还在为PPT加班吗？掌握这5个小技巧，工作效率翻倍

在学习工作中，我们经常会和PPT打交道，加班加点只为了做出一份让人肯定的作品。

相对于那些看起来复杂炫酷效果技巧，对于新手小白们，一些PPT基础又实用的小技巧，更能让我们大大提高效率，减少失误。

这篇文章，将分享5个提高PPT效率的小技巧！

1、保存自动恢复时间

你有没有遇到过电脑死机了，可熬夜快做完的文件还没有保存，当时是不是恨不得把电脑砸了。

软件设置中的保存自动恢复时间就能帮你缓解这种尴尬。

它是指PPT自动保存当前文档的时间间隔。该功能在你电脑发生诸如死机的突发情况下，尽可能地保存你之前的劳动成果。

步骤：【文件】【选项】【保存】

设置的具体时间根据自身工作习惯，个人建议是在5-10分钟。

设置的时间不宜过短或过长。过短，频繁保存会增加电脑负担，容易卡机死机；过长，如果出现意外，需要重新操作的步骤过多。

2、嵌入字体

我们在网上下载PPTV模板，或者接收打开别人分享来文件时，偶尔系统会提示“该文件字体无法正常显示，需要替换”。

如果这个文件很重要，替换字体势必会影响到我们文件原来的展示效果。

那么该如何解决这问题呢？有两种方法：

（1）分享文件时把字体一起打包，提醒对方先安装字体后再打开文件。

（2）保存文件时嵌入字体，需要注意部分字体因版权是无法使用该功能的。

步骤：【文件】【选项】【保存】

只需要在分享文件时打开该功能就行，平时打开会降低保存速度，影响效率。

3、撤销次数

人生没有后悔药，而撤销次数却是我们制作PPT时的后悔药。

撤销次数是指取消上一步操作，恢复之前文档状态的次数，软件默认20次，建议设置成最大值150次。

步骤：【文件】【选项】【高级】

4、快速访问工具栏

快速访问工具栏，顾名思义就是让我们能快速访问点击想要的功能，大大地提高效率。

我们需要设置好常用功能，可根据自己的工作习惯，而我个人推荐添加的功能：【保存】【撤销】【重复】【插入形状】【插入文本】【取色器】【对齐】等。

有2种设置方法：

（1）鼠标右键直接添加找到想要功能选项后，点击鼠标右键，选择添加到快捷访问工具栏的选项。

（2）使用选项对话框进行添加在选项对话框里选择“快速访问工具栏”选项，进行添加或删除等设置。

5、快捷键

熟悉软件的快捷键无疑能大大提高你的工作效率，以下这几个是我常用的快捷键：

CTRL+G 组合

CTRL+S 保存当前文件

CTRL+Z 撤销操作

ALT+F5 显示演讲者视图

ALT+F9 显示（隐藏）参考线

ALT+F10 显示选择窗格

F5 从头开始放映幻灯片

F4 重复上一步操作

其中F4键用得好会大大提高我们的效率。

F4的作用就是重复上一步操作，不管你上一步进行了任何操作，简单又实用的功能。

下面给大家演示一下：

快速插入重复图形。先插入一个图形，不用复制粘贴，直接按F4就行。

而且按F4还能进行等距复制。

同样新建一个圆，然后先拉开一定距离复制一个出来，再点击F4就可以复制出多个等距的圆出来。

熟悉上面这些快捷键我觉得就够用了，不过，如果你有空闲，或者记忆力惊人，下面这些快捷键也可以背下。