终极报表攻略,助您直取大力神杯(3)
——报表随信息化的演进
本文及后续文章将以报表为主题,力求从一个企业信息化咨询顾问的角度梳理相关内容,以供企业经营管理人员、企业信息化从业者参照,并与爱将简单问题复杂化的同道中人,和刨根问底的杠精相互探讨,欢迎批评指正。主要内容包括:
(小组赛第一场)报表的用途
(小组赛第二场)报表的制定、填报和使用
(小组赛第三场)报表随信息化的演进
(八强赛)用户的报表偏好
(四强赛)报表组织和呈现数据的方式
(半决赛)优化报表
(巅峰之战)消灭报表
前面两篇文章分别讨论了报表的用途,和报表的制定、填报和使用。第一篇文章将报表按照用途分成了核算、考核、分析、统计、报送、计算、审批、展示、归档和传递十种类型,针对每种用途逐一做了解释。
第二篇文章讨论了一下报表的制定、填报和使用。这些工作与报表用途有着莫大的联系。报表的制定是指报表内容和格式的编排,报表出具时间范围和频率,填报部门岗位和人员,报送和审批流程,报表使用的部门岗位和人员,报表的归档和销毁等工作的确定;报表的填报则是指填写和确认;而报表的使用则是指将报表拿来用于企业管理和或者经营核算。
本文将讨论报表的演进过程,主要是随着信息化发展的演进过程。如前文所提及的那样,报表的影响因素包括几个方面,一是企业的管理水平和管理风格,它在很大程度上决定了报表,包括用途、内容、填报、传递和使用等等;二是企业的信息化水平和信息化技术,它影响报表的形式、填报、传递和使用等等;除此之外,还有一个外部因素,即外部需求者,它影响了那些具备统计、报送、备案等功能的报表。
先聊聊这个影响报表的外部因素,就像大家心里所想的那样,来自集团公司、政府相关监管部门的数据需求往往以一定格式的报表存在,为了工作衔接方便,企业内部相关报表的制定者,往往倾向于直接采用相应报表。上述直接因素之外,还有一个间接因素,即法律法规,间接影响着企业报表比如会计法影响企业财务和会计类报表,GMP法规影响制药企业生产过程记录/备案类的报表。
在开始聊管理水平和管理风格这个影响因素之前,请您在心里默默回答下面一组问题,以矿泉水灌装线生产运作管理为例,您的报表做到了下面哪几条:
l报告周期是每月、每周、每天、每班?
l报告中的数据有月数据、周数据、日数据、班数据、小时数据、十五分钟数据?
l产量数据包括总产量、合格品产量、不合格品产量、降级产量、返工产量?
l设备运转数据包括设备完好率、设备运转率、OEE、TEEP?
l质量数据包括不合格数量、不合格原因,不同不合格原因下的不合格数量?
l是否绘制产量波动曲线,是否设置了目标产量,是否将实际产量与目标产量比较?
l是否设置了设备KPI的目标值。是否将其实际值与目标值进行比较?
l是否分析了质量KPI与其实际值的差距,是否分析了不同质量因素的不合格数量?
l这个KPI体系下所有的KPI是否有明确的计算公式,目标值?
lKPI的目标值多长时间变化一次,变化的依据是否进行了明确的记录和说明?
l是否以KPI为依据对不同的班组、产线进行了考评?奖励和惩罚制度如何?
l设备停机原因是否进行了明确的定义和分类,是否从规章制度的角度规定了设备的停机矩阵?这个矩阵是否变化?
l是否计算和分析了MTTR、MTBF、MTTF?
l是否罗列了影响正常生产的因素?是否有针对主要生产影响因素的改善措施?
l班组除了被考核之外,是否有工具获知如何提高绩效?
l是否进行了质量SPC的分析和管理?
l一般会制定未来多长时间的生产计划?主要计划数据是如何得出的?
l是否有根据历史数据预测未来的市场需求量?是否通过预测平衡需求量和原料?
l是否通过设备的故障数据进行重点的点巡检和预防性维修?主要设备是否存在针对性的维修和故障预防措施?
回答的怎样?是否越到后面的问题越有让人窒息的感觉?是否觉得后面的都是花样?
管理阶段有如下几个:
第一个等级,初始级,这个等级下,企业里能力出众的个人偶尔作出不错的工具,想出不错的点子,做出出众的绩效,但是完全不可持续,不可复制。
第二个等级,可管理级,企业具备了一定的管理能力,有一定的规章制度,可以通过制度和流程很大程度上避免不确定性和随机性,而获得一定的持续性和复制性。
第三个阶段,已定义等级,企业具备了全面的规章制度和流程,避免不确定性和随机性,而获得管理的持续性和复制性。
第四个阶段,量化管理,也就是数字为基础的生产运营管理。
第五个阶段,持续优化,以精益生产理论为基础的生产运营持续改进是一种表现形式。
毫无疑问,大多数企业在第三个等级,还有一部分企业在第二个等级,少数企业进入到了第四乃至第五个等级。
最后聊聊信息化对报表演进的影响。
在完全纸上报表作业的情况下,报表填报、传递和使用的流程较长,主要受限于填报人员收集数据的方式和能力、计算、书写、人工传递,使用人员阅读和解读数据的速度;
接下来,电子表格,如Excel的出现,提高了计算、书写的速度,并通过Excel的图表表现力提高了使用人员的阅读和数据解读的速度;
电子邮件系统,比如OA的出现,提高了传递的速度,也改变了数据收集的方式;
业务流程管理系统,比如工作流的出现,提高了传递、审批和流转的速度;
数据库的出现才算是第一次真正的革命,报表一改某个时间点的数据切片,向时间轴延伸,趋势的数据呈现和比对成为可能,结构化的数据组织和逐层挖掘成为了可能;
Web技术的出现,结合数据库,让线下传递第一次成为真正的线上传递,一套数据,一个事实,多个角度,多个方面成为可能;
工业数据采集技术,让在线数据采集,比如抄表大为便利。
上述技术结合之后,现在的报表就变成了:
通过工业数据采集技术进行在线数据的采集;
通过Web技术,不同的数据录入者可以在不同的时间和地点分别录入;
通过数据库技术进行结构化的数据存储;
通过工作流技术进行报表的审批、流转和传递;
通过网络化的图表和表格系统,进行数据呈现、查询和分析展示,如有需要可以在已定义的模型下,进行逐层深入的查看和分析。
一张大表的形式,更多地被图表和曲线取代,更多地按照使用者的权限和关注点进行拆分,更多地从呈现数据变成呈现问题,乃至呈现问题的原因。
可以用后台的计算模型对必要的数据进行预测;
可以通过社交网络应用、收集和云的结合进行可控权限下的数据分发和推送。
领取专属 10元无门槛券
私享最新 技术干货