搭搭云零代码开发案例-费用报销功能

业务场景

企业全体员工使用PC或手机提交费用报销申请流程，各级管理人员逐级审批，完成审批后由出纳支付报销款，并形成费用报销统计表，供事后查询和统计。

解决的问题

不同的企业，用报销单据不同

不同的企业，费用报销审批流程不同

不支持手机端移动审批且手机端数据与PC端数据不同步

工作流审批提醒，审批者不能实时接收审批信息

功能特点

支持每笔费用可选择对应的费用项目，如业务招待费、办公费等

支持不同费用项目发往不同的人审批

支持不同报销金额发往不同的人审批

不同管理层级的员工提交的报销申请，可发往不同的上级进行审批

发生岗位变动的员工，提交的报销申请会自动按照员工的新岗位，发往新的上级进行审批

配置方法

报销单导入

我们需要一张单据，让员工在报销时录入报销的相关数据。（如果系统中已有这样的单据，可忽略此步骤）

在Word上设置好“报销单”单据模板格式，如下图所示：

点击“从Word识别导入”按钮，选择需要导入的报销单Word单据模板，然后选择“普通动态表单”这个单据类型，点击“确定”按钮。如下图所示：

Word单据模板导入系统后自动识别生成的表单模板界面如下图所示：

点击左上角“保存模板”按钮，保存当前导入的报销单模板。

单据模板导入完成后，系统会自动在数据库中创建数据表。同时，在PC端和手机端录入报销数据时，录入的界面系统会自动生成。

表单字段配置

❖把报销单中的基础信息字段设置成系统自动填写

对报销单中的一些基础信息字段设置“自动填写”功能，目的是为了在用户在填写报销单时减少用户的工作量，提升用户体验。如“报销单号、填写日期、报销人、所属部门、岗位、管理层级”这些字段均设置为系统自动填写，设置方式如下：

❖把报销单中“支付方式”字段设置为必填字段

为了审批的高效性，报销单中有些信息是必须填写的，对这些必须填写的字段需要设置为必填项。

❖费用清单子表的设置

把“费用报销日期”字段设置为必填字段

把“费用项目”字段设置为必填字段，且字段类型改成“下拉框”，并设置“简单数据源”，数据源内容为：办公费、业务招待费、交通费、团队建设费。设置为下拉框的目的是为了方便员工，在录入报销单时，不用打字，而是通过选择即可完成录入，这样既方便了员工，也保证了数据的格式统一。

把“金额”字段设置为必填字段，且字段类型设置成“数值”格式，设置两位小数位，设置单位为“元”，并设置“列求和”公式，这样在子表下面可以实时显示金额汇总值。

把“单据数量”字段设置为必填字段，且字段类型设置成“数值”格式，设置为整数，并设置“列求和”公式，这样在子表下面可以实时显示单据总数量。

把“说明”字段的字段类型设置为“多行文本框”，“数据最大长度”设置为“500”

❖“报销总金额”字段的设置

对“报销总金额”字段设置为“简单公式”，让系统自动计算费用清单子表中“金额”字段的汇总值。设置方式如下：

❖单据效果展示

费用报销流程设计

不同的企业可自由定制个性化费用报销流程，即搭搭云系统中的工作流模板。这里我们以下图所示的费用报销流程为例，来设计一个工作流模板：

具体设置方法如下：

❖新建一个工作流模板

❖设置工作流模板名称为“费用报销流程”

❖添加工作流模板信息与数据

一件事件在按照规定的流程在部门和员工间流转时，需要携带单据来传递数据，所以针对工作流模板，需要添加这些单据。

❖将第一个节点名称修改为“提交费用报销申请”，设置节点执行者为“全体员工”角色。让全体员工都可以发起费用报销流程。

❖将第二个节点的名称修改为“部门经理审批”，任务执行者设置为“前一节点部门内的部门经理审批”。这样由不同部门的不同员工发起的费用报销流程，可以传递到相应的部门经理审批。

❖将第三个节点的名称设置为“副总经理审批”，节点执行者设置为“副总经理角色”。

若没有“副总经理角色”，请在“管理员-->角色管理”中手动添加此角色；

此处设置为角色的原因是，当主管费用报销的副总经理发生变动时，只需要替换该角色下的岗位人员即可，而不用修改流程。

❖将第四个节点的名称设置为“总经理审批”，节点执行者设置为“总经理”岗位。

❖将第五个节点的名称设置为“会计核对”，设置执行者类型为“根据单据内容动态指定执行者”。

费用项目等于“业务招待费”的，由“会计A”审核，其余费用项目由“会计B”审核。

❖将第六个节点的名称设置为“出纳付款”，设置节点执行者为“出纳角色”。

❖设置结束节点

❖对“提交费用报销申请”节点设置流转条件

提交者层级为“普通员工”，流程流转至“部门经理审批”节点。

提交者层级不为“普通员工”，流程流转至“副总经理审批”节点。

❖对“副总经理审批”节点设置流转条件

“报销总金额”大于5,000元时，流程流转至“总经理审批”节点

“报销总金额”小于等于5,000元时，流程流转至“会计核对”节点

❖工作流图展示

费用报销统计报表

费用报销流程制作完毕后，为了方便企业管理层事后查询和统计，我们需要制作一个费用报销统计报表，具体操作如下：

❖新建报表模板

❖设置报表模板名称为“费用报销统计报表”，报表类型选择“简易报表”

❖设置报表数据源为“报销单”

报表的查询与统计数据来源于表单，所以我们在制作报表模板时需要设置报表的数据源。这里费用报销统计报表的数据源是“报销单”。

❖勾选费用报销报表数据列及查询列

设置完报表的数据源后，我们需要设置报表的数据列和查询列。在搭搭云企业超级应用平台，我们是通过打勾的方式来实现。

❖对“费用报销报表”模板进行“外观的设置

可对报表列展示的位置、列宽、分组、数据排序…等等设置项进行个性化设置，提升用户体验。

❖点击“提交”按钮，保存报表模板后，点击“带数据预览”按钮，查看制作好的报表模板。若预览的报表中无数据显示，则需要在制作好的费用报销流程功能中手动录入一些报销数据。

功能菜单设置

费用报销功能配置完成后，要在系统中设置好相应的功能菜单，并把报销功能指向到对应的菜单，这样用户才能使用这个功能。

开通使用权限

为相应的岗位开通费用报销功能对应的权限，用户才能在用户环境使用这个费用报销功能模块。

❖菜单权限

❖数据权限

❖报表权限

总结与延伸

运用此指南介绍的方法，您还可以制作很多类似的管理功能，如：付款申请流程、出差申请流程、请假申请流程等等。

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