学习
实践
活动
专区
工具
TVP
写文章

老板突然让我做 300 份奖状,该怎么破?学会用“Word邮件合并”机智应对,3 分钟搞定!

即可第一时间获取最新办公资讯

老板丢过来一张获奖名单,仔细一看,发现足足有300人,而且每一个人的奖项都还不一样。限时1小时,要我按人数马上制作出300份获奖奖状。

这是在为难我胖虎啊!

还好我有杀手锏,只需用Word中的邮件合并功能,3分钟就能轻松搞定!

一、什么是邮件合并?

Word中的邮件合并功能,其实就是将一个主文档(固定不变的内容+需要发生变化的内容)与收件人相关的一系列数据源结合起来,最终批量生成一系列输出文档。

通俗的来讲,就是,类似于我们群发邮件时候,同一封邮件发送给多个人,但能快速且智能的分别显示出收件人的信息!

二、什么时候能够使用邮件合并?

场景一:如果需要制作或发送一些文档,其中部分内容是固定不变的,而另外一部分是可变的。而可变部分可以从数据源或Excel表中,合并过来的邮件文档时,如:获奖名单奖状(荣誉证书);参会名单需体现姓名、身份及座次号的参会邀请函等。

场景二:需要处理的文档数据量相对比较大时,这一功能能够让你成为公司最闪亮的崽!

综上所述,邮件合并功能就是拯救“流水线上的复制粘贴工”的重要技能!

它适合各种需要批量制作的场景,只要有数据源(无论是密密麻麻写满了各种信息的电子表格,还是内涵丰富,有着浩如烟海的“变数们”的数据库),只要你掌握并用上邮件合并操作,都能分分钟搞定,实现文档自动化,轻轻松松输出大批量的你所需要的文件。

不信,请看!(注,模板中红色区域为可变内容)。

三、案例操作示范

几分钟过去,老板刚刚交代的任务咱们还没动手做呢!

不用担心,只要学会用利用邮件合并功能,别说区区300份了,多少份都能分分钟搞定!

下面,咱们简单4步,就能批量制作出300人的获奖奖状。

1.准备工作:

准备好一份奖状模板(Word)和一份表格的名单信息(Excel),保存到同一个文件夹中,方便合并邮件时调用。

2.开始合并邮件:

敲黑板,重点来了!

第一步:定基调,选择文档类型。

打开“荣誉证书”模板,点击工具栏的【邮件】-【开始邮件合并】-【普通Word文档】,这样就能确保最后制作出来的文档格式。当然,可以根据实际需要进行选择。

第二步:定范围,选择收件人。

接着,点击【选择收件人】-【使用现有列表】,选择已经保存在本机的数据源,弹出来的【表格选项】的窗口上,对【选项】进行设置,勾选【表格】和【系统表】,确定后,弹出来的列表里选择我们保存了数据的【sheet1】,确定。

我们的数据就全部导入了。

第三步:锚定变化点,插入对应的合并域。

我们把需要变化的内容删除,并插入对应的合并域数据。模板中这里用了红字的文本框进行区别,其目的是明确位置,并先一步设置好文本格式和字体大小。

那么,证书中要变化的内容是每一份奖状的“名字”和“奖项”。所以,在需要变化的地方选择【插入合并域】-【名字】/【奖项】,相应位置就会出现《名字》/《奖项》,即表示这里已经导入数据源的对应内容了。

第四步:合并邮件,批量生成文档。

然后,依次点击【完成并合并】-【编辑单个文档】-【合并记录】-【全部】,搞定!

这样,300份奖状就制作出来了,来!预览一下效果!

最后再把新的文档另存为保存起来,就OK了!

瞧!每个人对应的名字和奖项都被安排的明明白白的了!

熟练操作,3分钟不到,我们的300份奖状就做好了。不用复制粘贴,不用手忙脚乱,只需按照步骤处理,轻松简单!

同理可得,这个批量操作的法子,举一反三,不仅可以用来批量制作奖状,还能批量制作录取通知书、邀请函、聘书、名牌等,方便简单还不会出错!

觉得赞的小伙伴们欢迎点在看转发留言 呀!么么哒~

  • 发表于:
  • 原文链接https://kuaibao.qq.com/s/20191028A09LFF00?refer=cp_1026
  • 腾讯「腾讯云开发者社区」是腾讯内容开放平台帐号(企鹅号)传播渠道之一,根据《腾讯内容开放平台服务协议》转载发布内容。
  • 如有侵权,请联系 cloudcommunity@tencent.com 删除。

关注

腾讯云开发者公众号
10元无门槛代金券
洞察腾讯核心技术
剖析业界实践案例
腾讯云开发者公众号二维码

扫码关注腾讯云开发者

领取腾讯云代金券