数电发票到底能不能用PDF入账报销

根据财政部和国家税务总局的相关规定，数电发票的PDF格式文件不能单独作为报销入账的归档依据，必须同时保存含有数字签名的XML格式源文件。

1.PDF格式的作用

预览与打印用途：PDF是数电发票的常见预览格式，纳税人可以打印PDF文件作为报销的纸质凭证，但PDF本身并非“源文件”，无法直接查验发票监制章和电子签名的有效性。

不支持入账：PDF格式不具备税务机关的数字签名，无法作为原件入账归档。

2.XML格式的强制保存要求

唯一合法归档文件：财政部明确要求，无论是否打印纸质件，接收方必须保存数电发票的XML格式电子文件。该文件包含完整的发票元数据和税务机关的数字签名，是唯一符合电子会计凭证归档标准的格式。

转换后的PDF无效：即使将XML转换为PDF或其他格式方便查看，转换后的文件也不具备法律效力，不能替代XML源文件归档。

3.实际操作中的合规流程

仅使用XML的情况：企业可直接通过XML文件进行无纸化报销入账，无需打印纸质件，但需保证所入账的XML文件正确合规。

需打印PDF的情况：若企业选择打印PDF作为报销凭证，必须同时保存对应的XML文件。例如，纸质打印件需与XML文件一并归档，以确保税务稽查时能提供完整、可验证的数据源。

4.XML文件的获取方式

开票方直接提供：开具数电发票后，开票方可直接通过邮件或二维码交付，受票方可自行下载其中的XML文件。

受票方自行下载：只收到PDF或发票图片，财务可通过《宜盟报销查重工具》，识别发票二维码后，下载数电发票XML格式原件；或者登录电子税务局下载。

总而言之，数电发票的PDF文件不能单独用于报销入账归档，必须同时保存XML源文件。企业应优先采用XML格式的无纸化流程，若需打印PDF，需确保XML文件的同步保存与管理，以避免税务风险！