用项目管理“过程框架”的方法迎接每一天

我们近期的文章似乎说了很多“过程框架”的坏话，为了表示只是形势所迫，今天的文章来表扬一下项目管理的过程框架。

启动、计划、执行、监控和收尾是久负盛名的五大过程组，它们给项目管理带来的最大好处就是使所有的项目管理活动表现得十分有组织性。在《如何使用PMBOK来管理项目》我们提到过，五大过程组和我们日常生活中做事的思路非常一致：即开始、思考、做、掌控和完成。那么反过来，我们也可以用这种过程框架的思路，安排我们每一天的日常工作和生活，用卓越的理念和强大的方法保障我们的工作和生活更有效率和效果。

每一天当你醒来，你可以设定一个晨起仪式。

像每个项目都有一个启动会一样，你的每一天也都要有一个启动仪式。每一天早晨一起来，你可以固定地完成一件喜欢做的事，比如读30分钟的书、做10分钟冥想、做不一样的花式早餐……这样以积极、充实的方式开始新的一天，会让你在进入一天的工作日时保持冷静，因为你已经完成了一些有意义的事，让这一天不再是虚度。好的开始是成功的一半。

开始工作，可以先整理相关的信息，安排一天的日程，要事为先。

项目需要严密的规划，工作也一样需要。每天可以先梳理一天的工作日程，按重要和紧急两个象限排一下优先级，尽量把一天中最困难、最有挑战性的任务放在早上先做，这样其它的事项相对而言就对你没有那么大影响了。

每天都要设定一些固定的时间，处理邮件等沟通信息，整理工作文件，更新状态报告。

像项目的执行一样，每天的工作会有一些常规的事项需要处理。尽量每天安排固定的时间，如上午下班前半小时、下午上班前10分钟、下午下班前半小时等，处理这些常规事项。时间尽可能地精简，避免脱离日程陷入细节之中；同时，又必须尽可能地每天按时处理，不积攒、不拖延。学会按有组织的方式分类归档信息、文件以及办公用品，明确地知道需要保留什么，可以摆脱什么，以及今后可以在哪里快速地找到什么。养成把所有东西都放回原处的习惯，比如你从档案室或同事那借阅的文件，别因为你的原因影响别的同事的工作。重要的或常用的信息、文件和办公用品应该放在最容易找的地方，每天不应花过多时间在找东西上。

尽可能按日程完成每天的工作。

项目管理十分强调规划，就是希望足够的规划能指导项目的执行。我们首先要锻炼每天编排日程的能力，让日程能指导每日工作的完成。前一天下班前和每一天刚上班时，整理一下你的日程，看是否可以用一些重要的事牵引整天工作活动的节奏。先处理最重要的事情，然后用剩下的时间来做剩下的事情。要带着日程清单，记忆不一定可靠。也要预留一些额外时间，这样在意外发生时就不会惊慌失措。休息的时间也很重要，即使只是向窗外眺望几分钟，也会有好处。

主动检查你的工作执行情况。

项目通过监控保证按基线交付成果或及早识别问题和风险。我们也需要主动检查自己的工作执行情况。已经开始的工作，就一定按计划完成，不要有“起个头”或“留尾巴”的习惯。长时间的任务，可以每天固定完成一部分，一定要有进展。

在工作中还要有进取心。要懂得冒险做一些有挑战性的任务。如果暂时做不到，也要时刻记得更新自己，让自己始终处于进步的状态，学会新的知识和技能，提升了工作效率和效果。

在一天结束时，尽可能按日程完成了所有工作，并留时间回顾一下一天的工作。

有些人很擅长开始一项任务，但他们喜欢尝试各种任务。懂项目管理的人应该倾向于完成一项任务，然后继续下一项任务。他们倾向于在一天结束时做更多的事情，因为他们不允许自己经常被打扰。

在一天结束之前，可以花一些时间，评估这一天中完成了什么，完成得怎么样，以后有没有改进的地方。

看完这篇文章，你是不是觉得项目管理其实不是只能用来管理项目？