养成这10个Word好习惯，想不优秀都难！

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作者：周庆麟，周奎奎 来源公众号：博雅读书社

电脑重启，文档没保存；文档修改了几遍，哪个是最终版……

用Word，养成好习惯，可以帮你在工作时“偷懒”。

01

随手保存文档

（1）新建空白文档后，不是立刻输入文字，而是要先按【Ctrl+S】组合键，将文档保存。

（2）编辑文档的过程中，不论是查阅资料还是喝水休息，记得随时按【Ctrl+S】组合键保存文档。

（3）设置Word自动保存时间。选择【文件】【选项】选项，在【保存】【保存文档】栏下设置【保存自动恢复信息时间间隔】为【5】，如下图所示。

02

编辑完成不要急于关闭文档

编辑文档后，应先检查是否正确，不要急于关闭文档，如果保存错了，只需单击【撤销】按钮或按【Ctrl+Z】组合键，即可恢复到之前的状态。如果已经关闭文档，那么就无法恢复到之前的状态。

03

高效复制粘贴

从一个文档复制文本到另一个文档时，不仅复制了文字，还复制了格式，选择【粘贴】选项时，有以下4种粘贴格式。

（1）保留源格式（即原原本本地照搬文字和格式）。

（2）合并格式（照搬文字，并且格式与当前匹配）。

（3）粘贴为图片（将复制的内容转换为图片）。

（4）只保留文字（只复制文字，放弃原有格式）。

默认情况下是保留源格式粘贴，如果希望仅粘贴文本，每次都选择【只保留文字】选项就会影响速度。可以在【Word选项】对话框中设置不同情况下默认的粘贴方式，如下图所示。

04

不要滥用空格键

不要使用空格键对齐文本，因为这样不仅使得文本不美观，而且编排起来也很麻烦。

05

不要滥用回车键

（1）不要使用回车键调整段落和行间距。

设置段落间距和行间距可以在【段落】对话框中设置，如下图所示。

（2）不要使用回车键设置分页。使用回车键设置分页，在添加或删除文本后，分页效果就会错误。可以按【Ctrl+Enter】组合键插入分页符实现分页。

06

Word页面大小

（1）按住【Ctrl】键，将鼠标滑轮向下滚动，页面变小；向上滚动，页面变大。

（2）拖曳页面右下角的缩放滑块。

07

应用其他段落格式

（1）使用格式刷。

选择段落，单击【格式刷】按钮，如下图所示，即可复制该段落格式。选择其他段落，即可应用复制的格式。双击【格式刷】按钮，可多次使用复制的格式，按【Esc】键结束格式刷命令。

（2）使用快捷键。

按【Ctrl+Shift+C】组合键可复制所选段落格式，按【Ctrl+Shift+V】组合键可粘贴格式。

08

快速定位文档

（1）使用键盘。

按【Ctrl+Home】组合键可快速跳到文档开始位置，按【Ctrl+End】组合键可快速跳到文档结束位置。

按【Page Up】键可快速切换到上一页，按【Page Down】键可快速切换到下一页。

（2）使用【导航】窗格。

设置了大纲级别后，可选中【视图】【显示】【导航窗格】复选框，打开【导航】窗格，单击标题即可实现定位，如下图所示。

（3）使用【查找和替换】对话框。

按【Ctrl+G】组合键，打开【查找和替换】对话框，在【定位】选项卡下设置【定位目标】及定位位置即可，如下图所示。

09

更适合码字的视图

将视图模式切换至【Web 版式视图】，如下图所示，调整软件界面窗口大小，文字编辑区会根据窗口大小动态变化，确保水平方向上文字不会被软件边缘挡住，内容一目了然。

10

正确地给文档命名

文档命名切记不要随意，应养成以【日期 - 文件名】命名的好习惯，如果一天之内多次修改，可以以修改的时间点，以【日期 - 文件名 - 时间】的方式命名文件，如下图所示。

这些小习惯，你都掌握了吗？

声明：作者，周庆麟，周奎奎。本文内容摘自北京大学出版社出版 《精进Word：成为Word高手》一书，跟随大咖脚步，秒变word高手！