WORD邮件合并,老师们都爱用的Office功能

职场决胜小技能“WORD邮件合并”

在工作中,你是否遇到这样的情况:需要处理的文件主要内容基本都是相同的,只是具体数据有变化。在处理大量格式相同、少数内容变化的文档时,我们可以灵活运用WORD邮件合并功能。

此功能的应用范围:

1、批量打印信封;

2、批量打印信件;

3、批量打印请柬;

4、批量打印工资条;

5、批量打印个人简历;

6、批量打印各类获奖证书;

7、批量打印准考证、明信片、信封等个人报表。

总之,只要有数据源(电子表格、数据库)等,只要是一个标准的二维数表,就可以很方便的按一个记录一页的方式从WORD中用邮件合并功能打印出来!

下面有请主角登场

word-邮件合并

03及以上均有此功能,每个版本略有不同

功能概述

邮件合并能够批量生成特定格式的文档。该功能的实现需要两部分数据:

1.一个excel,包含变化信息的数据源。(如学生成绩表、收件人地址等)

2.一个word,输入好所有文件的共有内容。(如成绩条的表格、奖状的文字)

举个例子

以分数条为例

第一步 准备数据

一个excel表格:学生成绩单。表格中第一行为表头信息。

第二步 制作打印样式

一个word文档:制作你需要打印出的样式

此处插入一个表格,输入相应表头,不要填写具体内容。

第三步 邮件合并

有四次操作,点几次鼠标的事情。

1.开始邮件合并-信函

2.选择收件人-使用现有列表,请找到你的excel成绩表格

一个表格中可能会有多张表单,选中相应的即可。

此时你的word看起来没变化

3.插入合并域

点击“插入合并域”,你会发现下拉列表中出现的内容,与你excel成绩单中表头一致,基本成功!

然后一一对应的插入域

4.完成

点击“完成并合并”-“编辑单个文档”-“全部”-“确定”,就会自动生成一个新word,包含所有的分数条啦!

第四步 环保的设置

上一步完成后,你会发现每个分数条单独一页,太不环保了!怎么解决呢?

1.复制表格,换行粘贴

我粘贴了5个

2.光标定位在表格上一行,单击“规则”-“下一记录”

3.在其余表格前都添加“下一记录”

4.完成合并。生成的新文档,每一页就会生成5个分数条

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  • 原文链接https://kuaibao.qq.com/s/20181123B15HIM00?refer=cp_1026
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