Excel中的日期运算与提醒

在制作Excel表格时，日期是办公用户经常遇到的要素，同时日期还经常要参与运算，如签订合同、计算合同到期日、领取证书、要注意换证日等。同时，即便设置了到期日期，工作一忙起来，也容易因查看不仔细，而导致合同、证书过期，那问题可就大了，日期运算、到期提示等，那可是相当重要啊。下面就以实例来看看日期的运算与提醒方法吧。

到期日期计算

首先，自然是建立Excel表格，在输入签约日期和合同期后，用户就不需要输入到期日期，直接计算出到期日期就可以了。可在到期日期中输入“=DATE(YEAR(B2)+C2,MONTH(B2),DAY(B2)-1)”这一公式（图1），这个公式很简单，即提取B2单元格中的年份、月份和日期，并直接与合同期累加就可以了。

小提示：如合同期是以年计算，那么，直接输入YEAR(B2)+C2就可以得到到期年份，相应地，如果是以月计算，那输入MONTH(B2)+C2就可以了，不用考虑进位问题，这一函数会自动进位。另外在日期计算中，一定要使用DAY（B2）-1，毕竟到期日是要提前一天的。

事情结束了吗？没有，因为合同的有效期并不都以年来计数，还经常用到月、天这样的日期单位，面对这种情况该怎么办？首先介绍一下字符段截取语句，就是LEFT或RIGHT，其基本格式为LEFT/RIGHT (引用单元格，截取位数），其中LEFT为从左端截取，RIGHT为从右端截取。而LEN函数则是获得字符串中长度，使用这两个函数，可以用RIGHT(C2,1)来获得合同期的单位，看是年还是日、月，用LEFT(C2,LEN(C2)-1)函数来获得日期长度，以便于计算。

剩下的，就要要用IF函数来进行单位判定，这条函数有点长，为：=IF(RIGHT(C4,1)="年",DATE(YEAR(B4)+LEFT(C4,LEN(C4)-1),MONTH(B4),DAY(B4)-1),IF(RIGHT(C4,1)="月",DATE(YEAR(B4),MONTH(B4)+LEFT(C4,LEN(C4)-1),DAY(B4)-1),IF(RIGHT(C4,1)="日",DATE(YEAR(B4),MONTH(B4),DAY(B4)+LEFT(C4,LEN(C4)-1)-1))))。

其实这条函数很简单，就是说如果合同期单位是年，那么将截获的数字加在年上，如果是月，加在月上，如果是日则加在日上，这样在合同日期中不管输入的是年、月、日等任何单位，都可以获得正确的到期日期。

到期提醒设置

有了到期日期，最好有个到期提醒，即临近到期时，Excel能够自动进行提醒，以免在众多日期中不小心看漏了，从而造成损失。这里介绍变色法，即临近到期日时，到期日期会自动变色。

要实现这一目的，可以在开始菜单中找到并下拉“条件格式”菜单，选择“管理规则”后，再选择“新建规则”中的“使用公式确定要设置格式的单元格”（图2），随后在“为符合此公式的值设置格式中”输入公式”=AND($D2>TODAY(),$D2-TODAY()

当然，由于合同的规模不同，一些大规模合同要提前安排才能生产，这样就要求有一个到期日期的查看才更人性化。而这一倒计时的公式很简单，为=D2-TODAY()&"天到期"，即将合同到期日期减去当前日期，并加上“天到期”字样，就可以了（图3）。