白领必读：这些基本的行文标准都不掌握，好意思说自己是专业的？

由于工作的原因，经常需要收集所服务企业的各类规章制度及其它文档资料。在这一过程中，发现不少企业的各类资料字号大小不一、字体变化多样、缩进乱七八糟，每每看到这样的文件，瞬间没有了看下去的欲望。

下列几个方面是文档排版中最容易出现问题的地方：

一、文档格式方面，尽可能让布局显得美观

（一）页眉页脚

页眉的左边通常显示企业logo，右边显示文件类别，后期的word版本有模板选择，可以套用模板，避免手工调整靠左、靠右，也可以采用表格模式；页脚通常是页码，也可以是企业的使命、价值观等；

此外，页眉、页脚到顶端距离也需要设置一下，页眉到页面顶端0.5-1厘米，页脚到底端1厘米左右，根据页眉、页脚的内容，确保打印时顶端和低端留出一定空白，同时保证页眉、页脚居于正文与边沿的中间（页眉有logo时不适用）；

如果首页为文件名称，不需要显示页眉、页脚，或者页眉页脚的格式不同，可以在页眉格式中选择首页不同。

（二）页码设置

如果选择了首页不同，第二页页码会直接显示为2，可以在页码设置中，将起始页码设置为0，第二页显示的页码数就是2了；此外，我们经常看到页码显示格式是：第x页，或者“第x页/共x页”，其中的中文字符可以手动添加，而“第x页/共x页”则需要从页码格式中选择；

（三）页边距

很多人打开看word模板，直接用默认的页边距（上下2.54、左右3.17），在企业正常使用中，完全没必要使用这么宽的页边距，左右页边距设置2厘米足矣，上下页边距则根据页眉页脚的情况，如果页眉有logo，则2.5足矣（其中logo高1.5厘米，页眉到顶端距离1厘米）；

（四）文件命名

经常见到发过来的文件是“新建文档”或者“book1”，或者发过去的文件名称和修改后回来的文件名称一样，不小心就将原来的文件替换了，或者多个文件版本，搞不清楚哪个是最新的。如果需要多次修订的，建议在文件名后面加后缀，后缀可以是V1\V2，也可以加上日期，比如“xx20150530”，如果同一天的多次修改，则可在日期后加01、02，比如“xx2015053001、xx2015053002”；

二、文档内容格式，方便阅读，清晰明了

（一）编号

这大概是人们最不同意关注的方面，似乎只要有就行。诚然，简单的文本如何编号并不重要，但如果是正式的文本，还是应当遵循基本的编号规则。

通常文本编号的顺序“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”、“A”、“（A）”，如果再往下，可以继续用小写字母编写，但是，如果文本层级过多，可以考虑多用几个“一”，比如第一篇、第一章、第一节。还有一种模式就是用多级列表编号，1，1.1，1.1.1，1.1.1.1……

另外，尽量采取自动编号，这样调整某一编号时能够实现所有编号自动更新，避免逐一调整浪费时间。

（二）对齐模式

章、节标题通常居中，其它内容左对齐、缩进，缩进有首行缩进与悬挂缩进，一般英文多用悬挂缩进、中文多用首行缩进，一般首行缩进2字符，可以通过自动设置缩进字符数，而不是通过按空格键来实现首行缩进；

（三）行距

行距过窄、过宽都不适宜，一般正文1.5倍为宜（标题可选择2.0），也可自己调整为1.2、1.3倍等；如果希望增加段落之间的距离，可以在“段落”里面设置段前或断后的间距，而不需要用回车键增加空格行来拉大段落之间的间距；

（四）字体

宋体、仿宋、楷体、黑体是比较常用的字体，如果是正式文本，建议选择宋体，同一文本中，字体格式尽量不要超过两种；为体现差别性，标题、重点强调内容可以加粗，或者换成对比强烈的字体（比如正文宋体、重点强调部分用黑体）；

需要强调的是，如果采取自动编号时，阿拉伯数字编号通常默认为cambria，西文字体编号时，数字与之后文字的间距与用中文字体编号的间距不同，导致前后不一致，因此，建议西文字体应该设置统一的字体（可以在字体下面，统一设置西文的字体）；

（五）字号

除企业有特殊规定，建议字号五号或小四为佳，最大不超过四号；

影响行距的另外一个问题是文档网络里面每页的行数，默认的字号不一样，每行最大的行数可能有所不同（每行的字符数则影响字体之间的间距）。

三、表格与图片，布局合理

（一）表格格式

1.单元格边距：也就是文字到表格线的距离，单元格边距通常默认为上、下，0；左右各0.19厘米，如果表格内文字比较多，想尽量减少行数，或者刚好多出一两个字到下一行，可以将左右边距调整至0.5，甚至0，每一行能够多容纳两三个字符；

2.行高：有时候，明明只有一行文字，但是行高却很高（或者很窄），可以在表格属性中，选择行，将指定高度选择0，后面选至少，整个表格就将根据内容自动调整行高；

3.文字缩进：如果表格内文字进行了自动编号，为了看起来美观，应采用悬挂缩进，但切记，要通过调整悬挂缩进的字符数确保各行文字（不含编号）左对齐；

4.对齐：表格内标题栏、标题列通常设置上下、左右居中，正文部分上下居中，左对齐，如果内容较少、且各行的字数相同，也可选择左右居中；

5.跨页断行：有时候明明上一页还有很多空白地方，但是表格直接到下一页，这是因为没有选择“允许跨页断行”；整个表格只能在一页中，当剩余的空白页面不足以容纳整个表格时，就自动调整到下一页；

（二）环绕方式

如果发现表格或图片不能随着文字上下移动、或者有一半无法显示、或者出现在两页的中间，那就说明表格和图片的环绕方式出了问题，如果是表格，应当在表格属性中选择无文字环绕；如果是图片，应当在图片格式中选择“嵌入型”或者“上下型环绕”；

（三）表格与图片标题

表格标题在表格的上方，通常为“表x”+“表格名称”，也可以在中间加上一个空格；如果同一文档中表格不多，可以通篇编号，表1、表2……，如果表格较多，可以按章编号，表1-1，表1-2；

图片标题在图片的下方，通常为“图x”+“表格名称”，编号要求与表格相同；

上述内容是笔者在工作中发现的文档中容易出问题的方面，并提出了笔者的建议及惯用做法，当然，这并非唯一的标准，企业可以自行制定统一的标准，制订标准时，应当遵循美观、实用的原则，即方便浏览，打印时又能有效节省纸张。

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