242 把基本功,耍得虎虎生风

五分钟商学院

精彩内容

第四十九周:自我提升常用工具

1、搜索工具

2、邮箱日历联系人

3、协同软件

4、休息运动

5、我的一天

邮件、日历、联系人,是互联网时代商务人士的战马、盔甲,和长矛,一样都不能丢。

我拿起手机,能立刻查到过去20年每个人发给我的邮件,看到5761个联系人的联系信息,以及在16年前的某个下午,几点几分,谁曾和我在哪开过多久的会,讨论了什么。

手机丢了?没关系。买个新的,花两分钟设置,5761人,就全部回到了手机里。一切信息,在任何时间,任何地点,通过任何设备,都唾手可得。

概念

邮箱日历联系人

怎么做到的?今天我给你讲讲,我是怎么用“邮件、日历、联系人”的。

第一,邮件。

我希望你记住两点。

作为商务人士,千万不要用免费邮箱。掏出名片,留的是QQ邮箱,非常不职业化。你应该申请专门的公司邮件后缀(比如,润米咨询的邮件后缀是:run2me.com),表明你创业是认真的,企业是正规的。谷歌的邮箱后缀是google.com,腾讯的邮箱后缀是tencent.com,都不是自己的免费邮箱。

保留所有历史邮件。美国的《萨班斯法案》要求在美上市公司保留电子邮件至少5年。我用它要求自己,保留了过去近20年的邮件。这给我带来了极大好处,通过搜索,可以随时、瞬间调取历史邮件,提高沟通效率。

第二,日历。

很多人都理解,邮件是存在“邮件服务器”上,但未必清楚:日历、联系人也应该存在邮件服务器。用不提供云端存储的日历、联系人工具,是一个必须改掉的坏习惯。打电话给你的邮件服务商,问他怎么把手机,与日历系统相连。

然后,把一切事情,都放进日历。

有同事邀请你开会?请他用邮件发“会议邀请”,你在手机上一点“接受”,日历中就会多出一条日程。

定了航班,收到短信、邮件确认?聪明点的手机,都会把航班、酒店、信用卡还款信息,变成一条条日程,放进你的日历。

你想在周五下午独占2小时,专心思考?也加一条到日历中。

我的时间颗粒度是30分钟,我会把所有对时间有占用的事,都放进日历。当有人问你:周三下午有半小时开会吗?你可以立刻打开邮件客户端,查看日历。然后回答:2点-3点可以,发个会议邀请给我吧。收到邀请,我会把日程标为红色。

我用红色表示重要且紧急的事,蓝色表示重要不紧急的事。

周三下午2点快到了。提前15分钟,我的手机提醒我:15分钟后,在三楼会议室开会。

提醒非常重要。约了会议,把提醒设为提前15分钟;约了晚饭,设为提前1小时;定了航班,设为提前2个小时;朋友生日,设为当天早上10点。

如果你用微软的Office 365,还可以请助理帮你安排行程。清晨,我的手机响起,一则行程跳出:1.5小时后,司机来酒店接我去客户办公室。之前,我需要吃早餐、退房。退房时需要的发票抬头、税号,司机电话,客户联系人姓名、职位,都在这则日程中。

这就是日程管理,这就是效率。

第三,联系人。

从98年开始,我坚持把联系人信息,都存在云端。现在已经有5761人了。坦白说,我记不住每个人,但是“联系人”工具可以。常常很久没联系的人给我打电话,我拿起手机就说:“xxx,好久不见啊”。他非常惊讶,“哇,这么久没联系,你还记得我啊”。

使用联系人工具也要注意几点。

有时,你看到名字也想不起来是谁怎么办?认识新朋友,你可以和他合张影。回去后,把他的头像存入联系人。这样,当他的电话响起,手机屏幕上就会出现大头照。

如果你碰巧知道了他的结婚纪念日,儿子生日,或者爱吃什么,一切有关信息,都可以存在联系人里。下次约火锅,在联系人里一搜“火锅”,狐朋狗友就都出现了。

把最基础的“邮件、日历、联系人”用到极致,你会拥有神奇的效率。

小结

如何使用“邮件、日历、联系人”

1)商业邮件,不用免费邮箱;

2)保留所有电子邮件,随时可查;

3)把一切事情放入日程;

4)善用日程提醒功能;

5)保存联系人要带国别、区号、照片;

6)记住联系人生日、结婚纪念日、儿子生日、爱好。

问题

关于邮件、日历、联系人,你还有其他有趣的绝招吗?

来和我一起过过招吧。

感谢您花分秒阅读,再花1秒分享,胜过独自拥有快乐!

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