Office常用操作技巧

一、认识快捷键

1.全选：Ctrl+A

2.复制：Ctrl+C

3.粘贴：Ctrl+V

4.剪切：Ctrl+X

3.保存：Ctrl+S（一定要养成实时保存的习惯）

4.加粗：Ctrl+B

5.快速查找：Ctrl+F

6.快速替换：Ctrl+H

7.重命名F2（鼠标左键点击文件，后摁下F2键）

8.屏幕截图 Alt+A

二、一些必要设置

（一）让文档显示全部标记

作用：快速发现不必要的空格等。

（二）清除全文格式

作用：方便自行调整格式

三、分页符

分页时一定要使用分页符，不管行文是否刚好到当页末尾

作用：最终汇总时能够保持全文格式不变，对于表格汇总尤为重要。

四、文本居中

五、首行缩进和行距设置

六、表格标题行重复

七、新旧文档的比较

八、批量处理文档

关键：找出共同项，善用替换（Ctrl+H）,认识基本的特殊格式。

（一）清单快速汇编

（二）批量输入统一标点符号

九、通配符的使用方法

利用通配符可以令我们的查找工作更加灵活方便，下面就让我们来看一下这些统配符的具体用法。

1.任意单个字符：“?”可以代表任意单个字符，输入几个“?”就代表几个未知字符。比如我们输入“?国”就可以找到诸如“中国”、“美国”、“英国”等字符；输入“???国”可以找到“孟加拉国”等字符。

2.任意多个字符：“*”可以代表任意多个字符。比如我们输入“*国”就可以找到“中国”、“美国”、“孟加拉国”等字符。

3.指定字符之一：“[]”框内的字符可以是指定要查找的字符之一，比如输入“[中美]国”就可以找到“中国”、“美国”。

4.指定范围内的任意单个字符：“[x-x]”可以指定某一范围内的任意单个字符，比如输入“[a-e]ay”就可以找到“bay”、“day”等字符，要注意的是指定范围内的字符必须用升序。

5.排除指定范围内的任意单个字符：“[!x-x]”可以用来排除指定范围内的任意单个字符，比如我们输入“[!c-f]”就可以找到“bay”、“gay”、“lay”等字符，但是不会找到“cay”、“day”等字符。要注意范围必须用升序。

6.指定前一字符的个数：“”可以用来指定要查找的字符中包含前一字符的个数，比如输入“chose”就是说包含1个前一字符“o”，可以找到“chose”，输入“chose”就是说包含2个前一字符“o”，可以找到“choose”。

7.指定前一字符数范围：“”可以用指定要查找字符中前一字符数范围，比如我们输入“cho”，则说明包含前一字符“o”数目范围是1-2个，则可以找到“chose”、“choose”。

8.一个以上的前一字符：“@”可以用来指定要查找字符中包含一个以上的前一字符，比如我们输入“cho@se”，就可以找到“chose”、“choose”等字符。

9.指定起始字符串：“

10.指定结尾字符串：“>”可以用来指定要查找字符中的结尾字符串，比如我们输入“er>”，就说明要查找的字符的结尾字符为“er”，可以找到“ver”、“her”、“lover”等等。

另外为了更精确的查找，你还可以把以上的通配符联合起来使用，比如我们输入“”则表示查找所有以“ag”开头并且以“er”结尾的单词，注意这时需要用括号来区分开不同的查找规则。最后还要注意如果要查找已经被定义为通配符的字符，如“*”、“?”等字符，必须在该字符前面加上反斜杠“\”，如输入“\*”则表示查找字符“*”。；

选中“使用通配符”复选框后，Word将只查找与指定的内容精确匹配的文本。请注意，“区分大小写”和“全字匹配”复选框将不可用（灰显），以表示这些选项已自动开启。您无法关闭这些选项。

要搜索已被定义为通配符的字符，请在字符前面键入一个反斜杠(\)。例如，键入\?可查找问号。

可使用括号对通配符和文本进行分组，以指明处理顺序。例如，键入可以查找“presorted”和“prevented”。

可使用\n通配符搜索表达式，然后将其替换为经过重新排列的表达式。例如，在“查找内容”框中键入(Ashton)(Chris)，并在“替换为”框中键入\2\1。Word将找到AshtonChris并将其替换为ChrisAshton。

以下代码只能在“查找内容”框中使用（关闭“使用通配符”时）

查找、替换功能使用举例

1.快速批量删除软回车

2.把软回车替换成硬回车

其实知道了软回车是^l，硬回车是^p，那么我们就可以灵活运用了。比如我们经常会遇到一篇要打印的文档很长，中间有很多回车，如果遇到段与段之间有两个回车，我们就可以利用替换成一个回车。这样就节省了很多空间。

3.清除“Word文档”中多余的空格

选择“查找”，出现“查找”对话框，在“查找”内容中输入一个空格，把下方的“突出显示所在该范围找到的项目”选项选上，单击“查找全部”按钮，即可将文中的全部空格选中，单击“关闭”按钮，然后按下键盘上的Delete键即可将全部空格删除了。

4.快速清除“Word文档”多余空行

首先想一下空行的特点，实质是多个“段落标记”连在一起，利用Word的替换功能可以删除文章中的空行。；

打开“编辑”菜单中的“替换”对话框，把光标定位在“查找内容”输入框中，按下“高级”按钮，选择“特殊字符”中的“段落标记”两次，在输入框中会显示为“＾p＾p”，在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”，即“＾p”，然后按下“全部替换”按键，可删除单行的空行，对于多行空行，可进行重复替换，直到删除全部的空行为止。

在用替换的办法删除空行时要注意两个问题：

分清文件中用的是手动换行符(“Shift+回车”)，还是段落标记。“^p^p”替换成“^p”并不能替换所有的空行。如果文件中用的是手动换行符，那么就要用“^l^l”替换成“^l”(这里用的不是1，而是L字母的小写，也可以直接用替换对话框里的“特殊字符”，里面有“手动换行符”)，空行才能去除.

有时遇到这种情况，可能是用手动换行符换行的。可能你也用了“^l^l”替换成“^l”的办法，用“全部替换”时依然提示“Word已完成对文档的搜索并已完成0处替换”这又是为什么呢？为了搞清楚到底问题出在哪里，试试在Word文档中分别用手动换行符和回车符制造一些空行，用“^p^p”替换成“^p”和“^l^l”替换成“^l”来验证，结果能顺利完成空行的删除。为什么自己输入的可以替换，网上下载的却不能呢？难道这里面还有“机关”？

注意空格的存在。

无奈之下，只得试用手工删除了。在删除的过程中，会发现它的秘密：原来每个空行的换行符前还有一个空格。空格成了折腾人的“罪魁祸首”！再用“^l^l”(注意两个换行之间有一个空格)替换成“^l”，替换终于有成果了。单击了几次全部替换，又更改了几次“查找内容”，比如把“^p^l”替换成“^l”。页面中再也没有空行了。

看来用替换的方法来删除空行时，要灵活对待查找的内容。使用查找替换的办法查找空段标记(点开高级>>特殊标记)，然后替换那一栏不填。

5.改变图片格式

按下Ctrl+A组合键选中整个文档。按下Ctrl+H组合键调用“查找与替换”菜单项中的“替换”标签卡。单击“高级”按键，出现高级选项。将光标定位到“查找内容”项上，首先清除原来的设置内容，并单击“不限定格式”按键，以使所有图片都成为查找对象。然后鼠标单击“特殊字符”按键，在出现的下拉菜单中选择“图形”，这时会在“查找内容”项内出现“^g”字样，这就是“图形”的快捷键。

将光标定位到“替换为”项上，首先清除原来的内容，鼠标单击“不限定格式”按键，以清除上次的格式设置。然后鼠标单击“格式”按键，在出现的下拉菜单中选择“图文框”。会出现“替换图文框”设置框。在“尺寸”栏内将“高度”和“宽度”分别设为“自动设置”。在“水平”栏内将“位置”设为“居中”，“相对于”设为“页边距”。在“垂直”栏内将位置设为“0厘米”，“相对于”设为“段落”。并勾选随后的“随文字移动”和“锁定标记”。

设置完成后，单击“确定”按键。回到“查找与替换”设置栏后，单击“全部替换”按键。

6.输入公司标志

在文档输入过程中将需要插入图片的地方输入“公司标志”字样。文档输入完成后，依照第一种替换形式的格式替换方法将“公司标志”字样的格式替换为“突出显示”。按下Ctrl+C组合键复制设计好的公司标志图片。

按下Ctrl+A组合键选中整个文档。按下Ctrl+H组合键调用“查找与替换”菜单项中的“替换”标签卡。单击“高级”按键，将光标定位到“查找内容”项上，首先清除原来的设置内容，并单击“不限定格式”按键，以清除上次的格式设置。然后鼠标单击“格式”按键，在出现的下拉菜单中选择“突出显示”，这时“查找内容”项内显示为空，但是它的下面会提示“格式：突出显示”字样，表示此次的替换对象为设置了“突出显示”效果的格式。

将光标定位到“替换为”项上，首先清除原来的内容，鼠标单击“不限定格式”按键，以清除上次的格式设置。然后鼠标单击“特殊字符”按键，在出现的下拉菜单中选择“剪贴板内容”。

在“替换为”项内会出现“^c”字样，这是对应“剪贴板内容”的快捷键。单击“确定”按键后，回到“查找与替换”设置栏，单击“全部替换”按键。这样就实现了快速输入公司标志的效果。