主数据编码的应用场景-采供环节

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前言

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未经管理的主数据面临的问题

主数据描述了业务中的关键部分，例如：

客户（姓名、地址、电话号码...）

产品（产品属性、列表价格...）

供应商（母公司、地址、所供备件...）

雇员（ID、姓名、地址、部门...）

主数据被存储在多个、不集成的系统/数据库中，没有一个统一的编码。无法管理的主数据必然是不准确、不完整、充满矛盾并会导致错误的业务决策。下面举一个例子来说明在不同系统中因主数据编码不同产生的产品识别问题：

图1.主数据面临的问题

未经管理的主数据会面临在多个子系统中对数据描述不一致的问题，进而产生一物多码的情况，导致错误业务决策发生。在采供环节因主数据编码不统一产生的问题更为突出。

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采供业务与主数据编码

2.1采供业务流程介绍

采购部指的是公司中负责生产物资采购的部门，采购部门负责编制采购计划，开发和维护供应商，完善供应商管理，执行采购计划，签订采购合同，监督物资入库等。可以说采供环节是整个生厂制造线上最为重要的一环之一。采供的通用工作流程如下所示：

图2.采供通用流程

从以上采供的工作流程中我们可以看出，物资采供的业务需要多个部门参与其中，例如与生产管理部门、工艺技术部门、财务管理部门、质量管理部门都需要进行对接以及信息交互。由此可见采供环节是一个多部门协作、且信息交互频繁的业务环节，所以拥有统一的“数据语言”是最核心、最关键的成功因素，而这个统一的“数据语言”就是主数据编码。

2.2 主数据编码工作组织构架

随着工业信息化的深入推进，原有的管理模式已不适应新的运营管理要求，孤岛式管理系统已经逐步被集成化管理所取代。为满足“提质增效”的发展需要，并实现集约高效的全领域集成系统，主数据编码系统相继在生产管控、物资采购管理、材料定额管理、供应商管理、人力资源管理等信息化系统中得到应用，满足了公司信息化建设的需求。在总工程师的统一领导下，由信息化副总工程师全面负责主数据编码应用推荐工作。具体的工作组织结构如下图：

图3.组织构架

物资采供环节主要涉及到的部门为物资采购部门，但是在整个采供的业务流程中，物资采购部门需要与其他业务部门进行频繁的业务联系，涉及的数据活动很多，而数据活动的主要载体就是主数据编码，下一节我们将着重介绍采供环节主数据编码应用的载体。

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采供环节主数据编码应用的载体

3.1 采购清单

采购清单：是根据生产要求外购的原材料、标准件和成套部件等产生的，对应文本格式主要包括外协件明细表、自制件明细表（EBOM）和材料明细汇总表。采购清单信息来源一般来源于设计图纸和工艺卡片上信息汇总。由采购部门或生产准备部门根据采购清单安排采购计划和生产计划。PDM系统一般都可以根据图纸和工艺信息汇总出相应采购清单信息，但是如果要针对产品批量获得动态的采购清单信息就必须在ERP系统中完成。

表1.采购清单

物料编码在采购BOM中作为物料唯一的标识信息，使采购部门准确的识别物料。同时物料编码也是采购部门与库存部门检查库存使用的唯一标识。所以统一主数据编码对于采购清单的准确性有决定性的作用。

在某些公司的采供部门还是用外购件清单以及外协件清单来作为采购环节的信息载体，这两种清单与采购清单类似，分别如下所示：

3.2外购件清单

外购件就是为生产最终产品所购买的具有特定功能、接口形式、外观尺寸后续不需再加工的产品（不含标准件）。

表2外购件清单

同采购清单一样，外购件清单也是通过物料编码（外购件编码）来识别一个外购件。

3.3领料单

表3领料单

其他事务性单据与领料单相似，都是通过物料主数据编码来对某一物料进行标识。上下游业务系统通过物料主数据编码来获取该条物料的各种信息。

3.4 信息系统

采购环节主要涉及的信息系统载体包括：供应商管理系统、材料定额系统、ERP生产管控系统、物资采购系统、电子料单、网上领料系统等。

其中，供应商管理系统用于物资采购管理系统及合同管理系统进行调用，确保唯一性供应商数据信息；材料定额系统集成主数据编码系统获取主产品用标准件、原材料、锻铸件和工艺原材料、工装用原材料、标准件、成品件的编码数据，材料定额系统的数据会随着主数据编码系统的新增、注销、更改而随时变化，实现材料定额系统根据装配单元图号细化定制公司标准件、原材料、工艺原材料、锻铸件的定额信息的功能；ERP系统集成编码系统，获取主产品用标准件、原材料、锻铸件、成品、工艺原材料的编码数据，结合材料定额系统得到某个材料的具体需求数量以及需求时间数据，并传递给物资采购系统进行物资采购系统物料的需求推送；物资采购系统将ERP系统传递的物料需求信息进行资源平衡（包含物料的有效计划、有效合同、有效代料、有效库存信息），产生具体的物料采购计划。

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采供环节主数据编码应用场景

4.1.现存的问题：主数据编码不统一带来的采购问题。

由于各个系统需求的不同，一个相同的物料在每个系统中均有自己的编号、自己的属性，所以在采供环节制定采购计划时，往往会因为一物多码的情况发生业务失误，例如如下场景：某单位通过仓库A和仓库B存储同型无缝钢管，但是仓库A和仓库B并未使用统一的主数据编码，仓库A对该型无缝钢管的物料编号为1234、仓库B对该型无缝钢管的物料编号为4321。所以当仓库B的无缝钢管消耗完毕时，进行库存核对，便误认为该型无缝钢管已经消耗完全，从而发生了错误的采购计划。过程如下图所示：

图4.主数据编码不统一带来的采购问题

发生这样的业务失误，主要原因就在于没有通过一个统一的主数据编码对该类无缝钢管进行统一的编码管理，发生了一物多码现象，在A、B仓合并报表时误将同一个物料记录成为不同物料，导致出现错误的采购计划，影响了整个采供业务环节。

4.2.编码应用场景

主数据编码系统与信息化应用系统集成，打通业务壁垒和信息孤岛，协助完成采购的业务环节。在基础数据层主数据编码系统将存在于各个业务系统中的数据进行统一和规范后分发给各个自业务系统，各个业务系统依靠统一的数据将采购信息提交给物资采购系统，最终由物资采购系统完成物资的采购。

图5. 编码应用场景

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结束语

采供环节处于生产制造“链条”中的核心环节，需要频繁的与其他业务部门进行信息交互，因此有一个统一、规范的数据源头是尤为重要的。在采购环节的载体中，无论是采购清单、外购件清单、领料单等都是通过物料编码作为物料的唯一识别，因此，物料主数据编码的准确性是决定采供环节成败的最关键因素之一。本文介绍了主数据编码在采供环节的应用场景，篇幅有限，希望感兴趣的读者可以与笔者联系，欢迎探讨。

下一篇，我们将着重介绍主数据编码在仓储环节的应用场景，敬请关注每周三编码文章的推送。

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