高大上的PPT表格怎么做？你只差这些方法！

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表格似乎天生就是PPT的天敌，单调的线框、枯燥的数字，严重阻碍了信息传达的效率，让观众不想细看。

在必须使用表格的情况下，如果多花点心思，站在观众的角度，调整表格的颜色、线框、数字，使其更美观、更有可读性，表格将变成PPT的朋友。

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什么情况下应该使用表格

表格用得不好容易破坏PPT的美感，可是有的人却一遇到数据就使用表格来体现。殊不知，不是所有类型的数据都需要表格，通常情况下，只有两种情况需要用表格来展示内容。

展示多项目数据明细

与数据相关的内容，一般必须展示多个项目的数据明细时才会使用表格。换句话说，表格的作用在于，让观众清楚地看到，不同项目的具体数据是多少，而不仅是让观众对数据大小有个模糊的概念。

如下图所示，为了展示不同产品具体的销售数据而使用表格，这是合情合理的，展示的目的就是要让观众了解具体的数据明细。

如果PPT中的数据仅是向观众传达大致的数据对比、数据趋势，那么使用图表效果会更好。如下图所示，从标题就可以看到这页PPT是想告诉观众产品的销量大小及售价高低对比，需要传达的信息是“哪种产品销量最大、最小”等内容。并且图表中的售价数据进行从高到低的排序，有助于观众一目了然地看到商品的销量排序。虽然图表上方标注了具体的数据，但是这不是重点传达的信息。

如果将上图所示的图表转换成表格，效果如下图所示，那么观众能从这一堆抽象、枯燥的数据中快速地对比不同产品的销量差距、售价差距吗？

展示多项目情况

在特殊情况下，需要展示诸如调查问卷之类的信息，这类信息项目超过三项且分类情况复杂，难以用单纯的文字、图形、图表来展示，此时表格是最佳选择。如下图所示，是一项关于不同商品在不同店铺的销售情况调查，用表格可以条理清晰地进行展示。

02

让表格听话的绘制方法

让PPT表格能够合理、美观地呈现数据的基础是正确绘制表格、编辑表格。这些基础性的操作方法，有利于减少创建表格时的步骤，以及在美化表格时，能正确运用恰当的操作进行编辑，提高效率。

插入表格的方法

插入表格最常用的方法是直接插入，如下图所示，在【插入】选项卡下【表格】菜单中选择行列数，即可在界面中插入一个表格。

以上这种方法插入表格的缺点是，最大只能插入10×8的表格，如果想插入更多行列数的表格，需要下面的方法。

选择【表格】下拉菜单中的【插入表格】选项，弹出【插入表格】对话框，在该对话框中输入行列数单击【确定】按钮，就能插入固定行列数的表格，如左下图所示。

插入表格后，如果发现行列数不够，可以右击单元格，单击快捷菜单中的【插入】按钮，然后在级联菜单中选择【在左侧插入列】等选项，如右下图所示。

选择表格的方法

要对表格进行操作，前提是选中表格或表格中的部分单元格。用鼠标单击表格，即可选中整张表格。将鼠标指针放到表格行的左边或是列的上方，当鼠标指针变成 形状或是 形状时，单击鼠标即可选中这一行或是这一列单元格。

如下图所示，选中了“所属部门”这一列所有的单元格。

如果不需要选中整行或整列，可以按住鼠标左键，拖动选中单元格，如左下图所示，拖动鼠标选中了第3行，从“运营部”单元格到“组员”单元格区域。

还可以使用【Shift】键来选择单元格。方法是单击某一单元格，按住【Shift】键，单击另一个单元格，即可选中两个单元格及之间连续的区域。如右下图所示，单击第2行第1列的“运营部”单元格，再按住【Shift】键，单击人数为“1”的单元格，此时两个单元格及中间区域都被选中了。

设置表格行高/列宽

调整表格的行高和列宽，可以使文字在单元格中不会显得太拥挤或太空旷。调整行高和列宽的方法有两种：一是上下拖动表格横向或竖向的框线，从而改变行高和列宽。如左下图所示，往下拖动第2行下方的框线，可以增加第2行的行高。二是通过设置参数来调节行高和列宽。如右下图所示，选中需要设置行高或列宽的单元格区域，在【表格工具 - 布局】选项卡的【单元格大小】组中，输入具体的行高/列宽参数，实现行高或列宽的调整。

改变表格颜色/线框

表格是否美观，很大程度上取决于填充色和边框的设计。改变表格的填充色方法是选中单元格区域，在【表格工具 - 设计】选项卡下的【底纹】颜色菜单中，选择一种颜色，如下图所示。

与改变单元格填充色相比，边框线的设置是很多新手的大难题。表格的边框总是“不听指挥”，如果想将部分边框线设置成特定的颜色，更是不知从何下手。正确的边框线设置思路如下图所示。

按照这个边框线的设置思路，下面对表格的部分行设置蓝色框线。

步骤01选择单元格区域。选中第4行单元格区域，单击【表格工具 - 设计】选项卡下【绘制边框】组中的【笔颜色】按钮，从中选择一种笔的颜色，如下图所示。

步骤02选择边框线类型。单击【表格工具 - 设计】选项卡下【边框】按钮 ，从弹出的下拉列表中选择【上框线】类型，如下图所示。此时选中行的上框线会变成蓝色。

步骤03完成其他行的上框线设置。单独设置一行单元格的上框线并不美观，因此用同样的方法，为表格第1行、2行、6行、8行设置蓝色上框线，为第9行设置蓝色下框线。由于前面的步骤已经选择了笔颜色，后面的步骤中可以直接选中单元格再选择边框线类型即可。最终效果如下图所示。

本文内容摘自

北京大学出版社

《精进PPT：成为PPT高手》

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