外贸人，为什么你发的邮件容易被判定为垃圾邮件！

在国际贸易领域，外贸从业人员常通过电子邮件与海外买家保持沟通。作为经验丰富的采购专家，他们的电子邮箱时常充斥着大量邮件。为了提升处理邮件的效率，众多海外客户倾向于利用垃圾邮件筛选工具，以剔除不必要的邮件。

在撰写邮件时，外贸人员需留意以下几种情况，以免误触垃圾邮件过滤机制。

一、出现敏感词

在电子邮件中频繁使用易被识别为垃圾邮件的关键词，如110%、free、sell、sale、low price、quote、offer、discount、MOQ、advertisement、Order now、Make $等，这些词汇容易触发垃圾邮件的过滤机制，导致邮件可能直接被拦截，无法获得任何回应。篇末可获取一份垃圾邮件敏感词汇的详细目录。

二、非正常拼写

当电子邮件中采用特殊符号替换字母，例如将单词拼写为"w0rds"或"L3tter"，或者使用"uPPer"及"CaSE"等大小写混合的方式，这类偏离常规的写法极有可能被识别为垃圾邮件。应当意识到，在国际环境中，尤其是在职场氛围中，外国人对待此类事务的态度通常是严谨且认真的。

三、大量使用感叹号、问号

在撰写邮件时，需注意主题行中避免使用问号或感叹号，因为这样很可能不经意间激活垃圾邮件的过滤机制。因此，应尽量减少表达中的情感色彩，例如避免使用“Did you receive the proposal? Please let me know!”这样的句子。在跨国商务交流中，过于强烈的情感表达如感叹号，可能会使收件人产生反感，甚至可能导致邮件被忽略或无回复。

此外，像“Do you have tomorrow's agenda?”这类疑问句尽管看似平常，但由于许多垃圾邮件的主题句往往以“Do you want”或“Do you have”作为开头，故而这样的措辞同样容易引起垃圾邮件系统的警觉。

四、出现紧急性或帮助字眼

当“urgent reply needed”这类措辞出现在电子邮件中时，筛选工具便会将其识别出来。在这种情形下，我们可以尽早获取客户的联系方式。遇到确实需要迅速回应的情况，直接通话可能更快地联系到对方。此外，涉及“will help”这类表达提供帮助的语句也会被系统排除。

五、邮件内容插太多图片

冗长的纯文字邮件缺乏图像点缀，恐怕难以获得回复。然而，过多图片而文字稀少的邮件却更易被误判为垃圾邮件。事实上，图像与文字的比例越高，邮件被垃圾邮件过滤器捕捉的机率也随之增加。

六、附件、超链接太多

过多附加文件和超链接可能引起垃圾邮件筛选机制的反应。不附加任何文件可最大程度确保邮件送达，然而这并不代表会得到回复。通常情况下，PDF格式的附件被视为最安全，其次是Word和Excel文档，JPG格式也较为可靠。然而，exe文件几乎有99%的几率被识别为垃圾邮件，而.rar和.zip文件也有高达90%的可能性被归类为不当邮件。

七、IP被视为垃圾邮箱

IP地址是一组独特的数字，用以标识接入网络的各个设备。对于那些配置了固定IP地址的设备来说，它们的地址是持久不变的。相对而言，动态IP地址则会随时间发生变动。正因如此，若垃圾邮件过滤系统察觉到来自相同发件人却拥有不同IP地址的邮件，便会将其拦截。如有必要确认自身IP地址的信誉度，可随时借助网络上的多种工具进行查询。

八、发送频率过高

频繁发送电子邮件可能会导致被垃圾邮件过滤系统捕捉。同样，若使用多个邮箱账户反复联系同一客户，也存在被标记为垃圾邮件的风险。建议的邮件发送周期应为每周2到3封，而对于频繁发送者，每日不宜超过一封。

在拓展客户的过程中，成功将邮件送达客户收件箱仅仅是起点。然而，大量邮件仍被归类为垃圾邮件，这样的邮件往往无法得到任何回应。因此，外贸从业者必须努力规避这类失误。