当虚拟会展成为“新常态”

“让一切都在线化，包括思维”

过去的几周里，我忙于帮助一些公司把会展及活动在线化。

一家活动公司的CEO问我：疫情过去后，线下活动会报复性反弹吗？

我的回答是：不会。

突如其来的大事件，会改变人们的行为习惯，也会塑造人们看问题的新角度。线下活动的举办，已经不如往常般重要。

因为数字化、虚拟化的表现形式，已经逐渐被受众接受。

我们中的大多数人，在新冠病毒到来之前，可能都以某种方式参与过在线活动。但疫情过后，在线化将成为一种“新常态”。

如果说过往的会议活动，都有一本厚厚的流程手册。那在线活动，同样需要各种事项的指引。

因此，我梳理了这段时间总结下来的要点，在企业里负责组织活动的朋友们，也许能获得一些启发。

01

重新考虑活动时间

这个之所以放在第一部分，是因为我觉得它非常重要。

以往线下的活动，特别是商务类的活动，基本安排在白天。

比如前段时间华为的开发者大会，开会20多分钟，在线观众将近7000人。虽然很多人都觉得这个数字不错了，但在我看来，如果这场大会搬到晚上举办，那相同时间的在线人数应该会翻一番。

华为开发者大会当天早上10：21的在线人数

试想，坐在办公室里，有谁一边打开在线视频，一边开会或工作呢？就算可以，也很难坚持超过10分钟。除非是全员组织观看。

以往的商务会议或展览，一般安排在周五到周日举办。因为第一天通常要留给专业人士，那些商务、销售人员需要到现场和参会参展企业交换名片，交流资源，而周末更多地开放给休息的大众。

但是如果活动在线举办，安排在周五，恐怕有些尴尬。

前段时间看了美国一位会议组织者的文章，他们已经迅速作出调整了。他的建议是如果有嘉宾演讲，那建议在下午晚些时候举办，而非在上午，这样确保有更多的与会者观看现场直播。

在制定在线活动的日程时，一定要检查一下有哪些同期举办的活动，避免人群的分流。不过，在每人拥有不止一台移动终端的今天，同时在线观看几场活动，也不是什么新鲜事了。

另外，会议时长的规划，也需要拿捏好。

正如一家在线视频工具的CEO说，他们是通过数次调研后，得出开会40分钟后，可以是一个收费的节点。而有企业的研究表明，90分钟是一个人几乎不需要休息就可以参加的最长时间。

所以，很多电影大片的最后呈现，也控制在90分钟。这是一个道理。

不过，这些数字都需要印证。相信随着在线活动的增加，有更多数据可供调研，以便得出更科学的结论。

02

平台和工具的选择

当要举办一场线上会展时，很多人担心没有观众，没有参展商。

如果对于有多年积累的会议与展览来说的话，这种担心其实并不存在。反而人们会更好奇且密切关注。

只是由于市场上的会展活动太多、竞争激烈，人们的忠诚度在逐年下降。如果第一次的线上亮相让人失望，那你的品牌很容易会被抛弃。

因此，如何更系统地筹备一场活动，需要像举办第一次活动一样，考虑周全。

而且形式上，也应该考虑多种结合。

比如在会议上，现场直播和预先录制的问题。

关于在线的活动，并不是只有直播这一种形式。而是要根据活动的定位、规模大小、人群，以及要达到的效果等，决定是否是直播还是预先录制。

提前录制部分演讲，也能较好地控制整场大会的时间。线上办会和线下一样，都需要有严格的时间观念，流程设置需要紧凑安排。

我的建议是两者能有机结合。既有提前录制的完美效果为活动增色，又有原汁原味的现场演讲，让观众感觉身临其中。

不过，线上活动还需要考虑嘉宾超时的问题，如何与其沟通。冒然的打断显得不太礼貌，而提前的沟通以及确定规则，能更好地保证会议的效果。

在线直播的成本通常比按需上传要高，因此主办方必须要结合预算来权衡每个选项的利弊。

与现场活动一样，费用的投入与效果是相关联的。从简单和免费到复杂，花费数十万到百万人民币都是有可能的。

国外的平台，已经开发出在线开会以及举办活动的所有功能。除了上传演讲者的幻灯片，实时留言、聊天、问答等功能，还有现场投票以及统计出结果。

做得更为细致的企业，会将企业的CRM（客户关系管理）工具和参加在线活动的出席名单相匹配并且予以记录，以此评估客户的粘性。

关于用户留存方面，以往通过建立直播的微信群来留存用户。但因为得不到用户的更多信息，这样组群获得的商业价值并不高。

据我了解，国内的一些直播平台里，也在开发客户留存的工具了。将进入在线直播窗口的客户，分门别类地留下来，更精确地进行客户信息的管理。

毕竟，活动只是一次短暂的行为。如何利用平台和工具做好留存和转化，是有利于企业长期的发展。

03

更用心去设计每个环节

在虚拟活动环境中，屏幕前会有无数件事情吸引观众的注意力。无论是电话和电子邮件、社交媒体、孩子、朋友的聚餐邀请……在线活动面临观众“离场”的挑战比线下高多了。

所以，你一定要有导演的视角，像线下一场大型活动的设计一样，对整场活动的开头、高潮部分和结尾都要予以精心考虑。

我的朋友给我发送了这样的视频，是一家外资品牌在线发布新品的开幕。通过三维制作，建模、合成、渲染等，整个舞台和演讲人结合得恰到好处。

为了剪辑的效果，对画质要求高的公司会请演讲人到专业的录影棚提前录制。而剪辑合成的炫酷效果，也能更好地吸引在线观众的目光。

在每次会议中设计参与点是非常重要的。比如有些公司，通过调整演讲幻灯片的内容，来保证每隔一段时间，演讲者就需要有亮点出现以吸引观众。

除此之外，活动中的互动必不可少。主办方可设计出一些例如观众投票、虚拟观众问答，或者简短的小测试、以及抽奖等，促进屏幕前观众的互动，保持一个持续的在线率。

这种小规模的观众参与活动，可以在每30分钟或更短的时间里穿插进行。

使观众不会感到枯燥或者沉闷，能更有耐心地看完整场活动。

这样的话，主持人的选择就非常重要。他可以与演讲者互动，通过对话和问答吸引观众。专业的主持人比业余的要好，因为他们习惯了如何面对镜头，以及灵活应变。

要提醒主持人思考：“为什么我要主持这个活动？我想让我的观众得到什么？”这将帮助团队设计适合观众的在线互动。

需要提醒的是，即使再有经验的主持人，也需要安排彩排的环节。执行团队需要像正式开演一样排练，以确保团队的每个人都熟知流程，了解如何处理突发事件，建立信任。

一个细节是，如果演讲嘉宾是在家参与活动，那么还要记得叮嘱——他们的孩子有可能在他演讲时，冷不丁跳出来，中断他的演讲。或者养的一只宠物突然跳进屏幕，也许制造了戏剧性，但能避免总是好事。

从长远来讲，在线的虚拟会展会取代线下吗？答案是否定的。没有什么能取代现实中交流的眼神、热情的拥抱……在会议结束后与演讲者聊天，互递名片，都是一种形式感。

不过，对于活动组织者来说，如何用在线思维来思考虚拟会展，无疑是很重要的。

也许操作上并不复杂，但是细节决定成败，仍然需要我们作为一门新课题，用心去做更深入的研究。