Excel 2016里的Ctrl+E快速填充 体会一下微软的人工智能

从2013版本开始,Excel就提供了“快速填充”的功能,可以基于示例填充数据。这个功能并非“自动填充”的升级,它强大到足以让用户抛弃分列功能和文本函数。

1、提取数字和字符串

很多时候,我们需要提取字符串中的数字或字符串,但源数据往往缺乏规律,例如“规格:10号,长度24232米,数量1件”中的数据,我们需要分别提取规格、长度、数量等变化的数字,很显然这里无法直接使用LEFT、RIGHT、MID、FIND等文本函数提取,需要使用一些比较复杂的公式,这对于初级用户来说难度比较大。使用“快速填充”功能则相对简单了很多。

如果按常规的方法,手工输入“10”,然后选中需要填充的目标单元格,接下来在“编辑”功能组依次选择“填充快速填充”,将无法在后续单元格得到正确的提取结果,只会按照起始字符显示相应结果。正确的方法是在前面两个单元格连续手工提取2个数字,接下来再在第三个单元格手工输入起始数字(图1),此时会自动显示填充建议,我们只要按下回车键就可以了。提取长度、数量的方法完全相同。

2、提取合并一步实现

“快速填充”功能不仅可以实现批量提取的效果,而且在提取的同时还可以将两列单元格的不同内容合并起来。例如B3单元格是“0001-刘一”,C3单元格是“副总经理”,现在希望得到“刘副总经理”的结果,同样可以利用“快速填充”解决这一问题。

在D3单元格手工输入“刘副总经理”,接下来在D4单元格手工输入“陈”,此时就可以看到如图所示的效果(图2),直接按下回车键即可完成提取和合并的操作。

小提示:借助这一方法还可以完成代码与姓名、姓名与职位的合并。

3、调整字符串的顺序

有些时候,我们需要调整字符串的前后顺序,例如将“货币资金 Cash and cash equivalents”调整为“Cash and cash equivalents 货币资金”,这往往需要使用复杂的公式才能实现。借助“快速填充”功能可以快速调整字符串的顺序。

在目标单元格手工输入“Cash and cash equivalents 货币资金”,接下来继续在下一单元格输入,很快就可以看到如图所示的填充建议效果(图3),直接按下回车键即可完成填充。

4、大小写的转换和重组

如果需要将姓名拼音的首字母转换为大写,例如将“罗惠民”和“luo huimin”转换为“罗Luo 惠民Huimin”的效果,这里不仅涉及到大小写转换的问题,而且还涉及姓、名拆分与拼音的组合,手工转换显然是相当麻烦,而且也容易出错。利用“快速填充”可以完成大小写的转换和重组。

在目标单元格手工输入首字母大写的数据,再在下一单元格继续输入,看到如图所示的填充建议之后,直接按下回车键就可以了(图4)。

5、从身份证提取出生日期

我们知道,身份证信息包含了出生日期,在以往的Excel版本中需要使用函数或公式来提取。使用Excel 2016,利用“快速填充”可以直接提取这些信息。不过在填充之前请首先对目标列的格式进行设置。

打开“设置单元格格式”对话框,切换到“数字”选项卡,选择“自定义”分类,在右侧的“类型”选择“yyyy/mm/dd”,确认之后关闭对话框。

在目标单元格手工输入身份证号中的出生日期,选定需要快速填充的单元格区域,按下“Ctrl+E”组合键就可以看到如图所示的效果(图5)。

6、自动添加字符串分隔符

还有的时候,我们需要用间隔号来分隔一些字符串。例如需要将“603665”修改为“60-36-65”的效果,这里不仅涉及到数据的提取,还需要添加分隔符“-”,以往我们都是通过公式和“&”实现数据的连接。现在,我们同样可以利用“快速填充”轻松实现。

手工输入“60-36-65”,随后再连接三次输入类似的数据,很快就可以看到如图所示的填充建议(图6),直接按下回车键就可以了。需要提醒的是,这里需要至少输入三个示例,才可以得到快速填充的正确结果。

以上仅仅列举了几个最常见的快速填充案例。实际上,在表格填写实践中,可以用到快速填充的地方远远不止这些。只要能给出前3个案例的共同填充规律,软件便会智能地“猜出”后续的填充结果。注意灵活应用,丢掉老方法,工作效率会更高。

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