如何管理中/英文文献?

安利两款文献管理软件

上周分享了关于文献下载神站Sci-hub的新地址《科研神站Sci-hub网址更新》,获得了不少好评,看到大家的收获和惊喜,我真是发自肺腑地感到开心。不过有人说,现在文献下载几乎不是什么大问题了,但尴尬的是自己却经常找不到自己以前下载的文献。

于是我决定这周再来一篇关于如何整理文献的文章,希望能够拯救你们的文件夹,提高文献查询和做笔记的效率,并提高自有文献的安全性。

不知你有没有管理文献的习惯,大部分用过文献管理软件的都应该知道Endnote,用起来确实挺棒的,文献扔进去就能自动识别出作者、期刊号、发表时间等等。不过其也有自身的缺点,最突出的莫过于对中文期刊或学位论文的识别差,并且其是收费软件,需要破解。

因此,我这次推荐的是一个组合:Mendeley 和 CNKI E-Study

之所以选择Mendeley是因为用起来确实很舒服,所有存入的PDF文件都能点击秒开,给人一种丝般顺滑质感

文件的导入只需通过简单的拖拽即可实现,并在瞬间进行标题、作者、年份等信息的识别。使用起来非常简单,这里介绍一些基本功能,以及本人使用过程中发现的一些小技巧。

1

账号的注册

Mendeley是一款免费软件,已被Elsevier收购,这也是其相对于Endnote好用的一点,软件安装包在百度上搜索一下就能找到,软件下载后安装,打开软件进行免费注册即可使用。

以前的版本会有状态显示限制2G的存储空间,不过最新版已经看不到这一状态显示了,不知道是不是已经取消了这一限制。

2

文献分类管理

在软件界面的左边栏,右击即可进行文件夹的创建,然后按照需要进行命名,且该文件夹支持嵌套,即可以在该文件夹下继续新建子文件夹,实现子类的划分。

然后点开其中某个文件夹,把你想放进去的文件往界面中间一拖一放即可。完成之后,别忘了点击一下Sync按钮,进行文献同步。

同步完后,你所上传的所有文件都会上传到Mendeley的云端数据库中,也就是说,就算之后你的电脑不管是坏了、崩了、重装了、被人偷走了,你都不用怕,因为你的文献管理记录已经在云端备份,再买台电脑或是用其他电脑抑或是其他移动设备,只要再下载一个Mendeley软件,登陆你的账号,同步一下即可原封不动地全部找回。你也可以点击软件界面右上角的头像,直接跳转到你的云端数据库,六不六?

另外,这里说一个技巧,就是点击Tools-Options,切换到Files Organizer,在Copy files to后面添加一个本地文件夹,作为本地的备份路径,这样一来你的文件都会在该文件夹中有一个备份。一般来说,我们在网上找到的文献喜欢直接下载到桌面上,我们把桌面上的文献往软件中的指定文件夹一拖,软件就会自动复制一份到本地的备份文件夹中,之后,你可以放心地直接把桌面上的原始文件删除了,还你一个干净整洁的桌面,bling-bling~

3

文献内容识别

一般来说将PDF文件拖入时即可实现内容的识别,但由于PDF文件自身的问题(例如,PDF是扫描文件且没有经过文字识别)可能会造成识别失败,还有一种情况是PDF是中文文献,也不能进行有效的识别,这个在介绍CNKI E-study时再说。此时,你可以把文献的DOI输入到软件界面右边栏的Catalog IDs下的DOI框中,只要Mendeley能识别该DOI,就可以通过DOI在线获取文献的准确信息(Metadata)。你只需要点一下右边的“放大镜”按钮即可。

4

网页插件和Word插件

Mendeley的插件给使用带来了很多方便。在Tools下拉菜单中可以添加浏览器插件和Word插件。添加完浏览器插件后可以实现网页PDF的在线储存,并同步到本地文件夹中。而在Word中插入查考文献时只需Alt+M,搜索选择文献条目插入即可。在格式方面,可选择Mendeley已经制作好的文献格式,也可以手动在线制作。

5

笔记功能

Mendeley的PDF高亮功能和侧边Notes功能简洁好用。不过要记住的一点是你做的高亮和笔记默认并不是直接保存到PDF文件上,而是存在Mendeley的本地数据库中,这些操作都是可以同步到云端进行备份的,你不必担心笔记丢失。

6

搜索功能

Mendeley的搜索功能也很强大,在软件界面右上角的搜索框中输入关键词即可,不仅可以实现文件名中的关键词匹配还可以实现文中的关键词搜索,主要是速度极快,这一点你试试就知道了。

嗯嗯,Mendeley就说这么多,现在说说这些诸如Endnote和Mendeley等国外知名文献管理软件都无法实现的中文文献识别问题。

由于中文文献没有被国外的著名期刊收录,没有国际通用的DOI识别码,导致这些软件遇到中文文献经常识别出乱码来,让人很是头疼。不过解铃还须系铃人,这个问题还是要中国人来解决,CNKI E-study就是个不错的选择,想必很多人都用过CAJViewer,这是知网推出的一款专门用于查看.caj格式文件的浏览软件,用它来查看.caj格式的文件挺好的,不过缺点是没法管理文献,CAJViewer之于.caj文件,就好比Adobe之于.pdf文件,只能查看,无法管理

因此,知网又全新推出了CNKI E-Study这个软件的安装包在知网首页的最下面有连接,下载后安装,套路和Mendeley一样,也是先免费注册一个账号,然后就能使用了。

我在CNKI E-Study中存放的都是中文期刊或硕博论文,基本以.caj格式存放,因为.caj格式就是知网开发的,CNKI E-Study对这样的文件能够完美识别,而大部分中文期刊和硕博论文都能在知网上找到,其他国外的文献管理软件无法识别改格式的文件。权衡再三,CNKI E-Study成了不二之选。

对于CAJ格式的文献,其查看、分类及笔记功能就不多说了,说说其特色,你选中其中的一篇文献在软件界面的右边框就会有文献推送,会把该期刊或硕博论文引用的文献或是相似的文献直接推送给你,你只需要点击绿色的下载按钮即可下载文献到指定的文献夹中了,省去了你苦苦寻找参考文献的麻烦。

同样也能实现在线同步,上传到你知网个人账户的云端,不必再担心文献的丢失与管理问题。另外,可以在软件中进行数据库文献搜索,输入关键字就能找到你要的中文文献,并直接下载到指定文件夹(当然你得用校园网或是教育网才行)。

说再多不如一试!里面还有很小功能等你自己慢慢发掘,但我认为,有了这两款软件,完全可以解决你的文献管理问题,提高文献阅读的效率。记住英文文献用Mendeley管理,中文文献尽量存为.caj格式并用CNKI E-Study管理

若能对你有所帮助是我之荣幸,各位科研加油!

Software

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  • 原文链接http://kuaibao.qq.com/s/20171217G0MSR300?refer=cp_1026
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