项目管理一：如何听懂客户和领导的想法

大家好，如何成为项目管理高手。

先问你一个问题，你认为对于一个项目管理者来说，最重要的能力是什么，答案是沟通，现代管理理论公认的四大管理职能，分别是计划，组织，领导和控制。每一项职能的实现都离不开沟通，有人甚至说项目管理者80%以上的时间都在进行沟通，你可能会说我不善表达怎么办，在这我首先要纠正一下你对沟通的认识，沟通不等于能说会道,项目管理者的沟通能力,并不是要求你说话有趣或者天马行空的调侃，沟通中最重要的是正确的理解对方的观点和想法，准确地表达自己的观点和想法，使别人能够理解，而且沟通能力是一种能够通过学习掌握的技能。

课程的第一部分，我将会围绕项目管理者所应具备的沟通能力展开，你将学会如何听懂对方的想法，如何高效地处理日常工作，以及如何逻辑清晰的表达。

首先，我们来聊一聊如何听，我有一个朋友，头发三个月没理了，有点长，就去理发店跟理发师说，两边剪短点儿。然后摘眼镜，洗头，剪头，一气呵成，理发师满意地放下剪刀，说，剪完了看看吧，当他带上眼镜的一瞬间，感觉整个世界都静止了，各种草泥马涌上心头，最后她只能对理发师说：你开心就好。从此我的这个朋友去理发店永远不说，剪短，因为理发师理解的简短，就是推秃了。

工作中，因为没有理解对方的意图，造成的问题更多，领导把小李叫到办公室，说，小李，整理一下市场上直播平台的资料给我，越详细越好。好的领导，小李回去后加班加点儿的收集资料，而且针对几个重要的平台，还做了使用手册，几天后，领导问资料弄得怎么样了，小李。弄好了，您看一下。领导翻了几页质问道，弄得这是什么，我要的不是直播平台的使用手册，我要知道在哪个平台上投放广告更好，有句话叫，干活不由东，累死也无功。小李可能会说，领导任务没有交代清楚，虽然如此，在领导眼里，小李已经被打上了能力差的标签，那么我们该如何做呢？

工作中，其实很少有领导或客户交代事情会面面俱到，这就需要我们主动出击去寻找答案，要真正听懂，理解对方的想法，我认为需要四个步骤，第一步，拆解问题，第二步，补充问题，第三步，明确问题，第四步，及时反馈。在详细介绍四个步骤之前，请允许我先介绍一下我们这节课用到的一个工具，五W2H又叫七何分析法。5W2H是英文中常见的七个问题，WHY，为什么要这么做。what做什么，where，用在何处，when什么时间完成，who由谁来做，how怎么做，how much，做到什么程度的缩写，五W2H，帮助你步骤化，流程化的全面理解对方的想法，弥补接收信息的疏漏。

下面我们来开始第一步，拆解问题，当你接到领导布置的任务后，你首先要做的就是把对方的话进行拆解，举个例子，领导说，刘明，把这份报告复印一份给我，你要用5W2H做填空题，把问题进行拆解，你要问自己几个问题，做什么，为什么做这件事。由谁做，在哪儿做什么，时间完成以及怎么做，做到什么程度。分析刚才领导的话，你可以初步得到who，我刘明 ，what复印报告，但缺失了其它的关键信息，接下来你要做的就是第二步，补充分析刚才领导的话，你可以初步得到who，我刘明 ，what复印报告，但缺失了其它的关键信息，接下来你要做的就是第二步，补充问题，根据上面的例子，你需要补充，when，什么时间完成，Howmuch，打印几份儿，where打印完放到哪儿，经过补充，你才能得到明确的任务说明: 我要在下午两点前复印三份报告，放到领导的办公桌上，这样就完成了前两步，拆解问题和补充问题，接下来到了第三步，明确问题，明确问题的目的是跟对方确认前两步的分析结果，条件允许的话，请带上笔和笔记本进行记录，这样做的好处呢，一方面，好记性不如烂笔头儿，另一方面显示你对对方的尊重，在结束谈话前，你可以这样问对方，领导，我重复一下您刚才的意思，您是想在直播平台投放公司的新产品广告，让我出一份直播平台的调研报告，报告采用PPT形式，内容包括各平台的用户量，主打内容以及公司投放产品的预期效果，我估计在本周五下班前交给您，您看可以吗，如果领导听到你的复述，会很放心地把任务交给你，同时给你默默点个赞，即使有不准确的地方，他也会被你的严谨所打动。

第四步，及时反馈，如果任务需要较长的时间完成或者沟通后还有很多不确定的因素，就要在执行过程中呢，及时反馈，而且越早反馈越好，避免到deadline提交结果不符合要求，而且又没有了修改的余地，你可以这样说，领导，根据您的要求，我梳理了一个大致的思路，虽然不太完善，但是希望您能看一下，如果没有问题的话，我就继续按照这个思路进行细化。

至此我们就完成了关于如何听的四个步骤，我们小结一下，今天我们学习了高效能个人管理的第一课，如何听懂对方的意图和想法，学习了用于沟通的结构化思维工具，5W2H，又叫七何分析法。这个工具非常重要，我们会在项目管理中经常用到，同时呢，我们把听懂对方的意图和想法分为四个步骤，分别是，第一步，拆解问题，第二步，补充问题，第三步，明确问题，第四步，及时反馈，你在日常工作中有没有遇到过因为没有听懂对方的想法而造成的困扰呢，欢迎加入项目管理训练营百家号与大家切磋，共同成长。