实用,我用QQ邮箱管理3000个项目

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现代企业中,办公软件、工具、系统数不胜数,邮箱、OA、ERP、工单系统、物料系统、订单系统、各种存储系统、钉子(恕我这么称呼)、企业微信...,邮箱应该是每个职场人再熟悉不过的一个工具,上班打开邮箱,查看邮件,处理事物,日常收发邮件,仅此。其实邮箱还有很多用法,用好了胜过OA、工单...等系统。本人工作关系,近两年用QQ邮箱,分享一下如何用QQ邮箱年处理3000个项目。

为什么选择QQ邮箱

用QQ邮箱的首要原因还是工作。工作关系,每年面向全国要处理几千个大大小小的项目,出技术方案、设备方案、图纸深化、设计等,往来均用图纸,小到几M,大到几G大小,QQ邮件带大附件比较方便,首要原因。

其次,QQ邮箱打标签很方便(标签已经是各类邮件系统的标配了)。这也是管理3000个项目的重点

补充,除了邮箱就没有别的选择吗?当然有,只不过效果不好。可以走工单系统、OA系统,但不好的地方在于,大部分企业自己搭建的系统在网速、并发、空间、上传下载方面都不尽人意(此处略一万字...用过你就会知道)。情感上讲,任何企业的系统都是受控的,约束。邮箱不在你企业监控之内,相对自由。企业邮箱除外。

我用邮件来管理

我用邮件来管理什么?当然是管理工作,管理项目的服务、支持工作;哪里的项目?全国的;有多大量?每年以K计;你有多少人?10个人(工作量不是一般的大,强度不是一般的高,正常企业二三十人的工作量,兄弟们辛苦了)

你用邮件来管理,别人就会发邮件吗?当然,你得先有个业务流程,来规范上下游节点,流程简化如下。

输入(邮件带有明确的格式化需求)>>授理邮箱>>任务分派(邮件派发) >>结果输出(作业人员将结果发送回输入方邮箱,抄送授理邮箱)。

邮件的输入、分派、输出这三个节点要跟踪控制,以完成闭环。

01、制作标签

制作标签,“未派、在途、完成、终止、勿略“,后面用标签来为邮件做标记,对结点进行控制。

02、创建文件夹

创建文件夹。用于将分派出去的任务邮件和结果输出邮件进行分类归档。

03、输入邮件的标注

未处理或不能分派的项目,可用“未派”进行标识,点击邮件左侧标签导航的“未派”可以快速筛选出未分派的任务。

04、任务分派

对于已分派出去的任务,分派给谁,可以打上具体人员的签标,同时可以标注上“在途”或“完成”(“完成”标签要在收到结果输出邮件后标注)标签,表标该项目由谁正在处理,是否完成,任何时候均一目了然。

05、项目完成、成果归档

当收到任务作业人的结果输出邮件后(结果都是经过审核的,这里主要讲邮件,审核细节略),将结果输出邮件转移至“作业输出”文件夹进行归档,同时对该作业人的作业邮件的“在途”标签删除,打上“完成”标签。一个项目(任务)完成。

总结。用此方法可以进行大附件、多项目服务任务的内外部流转、节点跟踪、管控,项目、资源统计等。3000项目就是这么管理的,你会了吗?

当然,邮件多了占空间,QQ邮件空间不用担心,可自动增长。上个截图。

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