大虾做采购083：采购数据质量看似简单，实则不易？

我们前面谈了根据采购支出来进行分析、优化采购战略。有些朋友跟我反馈说，公司系统上的品类支出数据并不清晰，有时还很混乱。这让人觉得很奇怪，通常ERP系统上刷一下，就知道买了什么呀？但理想很丰满，现实却很骨感。

对于小公司或采购品类长期稳定的，确实比较容易获得，甚至老采购凭多年的经验，掐指一算，就知道去年买了什么。但是对于大公司，尤其是通过兼并重组发展起来公司，或者是之前没有系统，现在刚上系统的公司，数据的质量就难以保证了。例如，某集团公司采购同一型号的马达，有些分公司系统里，该马达的名称“TX010步进马达”类别为“电子件”，而另一分公司用的是“直线步进电机”，类别为“组件”，甚至在某些时间段里，把这个马达归为“杂项”。这种混乱的分类（没有一个统一的物料编码）导致供应商一物两卖，因为信息没有共享，同样的物品卖出了不同的价格。再按供应商名称搜索数据时，同一供应商，有的标识为“蓝天科技有限公司”，有的为“蓝天公司”，五花八门（也没有一个统一的供应商编码）。这样混乱的数据库，想要进行全公司范围内的支出分析，发掘整合供应商资源，提高谈判的优势，确实很难。

因此，千里之行，始于足下，数据的质量是一切行动的基础。公司要明确采购品类，制订统一的品类、供应商编码，专人负责录入，审核，形成规范，避免随意变更品类和供应商的信息。数据的质量其实是磨刀不误砍柴功。