效率提双倍费用省多半 勤哲Excel服务器软件成物资采购“神器”

众所周知,对于物资企业来说,招标采购一直是重中之重。然而,对于当今很多企业运营者来说,企业物资采购一直是“费力不讨好”的活儿。一方面,需要严格控制人员、物料成本,尽可能减少开支;另一方面,企业主需要针对不同物资制定针对性采购方案,物资采购的计算也需要引起特别注意。

有专家分析表示,物资企业做采购时首先要解决的是询价问题。它包括进行采购项目分析、制定采购方案,确定采购项目清单、编制询价书、邀请供应商,之后企业还需成立询价小组,并制定评价办法和文件。企业加强物资询价管理,既可以有效的保证询价采购的质量,也可以保证询价采购的公平、公正,避免徇私舞弊现象发生。不过,企业所进行的物资采购与询价是一个长期过程,采购单位首先应加强供应商资质审查,建立完备的供应商数据库,及时整理合作供应商的资料,并定期对市场进行调研,了解市场货源、市场价格信息,最后制定完善的采购方案。

物资企业进行采购时需要解决的问题、面临的考验非常之多,在此过程中,办公软件的介入可谓是不可忽视的因素。有多年物资采购经验的山东广电网络有限公司负责人向记者透露道,为提高工作效率,公司一直坚持采用集中采购策略。即每月初县市区集采人员收集本地区的下个月采购物资计划,将其上报到市公司技术部生成下月县市区集采物资的汇总表,提供给领导审批。审批后,集采部门根据公司要求在中标的供应商中最终确定每项物资的供应商,对其下订单。对于物资采购中间涉及的一系列环节,山东广电网络有限公司采用的正是有名的勤哲Excel服务器软件。

勤哲Excel服务器软件运行界面如图所示:

图1 运行界面

由于集采所涉及的每类物资的型号参数不同,无法直接在一张表中实现。一期工程中采取了一种物资一个表单的方式实现。所有项目填写完毕后,再生成一张该地区的汇总表。如图2所示。该汇总表打印后,盖对应分公司的公章,送市公司技术部归档。

图2 每个县公司对应一张表格

市公司根据所有县市区填报表格使用系统生成汇总表,如图3所示。该表直观显示出下月整个公司的采购计划。该表在软件系统存档备用。

图3 汇总表

然后在为每个县市区生成集采物资,供应商,价格汇总表,归档备用。以后财务报帐对帐等都需要使用。使用Excel服务器的“列表选择数据规范”功能,根据物资名称与型号,自动匹配到供应商列表,选择后,自动填写该物资的供应商,单价等信息。大大提高了工作效率,如图4所示。

图4 自动匹配功能

最终得到图5所示报表(关键部门已经遮盖)。目前“商家价格列表”数据规范还在持续添加过程中。未来将会把物资编码加入,该编码来自“大物流仓储”系统,将来可通过该编码实现两个系统的整合使用。

图5 物质采购计划执行表

另外使用勤哲Excel服务器软件本身的权限管理系统,确保每个县市区的用户只能看到自己地区的信息填报;市集采人员只能操作各种汇总表等。以及超过填报日期系统自动锁定报表,不再支持该月集采数据的修改等。

山东广电网络有限公司负责人说道,勤哲Excel服务器软件一大优势是公司可根据实际需求进行对应功能的修改和完善,在该系统制作过程中,公司可选择使用更高效的实现方式,像使用VB脚本将所有物资填单放到一张表单中,对某物资的型号选择,使用弹出对话框进行多个参数的选择工作等等,以此提高企业填报物资采购的效率。

在采访中记者了解到,目前很多先进的物资企业做实际采购时利用的都是勤哲Excel服务器软件。该软件可极大程度加速企业信息化服务进程,让企业人员管理工作、分配任务更省时高效。作为国家级高新技术企业,勤哲Excel服务器软件能让普通企事业单位员工自己构造业务流程,降低了信息化成本,深得市场的认可。

专家称,以勤哲Excel服务器软件为代表的创新型管理信息化平台大大推动了社会治理和企业管理的全面转型与升级,特别是“需求自定、开发自主,自我管理”的实现机制,是符合企业信息化部署和建设方向的新趋势。

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