复，难以吸引客户的注意力。

在快节奏的工作环境中，客户分配给查看和回复邮件的时间有限。考虑到不同文化背景的人对英语的理解存在差异，有时需猜测句子的真正含义，这种情况下，长篇大论的邮件更难以激发阅读的兴趣。通常，客户在打开邮件的第一时间就已经决定了是否值得继续阅读下去。

公司、工厂介绍所占篇幅过多

众多销售人员常觉得，详细阐述企业规模和生产设施的重要性是凸显公司实力、赢得客户信任的途径。然而，真相是，在没有亲身体验或第三方权威机构验证的情况下，客户往往对信件中描述的企业和工厂规模持有疑虑，这种情况就如同俗语中的“卖瓜人自夸瓜甜”。

因此，在撰写开发信时，关于公司及工厂的介绍应尽量精简，仅需扼要概述其规模即可。过度的赘述不仅浪费时间，还可能降低客户对你的良好印象。

使用复杂的英语语法

部分销售员过于自信其英语能力，总是力求将开发信打造得过于复杂，运用各式繁复的语法和句型，偏好使用罕见词汇。然而，不同国家之间的英语表达本就存在差异，例如中式的英语和印度的英语风格迥异。在这种背景下，若再引入复杂且生僻的语法结构，客户阅读时便如同解读“密文”，又有多少人愿意投入时间去理解邮件的真意呢？这样的写法不单是与撰写开发信的初衷背道而驰，更像是英语写作上的卖弄。

而一封优质的开封信，应该是直接而清晰，让客户一眼就能洞察你的销售意图以及产品的独特之处。撰写开发信时，若一句话就能阐述清楚的内容，便无需赘述两句。这不仅节省了自己的时间，也尊重了对方的阅读时间。

排版花里胡哨

在撰写商务开发信时，部分业务人员倾向于采用过分醒目的字体、颜色，以及过度的格式化手段，如放大、加粗和斜体等，使得邮件显得过于杂乱。尽管意图可能是为了突出重点，但在客户眼中，这样的设计可能适得其反，导致无法凸显真正的关注点，甚至可能对客户的阅读体验产生负面影响。

通常情况下，客户更倾向于收到简洁明了的邮件，整封信件使用单一字体。在欧美，常用的字体包括Arial、Verdana、Calibri和Times New Roman。虽然偶尔也会有人选择Tahoma字体，但相对较少见。他们更偏好全文统一使用黑色或深蓝色字体的风格。

常使用附件、插入链接

在启动与潜在客户的初次交流时，建议采用纯文字方式进行，避免添加任何链接或附件。这是因为此类元素可能导致邮件被误判为垃圾邮件，进而被转入垃圾箱或甚至被系统直接拦截。

首次联络客户时，务必要留意这些细节。请铭记，保持内容的纯粹性至关重要，避免使用图片、链接或附件，以确保邮件的整洁和清晰。

如在某些情况下必须使用图片，请将其嵌入到正文中，并注意图片文件的大小，最好保持在100KB以下。

收件人信息错误

这个表面看似简单的问题实际上却暗藏玄机。即便开发信件撰写得如何巧妙，若未能精准送达关键人物手中，无异于向虚空挥拳，徒劳无功。

同时，众多从事外贸工作的人士，尤其是初入行业的新手，在利用Google搜寻潜在客户时，尽管历尽艰辛终于锁定目标客户，却发现网站仅提供通用的info、sales邮箱，而无法寻觅到决策者如老板、采购主管的直接联系方式。或许有人会质疑，发送至公共邮箱的邮件难道不会转发给采购主管吗？虽然理论上存在这种可能，但实际上发生的几率相当低。