中小企业的数字化管理之道

【数字化的加速键】

知己知彼百战不殆。返乡员工何时能复工？供应链的恢复情况如何？紧急医用物质供需情况怎样？每个社区有多少易感染群众？不管是企业还是政府，情况不明，底细不清，何谈运筹帷幄、排兵布阵？近几年我国的数字化水平进步很大，只不过疫情重压下部分企业生产活动的“停”、部分地区公共管理的“乱”呼唤更有效的数字化建设。数字化建设首先要做的就是对数据的有效管理，数据一团乱麻何谈数字化建设。

业界成熟的数据管理软件有不少，不过对于中小组织，尤其是中小企业、基层政府部门而言不一定适用，一是缺人，尤其是专业技术人员，二是量少，数据量还没有多到需要使用昂贵专业软件的程度。因此基于现有资源开展数据管理是更经济可行之道，既不用增加投入，又可以显著提高产出，何乐而不为呢？

【数据仓库】

本文所述的数据管理解决方案基于大家常用的电子表格（Excel、WPS）。电子表格易于使用，不过和以往随心所欲地新建表、输入数据不同，方案要求精心设计每张表的格式，并严格按照格式输入数据，然后遵循一定的规则保存在一个文件夹中，借用IT行业的术语“数据仓库”来称呼这个文件夹。

今后，所有的业务数据都保存在这个数据仓库里，需要数据就从里面提取，有序、方便且高效，可以对百万数量级的数据实施有效的管理。这套方案的关键点有两个，一是怎样设计表，二是如何获取想要的数据，这就是设计仓库数据的秘诀（下一篇文章再议）。

当然从IT行业的角度看，构建数据仓库有很多方案，上述方案只是基于现有资源的低成本高效用方案。

【一问三知道】

有朋友会问这个数据仓库和平时使用电子表格管理数据也没有多大区别，真的能完成数据管理的重任吗？其实和平时使用没有重大区别恰好是这种数据仓库建设方案的一大优势，这意味着工作人员很快就能适应，成本很低，但是这不意味着这个数据仓库功能弱小。

汇报、部署工作最怕一问三不知，可以用 “三知道”来概括数据仓库强大的功能。

一是知道数据放哪儿，就像办公桌的文件一样，整洁有序是高效使用的前提。试想每天有10张新表，每张表格1000条数据，一个周之后总数据量就达到70000条，毫无章法地保存，用数据时得花多少时间去整理？而这些时间本不该花，属于可以减少的成本。

二是知道有哪些数据，底数清才能业务明，家里有多少余粮都不清楚，多半会饿死。以对员工的绩效考核为例，应该以已经有的业绩数据来进行考核，而不能制定一堆高大上的指标，但是很多指标缺少可用的数据。就好比上战场只发枪，不发子弹，吓唬了敌人牺牲了自己。

三是知道怎么查数据，经常阅读报告的朋友可能有这种体会，一篇报告有价值的信息不多，大部分内容都是废话，对于数据管理来说也一样。对于数据分析，需要用到的数据都是特定条件的数据，而不是全部数据。比如现在有全镇的人口数据，做教育方面的报告只需要学龄人口的数据，其他数据不需要。

【本文所使用的数据仓库技术由三叶骑士工作室提供支持，欢迎关注公众号：三叶骑士。】