自Microsoft从Word 2016开始内置更多功能以来,在Microsoft Word中以PDF进行编辑变得非常容易。edge浏览器也有令人印象深刻的PDF功能。
虽然在复杂的工作中,这些都无法取代一个成熟的PDF编辑器,但以Word现有的能力,完全可以打开并编辑PDF文件(尽管格式上有些小问题)。以下是如何进行操作。
在Microsoft Word中导入,导出和编辑PDF
1.打开Word 2016。选择“文件”>“打开”,然后浏览到包含PDF的文件夹。选择一个文件,然后单击“打开”按钮。请注意,所选文件显示在右侧的“查看”窗口中。对于此示例,选择一个包含文本和图形的文件。
2.单击“打开”后,将出现以下对话框:
注意:该消息警告说,大型文件加载时间较长,Word中的布局可能与原始PDF不完全一样。这是因为用于创建PDF文件的原始软件(如InDesign或Microsoft Publisher)和Word之间的页边距、列、表、分页符、脚注、尾注、框架、跟踪更改和特殊格式选项(如字体效果等)可能有所不同。
微软建议,文本文档的传输和重排效果要好于图表,图形,标签,书签,脚注和/或跟踪更改的文档。这些附加的文本块通常位于段落的中间或标记在末尾。请注意这些限制,以便您可以规划结果并根据需要进行调整。
但是,许多布局属性都是兼容的,可以毫无问题地从PDF直接转移到Word中。例如,以下图像是我们在Word中打开的原始PDF的副本。
在Word中修改PDF
您可以轻松添加新段落以及编辑和删除数据,并且键入时会自动重新格式化文档。您甚至可以删除,替换或重新放置图形,并且文本换行功能将段落重新换行到图像的新位置。您还可以更改页面大小,边距,行距,字体和字体大小以及所有字体属性,等等。
在本文档的“编辑”版本中,标题,副标题,第一和最后段落中的字体和字体大小均已更改。另外,添加了黄色段落,并且图像从右上角移动到左下角,所有操作都没有问题。
实际上,现在Word的PDF兼容性很好,您可以右键单击图像并查看整个可编辑图形选项列表,包括裁剪,调整大小,设置格式,定位,添加标题,甚至附加超链接。
借助所有这些新功能,您现在可以用Word将完成的文档另存为经过编译/压缩的PDF,然后将其直接发送到打印机以进行批量打印。
对于其他所有人而言,可以方便地将数据从一个文档复制到另一个文档,而这些数据以前是在不兼容的文件格式中产生的。由于PDF的格式是可移植的,因此它文件更小,更容易通过电子邮件发送,并且打印效率更高。完成最终效果所需的所有元素被集中到一个文件中。
Word的“重排”功能的缺点是,一些公司使用PDF格式来确保对其分发的文档进行某种程度的版权保护。在Acrobat中为文档设置密码保护以使其只读,因此无法复制或转换文件。
将Word文档保存或导出为PDF
1.将文档更改为您满意的格式后,请选择“文件”>“另存为”,导航至相应的文件夹,然后从“另存为类型”下拉列表中选择“ PDF”。
2.随即,系统显示以下PDF文件类型。选择优化“标准(联机发布和打印)”,然后选中“发布后打开文件”复选框,然后单击“保存”。
3.另一种将文档保存或重新保存为PDF文件的方法是导出它。选择“文件”>“导出”,在左列中选择“创建PDF / XPS文档”,然后单击具有相同名称的按钮。
4.再次,系统显示以下PDF文件类型。选择优化“标准(联机发布和打印)”,然后选中要在保存后打开PDF的“发布后打开文件”复选框。然后单击“发布”按钮,将创建新的PDF。
修复Word中的PDF错误
如果在重新发布/重新保存的PDF文档中发现错误,则可能要返回并重新设置页面格式。文本可能会重排而不会出现问题,但是使用文本换行的图形可能会干扰文本流。如果发生这种情况,请拆分段落,以使一个文本框在图像之前结束,然后另一个新的文本框在图像之后再次开始。完成此操作后,对图形框的位置进行硬编码。
1.右键单击图像,选择“自动换行”>“更多布局选项”,然后出现以下屏幕:
如果在新的PDF中移动了文本并对其进行了重新排列,则可能需要选择水平和垂直相对位置。这样可以使图像与文本一起移动。如果要使图像绝对保留在第一页的左下侧,请选择水平绝对位置和垂直绝对位置。您无需定位或猜测位置,只需移动图像,新的位置坐标就会显示在上面的框中。您所要做的就是单击“绝对”或“相对”,然后单击“确定”。
解决这些决定后,请重复上述步骤将文件重新保存或重新导出到新的PDF。
将PDF从Acrobat导出到Word
1.打开新的Adobe Acrobat DC(文档云),然后登录。
2.打开一个PDF文件。在这种情况下,我们打开了名为Tea.pdf的文件。
3.选择文件>导出到> Microsoft Word> Word文档(或Word 97-2003文档)(如果适用)。
4.在“另存为PDF”屏幕上,命名文件(或使用相同的名称),选择Word扩展名(通过当前版本的文档获取2007年的docx),然后单击“保存”。
注意:首次启动转换引擎需要花费几秒钟到一分钟的时间。但是,通常,过了第一个之后,它们会转换得相当快。
将一批Word文档转换为一个PDF文件
您还可以对PDF和Word进行其他操作。如果您需要通过电子邮件将几十个Word文件发送给客户或同事,则完成此任务的最快,最简单,最有效的方法是创建一个包含所有单个文件的PDF文件。Adobe Acrobat只需几个简单的步骤即可执行此功能,并且仅需几秒钟。
1.打开(或登录)您的Adobe Acrobat程序。
2.在主页上,选择“创建PDF”。
3.在下一个屏幕上,选择“多个文件”>“合并文件”
4.在以下屏幕上,单击添加文件按钮。
5.导航到批处理文件所在的驱动器和文件夹,然后突出显示要包含在此单个批处理文件中的所有文件。
6.Acrobat在下一个屏幕上显示所选文件。单击组合按钮(顶部,右侧)。
7.当Acrobat合并指定的文件时,图标变为黑色并显示绿色的复选标记,表示已选择所有目标文件。
8.在下一个屏幕(另存为PDF)上,单击“选择其他文件夹”按钮。
9.导航到要保存PDF批处理文件的驱动器和文件夹,在Acrobat名称(Binder1)上输入新文件名,然后单击“保存”按钮。
10.该文件以PDF扩展名保存在指定的驱动器和文件夹中,并以新文件名显示在屏幕上。向下翻页以查看合并的文件。
11.现在,您可以将合并的文件作为一个PDF发送给电子邮件。
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