设备备件采购作业的流程

备件采购作业是从企业内部需求到企业外部采购备件开始,在采购部门被通知所购备件已收并符合要求时结束,主要包括以下内容:

制定并实施控制备件采购质量的程序,以确保对供应商供应的备件的质量控制。

准备历届业务部门所提交的备件需求计划,并确保供应商准确地理解采购备件的要求。

确保向合格的供应商进行采购,应评审每一个供应商提供合格备件的能力。

应与备件供应商达成明确的质量保证协议,就验证方法达成明确的协议,

应与供应商制定解决备件质量问题的方法。

应保存与接收的备件产品有关的质量记录和对采购进行控制的有关质量记录,以利于及时解决和处理有关备件质量事宜。

下面详细介绍采购工作的具体实施:

采购工作由五个环节组成,而每个环节又由若干个步骤组成。

(1) 收到正式请求后编制采购计划

备件使用部门提交正式的备件采购请求,经设备管理部门审核汇总后提交给采购部门。正式请求的内容一般包括:

所需备件明细项说明

必须的质量和数量

期望交货日期

备件请购申请人

采购部门在收到正式备件请求后,就着手编制备件采购计划。采购计划编制的目的是根据用户单位需求及备件库存情况制定采购计划,做好综合平衡,以便保证备件的及时供应,同事降低备件库存及成本,减少急单。

主要环节有:评估订单需求、计算订单容量、制定订单计划。

(2) 供应商评估和选择

采购部门必须识别能够供应所需备件的供应商,这项工作的基础是建立在供应商分级数据库的基础上,通过对供应商的评估来确立他们的级别,也就是选择的优先序。

备件供应商评估的目的是满足采购对质量、成本、供应、服务等方面的要求。

如果在当前的文件清单或数据库里找不到合适的,就得立刻去招新的供应商。选择备件供应商时要参考供应商分级,当考虑到某备件供应商的未来业绩呈上升趋势时,还应更新分级信息。

供应商评估和选择的主要环节有:供应商评估的准备、初选供应商、试制、批量试验、确定供应商名单。

(3) 采购订单

发送订单的母的是为用户单位购买合格的维修用备件。

如果订单设计的费用较大,尤其在诸如一次性购买备件的情况下,旺旺是要求供应商投标,此时需要设备管理部门和用户单位来帮助采购部门,与供应商进行协商。数量大、经常使用的备件细项可以使用总购货订单方法,也可以采用个别订货方法。少量的备件购买可由需要该备件的用户单位直接与供应商联系,当然对这种采购一定要有控制措施,否则后果不堪设想。

主要环节有:订单准备、选定供应商、确定购货方式和签订合同、合同执行跟踪。

(4) 监督订单

监督订单的主要目的是正确执行企业的采购原则,监督备件在供货周期内送达,同时对备件供应商群体绩效表现进行评价反馈。

例行追查订单,尤其是那些数量很大或交货时间较长的进口备件订单,能使采购部门遇见到送货延迟,并将这一信息及时传递到相关部门。同样地,有关部门也必须把所需备件数量与交货变化情况及时传递给采购部门,这样他们才有时间调整自己的计划。

主要换件有:订单监督、计划调整。

(5) 接收供货

接受供货的主要目的是确保采购备件的质量满足要求。

收货部门必须检查供应商交付的备件质量与数量,同时通知采购、财务与需要此备件的用户单位。如果备件不符合接收要求,就必须将其退回给供应商并要求赔偿,或替换,或接受仔细检验。此时一样要及时通知采购、财务与需要此备件的用户单位。无论结果怎样,都要更新备件供应商分级评价记录。

主要环节有:接收备件、质量查验、索赔或重新订货、更新供应商评级。

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