想让项目会议更高效，你得做好这几点

【PMP落地指南】030|主播：夏夏

在整个项目管理过程中，有很多事情需要通过许多大大小小的会议沟通，以确保项目高效有序进行。

但是，想要每一次会议都起到应有的效果，却不是一件容易的事情。

这其中一个很重要的原因是，并非所有人都对团队会议的重视程度相同。

有些人通过团队会议来更好地沟通和澄清误会。其他人可能只是将会议看作是调整团队或客户项目状态的方法。

但是，后者并没有真正专注于底线：有效地完成工作。

问题的关键在于，不是每个项目经理和团队都有能力充分利用团队会议。或更准确一点说，他们不知道如何组织真正有意义的会议。

虽然，很多项目经理也坚持每日或每周的站立会议，以及关各种常规会议。

但是，要想让这些会议更高效的话，请务必做到以下这几点——

1.预先定义所有会议

要想明确会议在公司中的作用，请定义什么时候举行会议，持续多长时间以及需要解决的紧急问题是什么。

项目经理可以声明只在有需要的情况下才召集会议。

这样可以确保你不再只是按计划召集团队开会，即使你实际上没有什么要讨论的。

2.让每个人都积极参与讨论

其实，在项目管理中，肯定会遇到各种各样的问题，很多问题其实都可以通过会议解决的。

在开会的时候，为了使每个人都积极参与，项目经理需要注意平均分配问题，并让整个团队来回答，这样可以保证所有的成员至少可以说几遍。

如果团队成员知道自己可以随时解决问题，那他们会更加积极参加团队会议并认真倾听。

所以，项目经理还要随时调整问题以增加团队成员的参与度。

还要鼓励团队成员提出问题并听到他们的声音，让每个成员都为会议做出贡献，这样会使他们感到自己更有价值，并提高他们的责任感。

3.不要让一个人主导整场讨论

其实，不管什么会议，如果只有你自己喋喋不休的话，肯定都是没什么人愿意参加的。

尽管会议需要主持人来把控节奏，但是不应该由主持人来主导整场的会议讨论。

如果会议结束之后，团队成员遗留了许多未解决的问题，指责也不清晰，那说明团队会议肯定是没开好。

作为会议组织者，项目经理的主要任务是引导所有人进行讨论，以便每个团队成员都可以为问题提供宝贵的反馈和解决方案。

4.为每次团队会议设定一个明确的目标

如果大家知道这将是一个富有成果的会议，那大家参加会议的意愿会更强烈。为了确保这一点，项目经理要要为会议设定一个明确的目标或理由。

会议的目的可能是帮助计划下周的任务、新的网站设计、获取开发人员的反馈以修复即将出现的错误或另一个可行的目标。

为了使会议有序进行，还需要创建团队会议议程，在会议议程中包含所有问题的讨论要点，并在会议之前发送给人们，以便人们有足够的时间准备。

另外，项目经理还可以要求团队提前考虑将在会议中可能讨论的主题和想法，以免临时去想问题浪费大量时间。

5.减少每日团队会议的次数

召开团队会议没有问题，但会开的太多了也不见得是好事。

如果一天中每隔三四个小时就开一次会的话，那可能没多少时间能专注在项目工作本身了。

所以，适当减少每日团队会议的次数是很有必要的。

项目经理可以把想要讨论的所有内容记录好，并在一天结束时举行一次会议。

这样，员工不必多次中断工作，项目问题也能被集中讨论解决。

6.跟进会议

会议上讨论出的任何解决方案如果不付诸实施的话，都只是空谈。

作为项目经理，需要对每个讨论的问题得出结论，总结解决方案的关键点，并用来指导未来的工作。

最好的办法是向团队发送一份会议纪要，其中包含会议所有讨论的要点，每个人未来的职责，任务优先级和截止日期等信息。

这样确保每个人都清楚自己的职责，并按照会议的讨论结果去执行任务。

好了，以上就是让项目团队会议更高效的几个要点，项目经理可以参考这些方法让会议效果更好哦~

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监制：Milk

视觉：little Phoenix