不重视项目进度管理,后期只能靠加班方式来赶进度了

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文|洪生鹏 编辑|静子

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软件项目管理中,项目进度把控重要性不言而喻,深入落实到细节对项目进度非常有帮助。项目进度管理重要性主要表现在两方面:

项目进度管理的地位

01、项目管理集中反映在项目成本、质量和进度三个方面

通常称为项目管理的“三要素”。进度是三要素之一,对进度的要求是通过严密的进度计划,使项目能够按时按质完成。

02、项目进度管理的影响因素

项目范围会影响项目进度。一般来讲,项目模块越大,项目所要完成的任务也就越多,所需的工时也就越多。

项目成本、质量也都会影响进度。一般情况下,追加成本,可以增加更多的进度管理,比如新增开发人员,从而使某些工作能够并行完成或者加班完成。

要是没有很好的进度计划,团队成员很难在一个长的时间跨度内掌控和汇报项目进度。计划与实际工作脱节,对于掌控项目的进度非常不利。

项目负责人经验缺乏,管理不到位也会影响项目进度。由于项目负责人缺乏相应的项目经验,事前没有很好的进行规划分析,制定应急计划,等事情发生了才手忙脚乱不知所踪。管理组织上不能够保证进度目标的实施,人浮于事,重关系、轻能力现象严重,导致执行能力很差。项目成员只关心自己是否得利,而不管项目目标是否顺利实现。

缺乏有效的监督、激励、考核机制,目标分解不够明确,在进度滞后的情况下找不到直接的负责人,开发人员彼此之间互相推脱责任。由于没有明确的责任又缺乏合作精神,项目成员的积极性调动不起来,对进度目标也就很漠然。

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笔者曾负责实施某电子商务企业进销存管理系统。在项目规划阶段,笔者主要通过对项目进行合理分解,正确估算各个任务的工作量,制定出详细的项目进度管理计划。

在项目实施过程中,根据基线计划,对项目进度进行有效的跟踪和监控,同时关注可能导致进度延期的项目风险因素,实现动态资源平衡等方法有效管理和控制项目进度。

在项目计划阶段,项目组要对项目任务进行合理分解,正确估算各个任务的工作量,制定详细的进度管理计划。对项目任务进行了分解,得到了一个较为详细的工作分解结构WBS。

项目任务分解完毕后,对项目设立了相应的阶段里程碑,比如需求分析、系统概要设计、系统详细设计、系统单元测试、系统集成测试、系统试运行、项目验收等阶段。

对项目进行任务工期估算。在工期估算方面,根据以往的项目经验,大致估算出各模块的工作量,并依据项目投入的开发人员,计算出每个任务的起止时间,形成了初步的项目进度计划。

在估算项目工期时,考虑了活动清单、资源需求、人员能力等因素,以及环境和和风险因素对工期的影响,在一些关键活动处预留了一定冗余时间以应对项目风险。

有了对工期的估算,再结合详细的WBS,预估每个模块最迟完成点。有了这些基础的数据后,就形成了项目的整体进度计划,并将进度计划在项目组内部评审后,提交给领导和客户负责人进行审核确认。

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项目进度管理如此重要,那么如何做好项目进度管理,这里有几点建议可以参考01、做好项目进度表,明确人员分工

这一环节看似简单,却直接关系到整个项目能否顺利完成。所以,在项目计划阶段,我们一定花足够多的时间来做好项目进度计划,在对分解项目任务时,颗粒度尽量细一些,确保每个环节具体到相关具体人员,并确定好任务截止时间。

项目进度表可以用jira或其他项目管理工具,来保持随时汇报项目进度。作为项目经理,要及时对项目任务进度进行跟踪和监控,及时发现和纠正任务偏差。由于在制定项目进度计划时,每位项目组成员都清楚自己任务的完成时间表,以及任务完成标准,项目任务能直接关联到每位开发者。

02、优化作业流程,确定工作标准

项目组成员间的作业流程,是通过邮件、钉钉还是其他项目管理工具沟通,在项目启动会上一定要明确清楚。我们可以把作业流程分为

需求收集

需求评审

进度管理

缺陷管理

评审回顾

每个流程由一位或者多位负责,尽量不要超过三位。任务状态变更后,再进入到下一个流程。

该项目任务并行较多,要是有项目助理,可以由项目助理按期检查任务完成情况,必要时相关工序人员交叉验证,同时按期汇总检查情况。对于出现任务进度延迟,由相关任务责任人提出解决方案,通过加班、寻求协助等方式完成。

03、定期检查项目节点/里程碑

很多时候我们会多个项目同时进行,或是还有很多其他日常工作,那么如何保障项目正常运行,这需要我们时常检查项目节点/里程碑,及时发现项目中可能的风险。要是中间有某个需求变更,需要调整,这时我们就需要尽快找相关负责人沟通。

还需要特别注意关键路径上的任务,尤其是开发和测试阶段的任务,这两个阶段的任务为关键活动,也是项目成员的薄弱环节,项目组面临很多技术难点。

笔者在负责进销存系统,有两位这方面经验丰富的程序员,并同其他工作组成员讨论技术细节问题,对于项目组确实无法解决的技术难题,则需要协调其他资源来解决,这样不至于因为某一个技术细节而影响整个工程进度。

04、项目成员的沟通

项目执行过程中的沟通也是非常重要的,来确保项目进度的信息透明和对称。如果A组已经做好某件事,需要B组做另外的事,如果没有及时反馈沟通,B可能压根就不知道,这样有可能导致项目进度延误。

一般情况下,项目组会定期召开项目进度会,和项目成员同步进展情况,并再次确认各项任务的截止时间。但如果项目组有用到项目管理工具协作和沟通,信息比较公开透明的话,项目进度会就没有必要太过频繁。当然,和关键干系人的沟通还是必不可少的,可以定期核对项目进度。

每天上班时,抽个10来分钟开个站会,对各成员提交的进度数据进行比对和汇总,总结问题,对于关键路径的任务进度偏差部分,要进行分析,提出纠正和预防措施。

05、项目团队的激励

想让项目成员工作起来更有激情,仅仅依赖管理制度是远远不够的,项目负责人要信任每一位成员,并注意成员的工作状态,适当增加成员在执行任务中的乐趣,做得好的一定要及时鼓励,培养成员的积极性和自我成就动机。整个团队有干劲了,项目的完成也就是水到渠成的事了。

一起荣辱与共、互相信任、 跌宕起伏、艰难困境,依然能迎难而上,积极面对,形成一股凝聚力。人在一起不是真正的团队,心在一起才是凝聚力强的团队。

在项目开发过程中,也遇到一些问题,比如,在系统集成测试阶段,项目组成员在后期开发中积极性不高,客户方参与度不足等。在今后的项目中,笔者会不断努力和改进,以求更加高效地完成项目任务。

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