excel宏表函数技巧：如何批量建立分表？

编按：哈喽，大家好！今天我们分享两个宏表函数新用法：直观显示出打印信息确保按需打印、根据总表批量建立分表。宏表函数是看不见的函数，能实现一些工作表函数不能实现的功能。赶紧来看看吧~学习更多技巧，请收藏关注部落窝教育excel图文教程。

【前言，有关“宏表函数”的几点信息】

●在EXCEL的世界里，有一组特殊的函数存在，它不是EXCEL内置工作表函数，所以在功能区中使用“插入函数”时，是看不见它的；

●因为看不见，所以此类函数不能直接应用到单元格中；

●虽然看不见，但是它却可以实现一些工作表函数不能实现的功能；

●甚至在不会使用VBA的情况下，它实现了一些VBA的功能；

●在使用这类函数的时候，一定要设置“宏安全性”才能够被使用；

●这类函数是VBA的前身，所以我们叫这类函数为“宏表函数”！！

【什么是宏表函数】

我们今天之所以来讲解“宏表函数”，是因为它的某些功能是工作表函数所不能实现的，在某些数据环境中，宏表函数可以给我们解决一些关键的问题。

那什么是宏表函数呢？在EXCEL的发展历程中，因为其开发的宗旨就是要实现“办公自动化”，在20世纪90年代就在WINDOWS 3.0阶段，推出了EXCEL4.0宏表，这种宏表功能可以作用于EXCEL97-2003版本中。

由于微软开发更新的速度相当快（往往3年就会更新OFFICE版本），所以更多的XLM宏技术被引入到VBA中，所以在如今普遍学习EXCEL（OFFICE）的大趋势下，XLM宏表（EXCEL4.0宏）还没有被更多的人所熟悉，就被VBA所取代了。

而且VBA有着更加完善和方便的对象引用，也使得EXCEL4.0宏很少被问津。可是微软却在历代EXCEL版本中都保留了对EXCEL4.0的兼容性，所以我们现在依然可以在每一个高级版本中使用它，不得不说，有的时候，“宏表函数”在某些数据环境下有着不可忽视的作用，甚至更加方便与简单。

如果我们使用了EXCEL4.0宏表函数，就一定要像对待VBA一样，设置“宏安全性”，才可以正常地使用它。设置如下：

如果使用了宏表函数，在保存之前，EXCEL也会提示是否保存在“启用宏的工作薄”。

【学习使用宏表函数】

正文之前再说一遍：宏表函数，不能直接作用在单元格内，必须在自定义名称中使用，如果直接在单元格使用，EXCEL将不识别（工作表中输入的是工作表函数）。

每一个宏表函数，都有很多的返回功能，分别用阿拉伯数字代表功能指针，如GET.CELL（8）、GET.DOCUMENT（60），这种形式代表某一个返回值格式，可以说宏表函数的语法是唯一的，但是因为“指针”不同，功能也不一样。

但有一点需要注意，宏表函数往往都是对目标对象的现有属性的返回值，而不是去改变这些属性，所以很多的指针功能可能对于日常工作没有太多的意义，我们就不用把每一个都讲到了，今天只对其中一种比较实用，且网文不多见的宏表函数做一些介绍吧。

【GET.DOCUMENT函数】

共有1~88个指针，举几个例子：

案例1：直观的辅助打印说明

我们经常会打印一些报表，也常设置一些打印的参数，例如标题行，打印区域等等。但是有的时候，在打印出来之后，才发现有的设置没有到位或者遗漏了，这样就造成工作的重复和资源的浪费。那么我们此时可以用宏表函数来创建一个打印信息的辅助说明，直观的给予打印前校对提供一些支持。如下所示：

制作方法：

STEP1：按CTRL+F3打开“名称管理器”窗口，点击“新建”按钮，弹出“新建名称”窗口。

STEP2：在名称文本框中输入【纸张大小】，在引用位置文本框中输入宏表函数【=GET.DOCUMENT(77)&T(NOW())】，点击“确定”按钮保存设置，如图所示。

STEP3：这个名称就可以像工作表函数一样，在单元格中使用函数输入的方式【=纸张大小】，就可以返回相对应的内容。

注意

一般来说，宏表函数的运行需要CTRL+ALT+F9的操作来更新，所以我们利用NOW()函数的易失性，使其在操作单元格或者激活工作表的时候更新。再用T函数将NOW函数的数值转换成空文本即可。之所以我们“约定俗成”的使用NOW函数，是因为NOW函数运行时产生的内存较小，其实用其他易失函数也是可以的，但会增加无用的运算，所以同学们也都“约定俗成”好了。

宏表函数的用法，基本就是上面的这三步内容：1创建名称，2选择宏表函数和指针，3在工作表中使用【=刚才设置的名称】的方式调用宏表函数的返回值。介于篇幅的问题，下面的案例，我们就只讲功能指针的作用和案例用法，不再讲制作过程。学习更多技巧，请收藏关注部落窝教育excel图文教程。

以下是针对案例一所涉及的指针功能的设置以及说明：

GET.DOCUMENT（82）：如果在“页面布局”-“页面设置”的“工作表”标签中设置了【打印标题】，此指针返回标题区域（显示的R6，代表第6行）；

GET.DOCUMENT（81）：如果在“页面设置”的“工作表”标签中设置了【打印区域】，此指针返回打印区域的地址；

GET.DOCUMENT（77）：返回设置的打印纸张的大小，一般默认是A4纸张大小，但是如果是法律、文书等特殊纸张大小的，这个功能还是很方便的。在这里也说一句，此指针一共有7个返回结果，如下。

这里我们可以使用VLOOKUP函数，对于纸张大小的返回值进行处理，使其返回对应的纸张大小，如案例中B1单元格函数改写成：

=VLOOKUP(--纸张大小,,2,0)

纸张大小的名称前面加上了{--}减负函数，是因为我们使用宏表函数时候用了T(NOW())，返回值会变成文本，所以需要用减负函数再转换成数值。

GET.DOCUMENT（50）：当前的打印设置条件下，打印的总页数。

案例2：批量建立分表

往常的文章中，有很多都是用分表建立总表的教学。今天我们利用总表，通过宏表函数来建立分表。例如，很多公司都会在固定的时间周期内，给供应商或者经销商发送《询证函》，作为当前应收款或者应付款的回执凭证。如下表所示：

模板的样式如下：

制作方法：

STEP1：创建模板表，涉及宏表函数如下。

GET.DOCUMENT（88）：返回当前工作薄名称，格式为：工作簿名称.xlsm。

GET.DOCUMENT（76）：返回活动工作表的名称，格式为：[工作簿名称.xlsm]工作表名称。

STEP2：编写《询证函》模板。

然后在C4单元格输入函数【=SUBSTITUTE(活动表名,"["&工作薄名&"]","")】，利用SUBSTITUTE函数替换[工作簿名称.xlsm] 的部分，得到活动工作表的名称；

在E10单元格中输入函数【=VLOOKUP($C$4,目录!B:E,2,0)】，引用对应的金额；

在E11单元格中输入函数【=TEXT(E10,"[dbnum2]")】，输出大写金额。

E12、E13；E14、E15单元格函数同理，用法比较常规，就不做解释了。

STEP3：按照供应商或者销售商名称作为工作表名称建立分表。

STEP4：全选《模板》工作表的内容，复制，再结合CTRL键，复选除《目录》《模板》以外的工作表，按CTRL+V粘贴，完成制作，此时每一个分表就建立好了。

按住CTRL键，复选工作表之后，可以在复选的状态下，批量调整页边距等页面设置，也可以批量打印，上面的这个方法可以大量的节省制表过程，提高效率。

【编后语】

今天就给大家“扒出来”两个宏表函数新用法的思路，宏表函数还有很多内容，有的时候需要不同的宏表函数结合使用，或是结合工作表函数一起使用，这些都会产生神奇的效果，如果同学们对这类函数的另类效果有兴趣，那就留言告诉我们，部落窝会继续对它们“深扒”。学习更多技巧，请收藏关注部落窝教育excel图文教程。

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