NoteExpress文献管理软件基本操作

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写论文、投稿件，不可避免要与大量文献打交道。如何批量导入需要的参考文献？如何按照不同期刊的格式要求一键生成参考文献？你可能需要一款参考文献管理软件。

NoteExpress文献管理软件可以帮助研究者收集并管理检索到的文献摘要、全文；对检索结果进行多种统计分析，从而使研究者更快速地了解某领域里的重要专家、研究机构、研究热点；在撰写学术论文、学位论文、专著或报告时，可在正文中的指定位置方便地添加文中注释，然后按照不同的期刊格式或学位论文格式要求自动生成参考文献索引；自动推送符合特定条件的相关文献，可长期跟踪某一专业的研究动态。本期介绍NoteExpress在论文中自动生成参考文献索引及添加文中注释等基本操作。

下载NoteExpress

一般情况下，各大学图书馆或科研机构文献资料中心会购买文献管理软件供师生及研究人员使用。机构版免费且功能齐全，运行时性能稳定，推荐下载和使用NoteExpress机构版。

新建文件夹

每次写作的主题不同，就需要不同的数据库和文件夹保存不同的文献。NoteExpress给了一个比较完整的示例数据库，打开软件就可以看到。通过“文件-新建数据库”即可新建数据库，并右击“题录”新建文件夹。“题录”记录了文献的作者、发表年份、题目等概况信息，等会就能够看到；例如，我建了一个名为“NEtest”的数据库，以及名为“期刊”的文件夹：

导入文献

接下来就要导入文献。导入文献一般有三种途径：手动录入已经知道题目、作者、年份等信息的文献；导入已经下载到自己电脑上的PDF或CAJ文献；在线上数据库批量导入文献（例如中国知网CNKI数据库、中文社会科学引文索引CSSCI数据库等等）。

途径1：手动录入

在“题录”空白处右击鼠标，进入“新建题录”，即可录入期刊文章、书、学位论文及会议论文等文献。

途径2：导入本地文献

导入本地文献，前提有两个：这些文献是已经事先下载好的，并且是PDF或CAJ格式。导入本地文献也有两种方式，最简单的就是选中文献，按住鼠标左键拖拽到“题录”区域：

第二种方法是通过窗口左上角的“文件-导入文件”菜单，选中要导入的文献，添加到文件夹中：

如果你改动过文献标题或编辑过里面的内容，题录这里的作者和年份信息可能显示不全，这会影响后面添加参考文献或注释的操作。可以通过右击文献，“在线更新-智能更新”自动补全，前提是你的电脑连着互联网：

途径3：导入线上数据库文献

可供搜索文献的数据库很多，一篇推送估计也说不全。这里就以我们最常用的中国知网CNKI数据库为例做演示，其余数据库的操作逻辑上一致。

第一步，打开“中国知网-高级搜索”，以期刊文章为例，键入搜索主题词，可以找到大量文献；选中你需要的文献，点击“导出/参考文献”；中国知网最多可以导出数据500条：

第二步，再次选中所需文献，点击“导出/参考文献”：

第三步，左侧选择NoteExpress格式，点击“导出”；这时，导出的题录信息已经下载保存到本地，我的电脑是保存到“下载”文件夹，你要找到它：

第四步，右击文件夹，导入题录；注意上一步已下载文件的保存路径及当前过滤器，一定要使用NoteExpress过滤器；如果你使用其他软件，要在下拉列表或“更多…”中找到对应的过滤器：

这就完成了中国知网上所需文献的导入。

插入参考文献

我们一般使用word文档写论文，打开任意word文档，你就会发现NoteExpress早已自动内嵌进来了。为方便演示，我在一个word文档里任意敲下几个字，鼠标的光标移动到待插入参考文献处。

首先选择投稿期刊的参考文献格式。以Public Administration为例，在“样式-请选择样式”中找到这本期刊并选中：

第二步，在NoteExpress中选中要插入的参考文献，它会变蓝；然后点击“插入引文”即可：

这就完成了参考文献的插入。

修改参考文献格式

那么问题来了，如果第一次投稿并不顺利，你想转投其他期刊，需要一条一条的修改参考文献格式吗？当然不用。鼠标的光标移动到生成的参考文献处，单击一下，参考文献会变灰，这表示其含有域代码；此时在“样式”中修改即可；例如，把Public Administration格式一键转换为《公共行政评论》要求的格式：

当然，你投稿时带着这些域代码可就不太好了。建议一篇论文保存两份，一份删掉域代码投稿，一份保留域代码以备修改。删掉域代码的方式是“去格式化-清除域代码”：

插入脚注及文中注释

脚注通过“插入注释”完成，文中注释通过“插入笔记”完成：