新模式：以合同为中心的采购管理

如今，采购组织需要持续更快地响应公司的采购需求，这是一个困难的处境。在当前的采购模式下，确保供应商选型合规的步骤是非常耗时的，即使这样，公司仍然面临着潜在风险和损失。

在本文中，我们将向读者介绍一种新的模式：以合同为中心的采购。这种新的模式可以节省数百万的损失，加快购买过程，同时也将改善企业与供应商的关系，优化供应链。

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为什么当前的采购模式没有满足现代商业需求？

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问题一：缺乏供应商业绩的历史数据

当前，选择一个供应商并与他们签订合同的过程是这样的：买方通过发布采购需求启动流程，然后根据两个标准评估响应的供应商：技术能力和商业能力。

供应商的技术能力关系到他们能否真正满足买方的需求；

商业能力与供应商的产品或材料价格是否符合买方的盈利模型有关。

作为采购评估的一部分，采购组织可能希望查看供应商的历史绩效。但是，这些数据通常分散在组织中，不易访问，从而导致流程的第一次延迟。

问题二：合同谈判

采购的最后环节，由买方出具意向书。只有在发布意向书之后，合同文本才开始谈判，这是整个流程的第二次延迟。

在这一点上，各部门都将参与合同签订阶段，包括法律和财务。例如，法律部门可能提出：供应商的司法管辖地需要额外的反童工文件，所以需要插入一条相应的条款。

由于这是一个合同，所有条款必须与卖方协商，所以卖方可能改变合同的商业条款。例如，供应商可能会说，额外的要求将迫使他们提高产品的费用。这种反复将极大地减缓甚至破坏采购过程。

问题三：未优化的合同会导致绩效不佳

在花了相当长的一段时间来选择一个供应商执行合同后，这些合同通常可能会反馈一个不太理想的结果。因此，合同是导致公司损失的主要来源，而很多损失主要是由于不遵守政府规定或公司内部标准造成的，其原因在于采购到合同签订的整个流程并不连贯。

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新模式：以合同为中心的采购管理

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将合同管理数字化，以及合同管理流程结合人工智能，可以作为企业优化其采购过程的基础。以合同为中心的采购组织，既加快了他们的购买过程，又减少了损失。

优势1：通过历史同履约情况评估供应商

以合同为中心的采购在采购过程一开始就引入合同数据，并使合同文本的合规性成为评估供应商的第三个支柱，仅次于技术和商业能力。在采购需求发布之前，买家会评估历史的合同执行情况数据，这有助于买家为他们的业务需求制定合适的采购需求。

优势2：采购需求过程中获取合同文本底线

作为采购需求的一部分，买方通过一个数字合同管理系统向潜在供应商展示他们希望供应商接受的合同文本。供应商可以根据自己的需要和要求重新制定合同。同时，借助合同管理系统和AI技术，买家可以比较各个供应商的底线，并确定哪些底线是可接受的更改，哪些则是不可接受的。

优势3：全过程的数据

由于合同是采购需求和选择供应商的核心，把这些信息放在统一的合同管理系统上，而不是放在几个律师的电子邮件收件箱里，将有助于为将来的追溯和分析提供更为可靠的记录。

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数字化：CLM（合同全生命周期管理）系统

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CLM合同管理系统可以帮助客户满足特定的业务需求，并从他们对CLM合同管理系统的投资中获得更多收益，简化采购寻源到合同签订的流程。

将采购寻源模块与CLM合同管理系统的所有功能结合在一起，通过将合同放在中心位置，帮助采购组织优化寻源流程。应用系统的构建是为了让采购组织通过加强协作和合规管理，以便简化整个采购寻源到合同签订的过程。

采购寻源到合同签订流程的每个阶段都可以在系统中进行管理，并将合同置于这些阶段的中心，以优化整个业务流程：

完成采购需求管理

用户可以使用预得到批准的带有多货币、多语言支持模板，自动化整个申请审核流程。并且系统支持业务用户使用直观的自助服务，请求流程启动请求。

供应商门户

用户可以通过扩展对CLM合同管理系统的定制来更好地与供应商协作。这允许供应商和买方在线沟通交易原则并查看所有历史协商记录。

供应商还可以通过提交合规文档，进行自助服务注册和自动准入。启动企业制度要求范围内的合同续签和修订，以及后续的服务合同。

采购组织还将拥有大量关于供应商过去谈判策略和行为的数据，以及他们在合同执行方面的表现，这将优化未来的采购活动。

评标与选择

一旦进入采购评定流程，采购小组可以对投标文件进行并行分析，并用定性和定量标准对其进行评分。

多轮采购谈判

用户可以顺序或并行地和入围的优秀供应商谈判价格，并根据具体轮次启动评定流程。

全生命周期合规跟踪

用户可以充分了解供应商风险，以确保寻源到合同签订流程的合规性。CLM合同管理系统的数据仪表板提供了对采购周期时间、供应商风险以及合同文本的建议。

来源：《contract-centric-sourcing-a-new-paradigm》

翻译：煊宸

法智易作为北京慧点科技有限公司旗下专注于企业合同法务管理的品牌，多年深耕CLM（合同全生命周期管理）领域，服务于中国500强及行业百强企业。法智易提供面向企业的合同法务“一站式”解决方案体系，以此帮助企业将合同转化为战略业务资产，为企业提供强大的支撑，高效助力企业提高收入，控制成本和管理风险。

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